PROCEDIMIENTO DE SEGUIMIENTO, MEDICION,ANALISISY EVALUACIÒN

PROCEDIMIENTO: DE SEGUIMIENTO, MEDICION,ANALISISY EVALUACIÒN

Objetivo: definir, planificar e implantar actividades de seguimiento, medición, análisis y evaluación con el fin de verificar que esta mejora se lleva a
cabo correctamente en la empresa MUEBLES KAZ.

Alcance:Determinación del seguimiento, medicion,control y

evaluaciòn que aplica para todas las actividades y área en la
empresa MUEBLES KAZ.
Responsable:lider de cada area

DEFINICIONES
definir:Explicar en un enunciado de manera exacta y clara el significado de una palabra o un concepto.
evaluación:es la determinación sistemática del mérito, el valor y el significado de algo o alguien en función de unos criterios respecto a un conjunto de normas.
medicion:es un proceso básico de la ciencia que se basa en comparar una unidad de medida seleccionada con el objeto o fenómeno cuya magnitud física se dese
medir, para averiguar cuántas veces la unidad está contenida en esa magnitud
control:s una de las etapas que forman el proceso administrativo, en la cual se puede tener una información más precisa de lo que sucede
evaluacion:es la determinación sistemática del mérito, el valor y el significado de algo o alguien en función de unos criterios respecto a un conjunto de normas.
analisis:Examen detallado de una cosa para conocer sus características o cualidades, o su estado, y extraer conclusiones, que se realiza separando o considerand
por separado las partes que la constituyen.

GENERALIDADES

Realizar el seguimiento de seguimiento, medicion,control y evaluaciòn

El seguimiento, medicion,control y evaluaciòna es responsabilidad directa del coordinador de gestion integrada y en caso de que la persona encargada de firma
evaluaciones por parte de la empresa no se encuentre, solo podrá firmarse por la junta general de socios o quien él delege.

Mantener informada a la empresa sobre el seguimiento, medicion,control y evaluaciòn

DOCUMENTOS ASOCIADOS
formato de procedimiento de seguimiento, medicion,control y evaluaciòn
Instrutivos y formularios para la programación de seguimiento, medicion,control y evaluaciòn
Manual de seguimiento, medicion,control y evaluaciòn
Formato de solicitud
listas de chequeo
formato de auditorias
NORMATIVIDAD
ISO 14001 DEL 2015

CONTROL DE CAMBIOS

VERSION ITEM DELCAMBIO CAMBIO REALIZADO

DE-F-000 V-02
ELABORO REVISO APROBO

DE-F-000 V-02
 CODIGO:SGA-G.AMB-PROC-
07
VERSION: 01

verificar que esta mejora se lleva a

seguimiento, medicion,control y
odas las actividades y área en la

os respecto a un conjunto de normas.

fenómeno cuya magnitud física se desea

de lo que sucede
os respecto a un conjunto de normas.
que se realiza separando o considerando

o de que la persona encargada de firmar las

ocios o quien él delege.

aciòn

MOTIVO DEL CAMBIO FECHA DEL CAMBIO

DE-F-000 V-02
DE-F-000 V-02
 PROCEDIMIENTO DE SEGUIMIENTO, MEDICION,ANALISISY EVALUACIÒN CODIGO:SGA-G.AMB-PROC-07
VERSION: 01

DIAGRAMA FLUJO DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE DE LA EVIDENCIA/REGISTRO

ACTIVIDAD

inicio

analizar la informacion que

debe contener el Aplicar la correspondiente evaluación dentro
instrumento de medicion
de la periodicidad contemplada para cada registro de documento de
lider de cada area
instrumento. trabajo

elaborar el instrumento de
medicion
registro de documento de
Realizar ajustes en caso de ser pertinente lider de cada area
trabajo

NO

¿ es el
adecuado el La autoridad para la aprobación de los
instrumento? instrumentos de medición es el Comité registro de documento de
lider de cada area
Directivo, previo análisis y revisión de la trabajo
Oficina Asesora de Planeación.

