República de Colombia

Servicio Nacional de Aprendizaje ¨SENA¨

Documentación de un Sistema de Gestión de Calidad – NTC ISO 9001

Creación y Actualización de Información de la

Documentación de un SGC - ISO 9001

Alumno:
Jhayler C Delgado Rojas

C.C: [Link]

Docente
Amparo Lucero Villa Rojas

Cuidad Barrancabermeja, 04 de Abril del 2020

 Actividad de Aprendizaje

1. Si usted es el asesor de calidad, qué haría primero. ¿Diseñar el procedimiento de control

de la información documentada o montar los procedimientos operativos?

Respuesta: Primeramente, lo que se de llevar acabo es el diseño de un procedimiento de

control de la información documentada dado que esta brinda las pautas y/o lineamientos
necesarios para la elaboración, creación y diseño de un procedimiento operativo, además de
esto la misma sirve para llevar un control según su codificación y revisión. Los
procedimientos operativos deben ser realizar y diseñados por personas competentes en el
área, el mismo debe ser revisado y aprobado para su divulgación e implementación en la
empresa.

2. Defina a qué proceso correspondería el Procedimiento de Control de la Información

Documentada y justifique su respuesta.

Respuesta: Corresponde al PROCESOS ESTRATÉGICOS - b. Gestión de la Calidad. Estos

procesos corresponden a los de gestión el cual son de cumplimiento obligatorio para la
empresa y por lo tanto sirven para implementar la metodología de la ejecución de las
actividades la misma también base en darle un base estructura en la organización. Por lo
tanto, el procedimiento de control de la información documentada hace parte del Sistema de
Gestión de Calidad.

3. Diseñe un procedimiento sencillo para el control de la información documentada de la

empresa Confecciones S.A., que cumpla con los requisitos de la Norma NTC ISO 9001 en
cuanto a la identificación y formato, y a su vez que incluya la descripción de las siguientes
actividades:

a. Creación
b. Revisión y aprobación
c. Identificación
d. Divulgación
e. Control de cambios

NO será válido copiar y pegar información del ejemplo anexo a éste módulo.

Utilice gráficos, tablas o ilustraciones que permitan brindar mayor claridad al procedimiento
mencionado en el punto anterior.

Respuesta: Ver procedimiento a continuación.

 Fecha: 02/04/2020
CONFECCIONES S.A Control de la Información Doc.: [Link].01
Documentada Rev.:0
(LOGO)
Pág.: 1 de 8

Emitió Revisó Aprobó

Coordinador SGC Gerente de SGC CEO

1. OBJETO

Establecer la metodología para:

 Elaborar y administrar la Información Documentada del Sistema de
Gestión Calidad, incluyendo su formato y codificación.
 Fijar los patrones de recepción, archivo, distribución y control de toda la
Información Documentada, relacionada con la Calidad, la gestión
Ambiental, la Seguridad y la Salud de las personas; así como, de todas
las áreas de apoyo desarrollados por la empresa CONFECCIONES
S.A

2. ALCANCE

Todos la Información Documentada relacionados con el Sistema de

Gestión Calidad de CONFECCIONES S.A.

3. RESPONSABLES

CEO
Management Team-MT
Coordinadores de área
Gerente de Obra/Servicio/Operación
Personal de Confecciones S.A responsable del proceso involucrado

4. PROCEDIMIENTO

4.1 Definiciones:

a) Procedimiento: es la descripción de una serie de pasos seguidos en

un orden definido que indican como deben ser o hacerse los trabajos o
actividades reguladas por el sistema de gestión.
[Link].01-Rev.4_Procedimiento

[Link].01-Rev.0_Procedimiento

En un Procedimiento escrito, cada paso o enunciado debe especificar qué

hay que hacer, quién debe ocuparse de que se haga y cuándo debe
hacerse. En muchos casos, la ejecución generará un resultado o registro.
También se debe indicar cómo puede verificarse con dichos registros que
la tarea requerida se completó satisfactoriamente.

b) Procedimientos de Gestión: Son todos aquellos que establecen las

metodologías a emplear para la realización de las actividades que definen
la Gestión de la compañía, por esta razón son de cumplimiento obligatorio
en todas las áreas, proyectos y servicios.
 Página 2 de 8

c) Procedimientos Operativos: Son aquellos que establecen las

metodologías para la realización específica de los trabajos operativos de
un Proyecto o Servicio.

