¿QUE IDENTIFICA UN DOCUMENTO DE ARCHIVO?

Rta: Los documentos de archivo son el subproducto documental de las actividades

que desarrolla el hombre y son conservados a largo plazo por su valor testimonial.
Un documento de archivo es un instrumento de carácter contemporáneo que es
creado por individuos y organizaciones en el desarrollo de sus actividades; con el
transcurrir del tiempo estos documentos se convertirán en una ventana que nos
permitirá tener acceso a los eventos ocurridos en el pasado. Los documentos de
archivo son tan variados como sus formatos, podemos encontrarnos con
documentos escritos, fotográficos, gráficos, sonoros, digitales, analógicos, etc. Los
documentos son conservados tanto por instituciones de carácter público y privado
como por individuos a lo largo y ancho del globo.

2. ¿QUÉ GESTIÓN SE LE DEBE DAR A UN DOCUMENTO QUE NO

PERTENECE A UNA CARPETA?

Rta: En el archivo de gestión se conservarán los documentos generados o

recibidos por la unidad administrativa en el ejercicio de sus funciones, mientras
dure la tramitación de los asuntos. Es fundamental separar la documentación de
archivode la de apoyo informativo. La organización de los archivos de gestión
debe basarse en el Cuadro de Clasificación y Calendario de Conservación
Documental de la Universidad. La apertura e identificación de las carpetas debe
reflejar las series correspondientes a cada Unidad Administrativa. La ubicación
física de los documentos responderá a la conformación de los expedientes, los
tipos documentales se ordenarán de manera que quede en evidencia el desarrollo
de los distintos trámites. El documento con la fecha más antigua de producción,
será el primer documento que se encontrará al abrir la carpeta y la fecha más
reciente se encontrará al final de la misma. Los tipos documentales que integran
las unidades documentales de las series estarán debidamente foliados con el fin
de facilitar su ordenación, consulta y control. Una vez finalizada su tramitación y
de acuerdo con el calendario establecido al respecto se procederá al envío de
aquella documentación cuyo plazo de conservación no haya finalizado a los
depósitos del Archivo General. La eliminación de documentación en el archivo de
oficina deberá hacerse siempre de manera controlada, teniendo en cuenta lo
dispuesto por la legislación sobre protección de datos de carácter personal. Para
ello se utilizará una máquina destructora. En caso de duda se consultará al
Archivo General.

3. ¿CUÁNDO SE TIENE UN ARCHIVO EN CAJAS QUE PROCESO SE DEBE

SEGUIR?

Rta: Si bien el término suele estar ligado al Protocolo de Transferencia de Archivos

(File Transfer Protocolo, FTP), hay muchas formas de transferir archivos a través
de una red. Los servidores que proporcionan un servicio de transferencia de
archivos a menudo son llamados servidores de archivos.
4. ¿QUE JUSTIFICA LA CREACIÓN O MANTENIMIENTO DE UN ARCHIVO?
Rta: Mediante el MANTENIMIENTO DE ARCHIVOS se puede añadir, duplicar,
borrar, modificar y consultar los datos en los archivos de la aplicación (clientes,
facturas de compra o venta, proveedores, etc.).
El mantenimiento de archivos consta de dos ventanas: la ventana de
mantenimiento y la de detalle del registro.
Ventana del mantenimiento:
La pantalla de mantenimiento consta de:
- un menú que contiene todas las opciones disponibles para el archivo en
cuestión,
- una barra de herramientas con las opciones más usuales,
- los controles para localizar y filtrar datos y
- la rejilla de datos donde se muestran los registros del archivo.
Todos los datos de la rejilla de datos y su ordenación son configurables por el
usuario.
5. ¿CUÁLES SON LAS FUNCIONES Y QUIENES DEBEN DE INTEGRAR EL
COMITÉ DE ARCHIVO DE UNA INSTITUCIÓN O ENTIDAD?
Rta: El Comité de Archivo es un órgano interno de la entidad, de carácter asesor
en todos los aspectos relacionados con la organización, manejo y control de los
documentos. 
Cada entidad establecerá un Comité de Archivo, legalizado mediante un acto
administrativo correspondiente, como un grupo  asesor  de la alta dirección,
responsable de definir las  políticas, los programas de trabajo y la toma de
decisiones en los procesos administrativos y técnicos de los archivos.  
El Comité de Archivo estará conformado, entre otras por las siguientes personas: 
El funcionario del nivel directivo o ejecutivo del más alto nivel jerárquico de quien
dependa de forma mediata el Archivo del la entidad (Secretario General o
Subdirector Administrativo, entre otros) o su delegado, quien lo presidirá; el Jefe
de la Oficina Jurídica o su delegado.
El Jefe de la Oficina de Planeación o su delegado.
El Jefe de la Unidad de Organización y Métodos o su delegado.
El Jefe de la dependencia productora de los documentos  que se evaluarán y 
El Jefe de la Unidad Administrativa u operativa del archivo, quien actuará como
secretario.
Además podrán asistir como invitados aquellos funcionario o particulares que
puedan aportar elementos de juicio necesario en la sesiones correspondientes
(jefe de la unidad de Control Interno, técnicos, historiadores, usuarios externos,
entre otros).
En las entidades donde no existan estos funcionarios serán integrantes del Comité
de Archivo aquellos funcionarios que desempeñen labores similares o afines.