SI

enviar instrumento de
medicion e informar la registro de comunicado
Confirmando la fecha de entrega de
forma de aplicacion a los Interno
resultados y el periodo a evaluar de acuerdo lider de cada area
lideres de proceso firmado por el Director del
a lo establecido en cada instrumento.
Departamento

aplicar la medicion
atravez del instrumento

Garantizando la objetividad e imparcialidad registro de documento de

lider de cada area
en la aplicación de la evaluación. trabajo

enviar las encuestas Enviar las encuestas diligenciadas en los

diligenciadas por el lider tiempos estipulados. Encuesta de Cliente
del proceso de medicion Interno: a más tardar el día 16 del mes
siguiente al terminar el trimestre Encuestas diligenciadas
y analisis correspondiente. Encuesta de Cliente lider de cada area Comunicado Interno
Externo: según programación de la Oficina Correo electrónico
Asesora de Planeación. Evaluación del
Servicio y Verificación del Servicio tres (3)
primeros días hábiles de cada semana.

tabular y consolidar la
informacion de las encuestas
Tabular y consolidar la información recibida Archivos en Excel del
por cada instrumento. Encuesta de Cliente documento de trabajo,
lider de cada area
Externo es tabulada por la Oficina de Evaluación del Servicio
Sistemas Sistema

consolidar los resultados de las Archivos en Excel

encuestas y elaborar informe documento de trabajo,
Se toma la información de cada una de las
Evaluación del Servicio
encuestas tabulada y organizada por tipo de
Informe Medición y Análisis
pregunta, áreas y consolidados generales y lider de cada area
a la Percepción de los
se elabora informe para presentación en
Clientes Internos y
Comité Directivo.
Externos sobre los
Productos y Servicios

analizar los resultados de El área de Atención al Cliente entregará a la

peticiones, quejas reclamos Oficina Asesora de Planeación al finalizar
cada trimestre los resultados del informe Informe de Peticiones,
lider de cada area
realizado, para consolidar la información en el Quejas y Reclamos
informe que se presentará a la Dirección en
Comité Directivo

Actualizar las dos matrices y presentar los resultados de

recopilar consolidar y analizar los Indicadores y riesgos de los Procesos y los
Matriz de Indicadores de
indicadores y riesgos indicadores de Calidad. Se publican las matrices y los
Procesos
avances de los indicadores en la Intranet. El Líder del
Matriz de Indicadores de
Proceso designará un profesional para actualizar esta lider de cada area
Calidad
información en los aplicativos dispuestos para tal fin, los
Matriz de riesgos por
primeros 5 días del mes siguiente a la terminación del
proceso
semestre correspondiente, en los aspectos cualitativos y
cuantitativos pertinentes.

resultado de auditorias internas

y acciones preventivas Garantizar que se realicen Auditorías Internas que
corretivas evalúen
la conformidad del Sistema de Gestión
Los Líderes de Procesos enviarán a través de correo
lider de cada area Informes de Auditorías
electrónico a la Oficina Asesora de Planeación el reporte
de las acciones correctivas, originadas por las diferentes
fuentes mediante el Formato de Reportes de
Mejoramiento

elaborar informe consolidado de

medicion analisis y mejora Informe Medición y
Consolidar, analizar y reportar a la Alta Dirección la Análisis a la Percepción
conformidad del Sistema de Gestión recopilada lider de cada area de los Clientes Internos y
a través de los diferentes informes y documentos. Externos sobre los
Productos y Servicios

revisar el informe de los

resultados Revisar y analizar el estado en que se encuentra la
implementación, mantenimiento y mejora del Sistema de Acta Revisión por la
lider de cada area
Gestión . De acuerdo con los lineamientos Dirección
establecidos en la Guía de Revisión por la Dirección

Tomar acciones respectivas de acuerdo con los

resultados
y generar compromisos. Cuando se requiera,
documentar
tomar desiciones y acciones que el tipo de Acción en el Formato Reporte de
se requieran Acta Revisión por la
mejoramiento, conforme al procedimiento de Acciones
Dirección Observaciones y
correctivas y/o preventivas o de mejora. lider de cada area
recomendaciones -
Cada Líder de Proceso analiza las observaciones y
Percepción del cliente
recomendaciones recibidas en el Informe de Medición y
Análisis a la Percepción de los Clientes Internos y
Externos y documenta las acciones a
tomar, las cuales tendrán seguimiento en el siguiente
Comité Directivo.

fín