e) Información Documentada: Información que una organización tiene que

controlar y mantener, y el medio que la contiene.

f) Control de la Información Documentada: El sistema de control de la

Información documentada fija los patrones de recepción, emisión, archivo,
distribución y control de toda la Información documentada, relacionada
con la Calidad, la gestión Ambiental, la Seguridad y la Salud de las
personas, asegurándose que, durante la ejecución de la gestión, toda la
información documentada técnicos, administrativos procedimientos sean
utilizados por los usuarios en su última revisión vigente.

4.2 CONTROL de la Información Documentada: Procedimientos del

Sistema de Gestión Calidad (elaboración, emisión aprobación y control).

4.2.1 General

Cualquier empleado de CONFECCIONES S.A con responsabilidades específicas

por el desempeño en la gestión de calidad, seguridad, salud y medio
ambiente está autorizado para redactar y proponer la puesta en vigencia
de un procedimiento nuevo y para recomendar cambios que mejoren los
existentes dentro del Sistema de Gestión Calidad de la organización.

4.2.2 Procedimientos de Gestión

El responsable por la redacción de un procedimiento nuevo o la modificación en

uno vigente, escribe su nombre y apellido o Área de pertenencia en el
cuadro “Emitió” la información documentada (ver formato y codificación en
4.4) y lo eleva para su revisión por su superior inmediato. Este último
verifica la forma y contenido del documento propuesto consensuando con
el emisor cualquier modificación que estima necesaria. Parte de esta
revisión consiste en analizar la adecuación del contenido respecto de:

 La Política del SGC de CONFECCIONES S.A (Calidad, Seguridad,

Salud Medio Ambiente y Responsabilidad Social).
[Link].01-Rev.0_Procedimiento

 Otras Políticas Corporativas.

 Los requisitos de las normas internacionales aplicables: ISO 9001, ISO
14001, OHSAS 18001 y RUC vigentes.
 El Sistema de Gestión Integrado de OMIA Colombia S.A.S.
 Otros requisitos Legales y contractuales aplicables a la actividad y
procesos específicamente tratados en el procedimiento.
 Eventual redundancia con procedimientos existentes.
 4.2.3 Autoridad y niveles de aprobación de Procedimientos (Información
Documentada)

Los firmantes que revisan y aprueban el Procedimiento deben tener Autoridad

para ello según el esquema de Responsabilidades y Autoridad a
continuación:

TIPO REVISA APRUEB

A
De Gestión Confecciones SA
 Procedimiento de Gestión Responsable del
de Confecciones SA Proceso /
 Procedimiento Operativos Gerente
CEO
de Confecciones SA de área
de
Calidad

Luego el procedimiento y sus adjuntos deben ser enviados a área de Gerente de

Calidad, responsable por verificar inconsistencias operativas, puntos de
control e interrelación con otros procesos (documentados o no) y
gestionar su aprobación.

El Gerente de Calidad, quien es responsable por la verificación de formatos,

codificaciones, tipología y posterior publicación en el SGI de la red
CONFECCIONES S.A.

Todos aquellos procedimientos recibidos por el área de Calidad para publicación y

que no respondan a las pautas de formato, codificación y tipología
establecidos en el presente procedimiento serán devueltos al emisor para
su adecuación.

4.2.4 Procedimientos Operativos

Estos son creados, emitidos y aprobados dentro de su ámbito.

No obstante, antes de su emisión se recomienda (a fin de evitar re escribir

procedimientos existentes) chequear el Índice de Procedimientos
operativos y estándares de CONFECCIONES SA, este índice agrupa
todos los procedimientos e instrucciones de trabajo particulares que se
fueron generando en la empresa. Para acceder a la información
documentada señalada en el listado antes señalado, se deberá solicitar al
Gerente de Calidad la información documentada que se requiere.
[Link].01-Rev.0_Procedimiento

4.3 MODIFICACIONES Y ACTUALIZACIONES DE PROCEDIMIENTOS

Los cambios y actualizaciones que resulten necesarios son realizados siguiendo la

misma metodología descrita en el punto 4.2.
Las modificaciones y actualizaciones pueden ser originadas por:
 Cambios en las Políticas establecidas en la organización.
  Revisiones/Actualizaciones de requisitos de las normas nacionales,
internacionales o Legales aplicables.
 Acciones correctivas y preventivas.
 Oportunidades de Mejora.
 Revisión por la Alta Dirección.
 Recomendaciones de Clientes o grupos específicos.