6. ¿PORQUE DEBEN DE TRABAJAR PROFESIONALES DE LA INFORMACIÓN

EN LOS ARCHIVOS?
Rta: La gestión documental engloba todo lo relacionado al correcto manejo de la
información y de los documentos producidos y recibidos por la empresa a través
de tecnologías y técnicas aplicadas para gestionar sus documentos, así como su
control, revisión, almacenamiento, digitalización. Todo lo anterior con la finalidad
de poder construir un nivel de estructura orgánica, organizada y eficiente y un
sistema que permita el manejo integral de toda la información, la cual, como
sabes, es la columna vertebral de todas las operaciones más importantes de la
empresa. Pero la gestión documental no es un proceso mecánico, requiere de
expertos y profesionales para que pueda llevarse a cabo de la mejor manera, es
por ello que a continuación vamos a explicarte el papel de un archivista y su
importancia en la custodia de la información.

En el mundo de la gestión documental existen diversos conceptos que contribuyen

en la categorización eficaz de la información, uno de ellos es el archivo, el cual,
como lo puedes repasar en nuestro artículo “Aprende qué es y para qué sirve la
Gestión de Archivos”, es el conjunto de documentos que es almacenado teniendo
en cuenta su serie, subserie y tipologías. El archivo es gestionado por un
archivista, quien, por medio de un conocimiento especializado del manejo
documental, se dispone a almacenar y categorizar la información.

7. LOS SIGUIENTES CONCEPTOS SON PARA DEFINIRLOS CON PALABRAS

PROPIAS

ARCHIVO TOTAL: Proceso técnico completo de los documentos en su ciclo vital.

CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS: Cada una de las fases de archivo

(Gestión, Central e Histórico

PRINCIPIO DE PROCEDENCIA: Reunir los documentos provenientes de una

misma dependencia sin mezclarlos con fondos de otra(s) dependencias.

PRINCIPIO DE ORDEN ORIGINAL: Agrupar la documentación en el orden

cronológico que se recibió
FOLIO: Cada una de las hojas que conforman un expediente. Un folio está
compuesto por dos páginas. Un folio debe ir numerado según su ubicación
cronológica en el expediente.

LEGAJO: Es el conjunto de documentos que forman una unidad documental.

FONDO: Conjunto de Documentos producidos por una persona natural o jurídica

en desarrollo de funciones o actividades.

SUBFONDO: Es un conjunto de documentos dentro de un fondo, producido por

una unidad administrativa subordinada que posee cierto grado de autonomía.

SERIE: Es un conjunto de Unidades Documentales de estructura y contenido

homogéneos, emanados de un mismo órgano o sujeto productor como
consecuencia del ejercicio de sus funciones especificas.

SUBSERIE: Conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie,

identificadas de forma separada de ésta por su contenido y sus características
específicas.

TIPO DOCUMENTAL: es toda aquella información contenida y registrada sobre

cualquier soporte material y que es producido, recibido y conservado por las
instituciones, organizaciones o personas, durante el desarrollo de sus actividades

TABLAS DE VALORACIÓN: Producto del análisis y organización de un fondo

acumulado que presenta el listado de agrupaciones documentales o series
documentales con anotación de sus fechas extremas, su valoración, y los
procedimientos a seguir para aplicar la disposición final.

TABLAS DE RETENCIÓN: Es un instrumento de (registro, herramienta) que reúne

toda la producción documental, organizada por procesos que establece el tiempo
en que los documentos se conservan en cada fase de archivo.

VALOR PRIMARIO: Son aquellos que poseen los documentos para el Organismo
de origen y que persisten incluso después haber perdido su valor corriente en los
archivos de gestión. Son de carácter: Administrativo, jurídico, Legal, fiscal,
contable.

VALOR SECUNDARIO: Se basa en el tema o asunto. Sirven de referencia para la

elaboración o reconstrucción de cualquier actividad de la administración como
fuente primaria para la historia y como testimonio de la memoria colectiva. Son de
carácter: Valores evidénciales: Revelan origen, organización y desarrollo de las
entidades. (Cambios institucionales orgánicos, normas de trabajo, Política interna,
economía, estadísticas, etc.). Valores históricos: Evolución y cambios más
trascendentales desde el punto de vista legal, que ha sufrido la institución. Se
revelan en Directrices, políticas, programas, proyectos, etc. Valores informativos:
Fenómenos sociales e institucionales. (Hojas de vida, correspondencia,
organigramas, reglamentos internos, etc.) Retención Plazo o términos de tiempo
en que los documentos deben permanecer en el Archivo Central. Esta
permanencia está determinada por la valoración derivada del estudio de la
documentación producida por las diversas unidades administrativas. Los tiempos
de retención en el Archivo Central se deben asignar en años, para cada serie
documental identificada, en caso de establecer subserie, se asignará los tiempos
de retención en forma independiente para cada una de esta
8. SEGÚN LOS SIGUIENTES ARCHIVOS MENCIONE ALGUNOS
DOCUMENTOS QUE SE PUEDAN CONSERVAR EN CADA UNO.
ARCHIVO PRIMARIO:

Rta: Es el que tienen los documentos mientras sirven a la institución productora, al

iniciador, destinatario o beneficiario del documento, es decir, a los involucrados en
el tema o en el asunto. Se aplica a los archivos administrativos y se encuentran en
las dos primeras fases del ciclo vital del documento (Archivo de Gestión, Archivo
Central). Dentro del valor primario existen los siguientes valores: Administrativo,
Legal, Fiscal, Contable, Técnico, Jurídico 

ARCHIVO SECUNDARIO:

Rta: Es el que interesa a los investigadores de información retrospectiva. Surge

una vez agotado el valor inmediato o primario. Los documentos que tienen este
valor se conservan permanentemente. Este valor se encuentra en los documentos
que están en la tercera fase del Archivo (Archivo Histórico) y tienen carácter
cultural, histórico o científico.