Las modificaciones, correcciones o párrafos agregados a un

Procedimiento existente, son realizados en el texto del mismo o en sus
adjuntos, mediante la utilización de la fuente “Courier New y Cursiva”. En
oportunidad de la próxima revisión, este cambio se deberá anular,
quedando el texto escrito con la tipografía original.

De ser necesario y con la debida anticipación, los procedimientos son

revisados por quienes los aprobaron originalmente asegurando la
continuidad de su adecuación y publicación en la Biblioteca del SGC.

Se establece un periodo de transición de seis meses desde la

implementación en los procesos para los cambios en la información
documentada (procedimientos y registros) que hagan parte del SGC.

4.3.1 Publicación de la Información Documentada (Procedimientos)

Los procedimientos son cargados en la Biblioteca SGC y los archivos

preexistentes, en el caso de revisiones/actualizaciones dejan de estar
disponibles en esa misma operación.

Las copias del Sistema de Gestión Calidad de la organización en CD u

otro soporte magnético se realizarán según se indica en el punto 4.5.

El Gerente de Calidad es responsable por hacer comunicar la aparición

de Procedimientos de Gestión nuevos o la revisión y modificación de los
existentes.

La aprobación de un Procedimiento en el Sistema de Gestión Calidad

supone su inmediata puesta en vigencia para su utilización por todos los
sectores internos a los que aplique.

La Revisión de la Biblioteca en el SGC se hace en forma ordinaria durante

los meses de mayo, octubre y en forma extraordinaria fuera de esos
meses si alguna Revisión o publicación de urgencia lo mereciese.
[Link].01-Rev.0_Procedimiento

4.4 ESTRUCTURA Y CODIFICACION DE LOS PROCEDIMIENTOS

La Información documentada elaborada por la Empresa contienen una

codificación única, resultante de la aplicación de un sistema
preestablecido en el presente Procedimiento, que permite una
identificación inequívoca.
 Los Procedimientos deben ser escritos utilizando una Computadora
Personal, con el programa Microsoft Word (o compatible), y con las
siguientes características:

4.4.1 Preparación de páginas (Valores recomendados):

a) Márgenes:

Superior 1 cm.
Inferior 1 cm.
Izquierdo 2 cm.
Derecho 2 cm.
b) Párrafos:

Alineación: justificada
Distancia desde margen izquierdo hasta comienzo de texto: 1,5 cm.

c) Tamaño y
orientación: Títulos
principales:
Fuente: Arial (En mayúscula)
Tamaño de la fuente: 12 (en caso de gran cantidad de caracteres el
tamaño de la fuente podrá ser de 10)
Formato: negrita
Subtítulos
Fuente: Arial (Tipo oración)
Tamaño de la fuente: 12
Formato: negrita
Párrafos:
Fuente: Arial
(Minúscula) Tamaño de
la fuente: 12 Formato:
normal

Tamaño hoja: Carta (210 x 297 mm.) ó estándar en el país de aplicación.

Orientación: vertical

4.4.2 Encabezado sólo en primera página:

Los procedimientos tienen el siguiente encabezado:

[Link].01-Rev.0_Procedimiento

Fecha: --/--/--
CONFECCIONES SA Doc.: (CF). (MM).
(LLLL
(LOGO) (NN) Rev.: --
L)
Pág.: -- de --

Emitió Revisó Aprobó

Nombre y Apellido o Área

Responsable del área/Calidad CEO
  El logo de CONFECCIONES S.A: Se coloca en el ángulo izquierdo
superior del encabezado, respetando el manual de marca.

 “LLLLL”: Lugar donde se escribe el título del Procedimiento (centrado).

 “Fecha”: Fecha de revisión del Procedimiento.

Codificación (Doc. :)

 “Doc.”: Sigla de identificación del Procedimiento, donde:

“CF”: Sigla fija en todos los procedimientos de gestión/operativos de

CONFECCIONES S.A.

Pie de página: poseen codificación en forma vertical sobre la aplicación

de diseño, siendo la misma (CF).MM).NN).[Link]

 “MM”: Letras que identifican a la Función o Área emisora del

Procedimiento (cuya acción en el tema es preponderante) según el
siguiente detalle orientativo:

PE= Procesos Estratégicos

PM= Procesos Misionales
PA= Procesos de Apoyo

 “NN”: Numeración correlativa a partir de 01, por Proceso

 “Rev.”: Estado de revisión del Procedimiento que se emite (0, 1, 2, etc.).
 "Página": N° de página del documento y total de páginas del mismo.

4.4.3 Estructura de un procedimiento:

1) OBJETO: Es la finalidad para la que se necesita el Procedimiento.

Muy breve descripción de la razón del mismo.

2) ALCANCE: Actividades/ procesos abarcados por el Procedimiento.

3) RESPONSABLES: Definición de los responsables involucrados por

las acciones descritas en el Procedimiento.

4) PROCEDIMIENTO: Descripción simple y clara de la secuencia de

[Link].01-Rev.0_Procedimiento

acciones que deban establecerse para satisfacer el Objeto.

5) REFERENCIAS: Como último punto de su texto, todo Procedimiento

debe indicar número y título de todo otro Procedimiento,
seguidamente el “Adjunto”: Anexo, Planilla, Flujograma o Formulario
relacionado con el Procedimiento que se emite. Los adjuntos se
diseñan dentro de los tamaños normalizados, salvo excepción
justificada.
 Adjuntos

Identificación del Adjunto

Los adjuntos a un procedimiento llevan la siguiente

codificación: (XX).(CF).(MM).(NN)-(PP)-Rev.:

Donde:

(XX): Son dos letras que identifican el tipo de adjunto según el siguiente
detalle: (primera letra en mayúscula y segunda letra en minúscula)

Fo = Formulario (documento que contiene formulación)

Pl = Planilla
Fl = Flujograma
Ta = Tarjeta
An = Anexo

(CF). (MM). (NN): Corresponde a la designación del documento según

sea: de Gestión u Operativo.

(PP): Número correlativo a partir del 01, por procedimiento

independientemente del tipo de adjunto (Fo, Pl, Fl, An, etc.)

Rev.: Estado de revisión del adjunto que se emite (0, 1, 2, etc.)

4.4.4 Encabezado de páginas subsiguientes

Es el siguiente:

“Pág. _ dé _ “, cuya ubicación se dispone en la parte superior de la hoja,

alineado a la derecha.

4.4.5 Criterios de impresión:

En los procedimientos operativos se emitirán en un único original en hoja

blanca común, para las firmas de aprobación. Su control y administración
la realizará el Gerente de Calidad
[Link].01-Rev.0_Procedimiento

4.5 SOPORTE DE LOS PROCEDIMIENTOS EN EL SISTEMA DE GESTION

INTEGRADO

Toda la Información Documentada del sistema de gestión integrado

vigente se encuentra contenida en el siguiente link:
Sistema_Gestion_Calidad (\\[Link]) de la red de CONFECCIONES
SSA. Los procedimientos se aprueban bajo firma digital y su resguardo
está a cargo del Gerente de Calidad.

Copia controlada: Se denomina de esta manera a toda la

documentación contenida en soporte magnético en red o CD controlado.
 Las copias controladas en papel de documentación y datos son de uso
excepcional, las mismas estarán identificadas adecuadamente de acuerdo
con la metodología adoptada.

Copia No controlada: Toda copia en papel se considera copia no

controlada, a excepción de lo indicado en el punto anterior. Se entregan
para información y no son actualizadas.

Nota: Toda la información documentada obsoleta o fuera de vigencia que

por cualquier razón se deba mantener, los mismos deben ser identificados
en todas sus hojas con la siguiente leyenda: Información documentada
Superada.

5. REFERENCIAS

-ISO 9001 – Sistema de Gestión Calidad

-OHSAS 18001 – Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo
-ISO 14001 – Sistema de Gestión Ambiental
-Decreto 1072 del 2015- Decreto Único Reglamentario del Sector Trabajo
-RUC - Registro Único para Contratistas, es un sistema operado por el
Consejo Colombiano de Seguridad
[Link].01-Rev.0_Procedimiento