Conceptos básicos de gestión documental.

Natalia Osorio franco

Karen Sofía Osorio
Jonathan Ramírez
Sara zapata
Sara Sofía Zuluaga

Colegio san pedro Claver

Gestión documental
Tuluá - valle
 02/02/2021

Natalia Osorio franco

Karen Sofía Osorio
Jonathan Ramírez
Sara zapata
Sara Sofía Zuluaga

Héctor Hernán Flórez

 Colegio san pedro Claver
Gestión documental
Tuluá - valle
02/02/2021
ACTIVIDAD 1
Consultar los conceptos de:

 Gestión Documental

Es el conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a

la planificación, manejo y organización de la documentación producida
y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final
con el objeto de facilitar su utilización y conservación

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¿Cuáles son los 8 procesos de la gestión documental?

La producción de documentos al interior de las empresas, exige en sí misma,

regulación, control y sobre todo planeación en los diferentes procesos
administrativos. En eso se enfocan los 8 pasos de la gestión documental en
archivo

Planeación:

Actividades administrativas que permiten la revisión y valoración de la información,

teniendo en cuenta el contexto legal, técnico y funcional de la empresa. En esta
etapa se lleva a cabo la revisión, análisis e interpretación de las necesidades y
objetivos empresariales
Producción

En este paso se realiza la evaluación de los documentos, su creación, ingreso y

categorización, teniendo en cuenta su relevancia y funcionabilidad en los procesos

en los que incide.

Gestión y trámite

Aquí se da importancia al análisis del documento de manera integral, es decir, su

incidencia en los procesos de la empresa, así como las funcionabilidades que
tiene en el exterior.

Organización

Son todas las operaciones técnicas de gestión

documental, en el que por medio de una revisión a
fondo del documento se establece su categoría, serie
documental, valorización, tiempo de almacenamiento,
departamento al que

pertenece y el tipo de archivo al que será designado.

Transferencia

Políticas de transferencia de los documentos en su fase de archivo en donde se

tienen en cuenta los formatos, migración, estructura, conservación y conversión,

ceñidas a las tablas de valoración documental (TVD).

Disposición de documentos

Se considera como todos los procesos de selección y valoración del documento,

en pro de su conservación o eliminación; teniendo como base las tablas de

retención y valoración documental.

Preservación a largo plazo

Son todos los procedimientos, tácticas y

requerimientos que se deben llevar a

cabo durante todo el procedimiento de gestión

documental y archivo, con el

propósito de garantizar su preservación a largo plazo.

Valoración

Es el procedimiento continuo en el que se determinan sus valores primarios y

secundarios, los cuales ayudan a establecer su relevancia al interior de la

empresa y de este modo su conservación y disposición final, temporal o definitiva.

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¿Cuál es la importancia de la gestión documental?

Prácticamente toda transacción, ya sea comercial con terceros o interna, en una

empresa, requiere de un respaldo documental. Desde las facturas y órdenes de

compra hasta las remuneraciones de los trabajadores son documentos necesarios

que requieren de un sistema de almacenamiento y cuidado de la información.

La Gestión Documental se entiende como el conjunto de tecnologías y técnicas

utilizadas para gestionar los documentos de una empresa u organización. La

misión es administrar el flujo de estos documentos lo que dure su ciclo de vida.

Cabe destacar que ningún documento oficial puede ser desechado ya que éstos

son necesarios para auditorías y análisis de procesos de la empresa.

Un sistema eficiente de gestión

documental tiene como objetivo llevar
el

almacenamiento físico de documentos

al plano digital, lo que implica una
mejora

sustancial en varios aspectos de la

administración de una empresa. El
sistema
apunta también al proceso de búsqueda y organización de los documentos, así

como de datos e información general en sus diversos formatos.

Implementando tecnologías de gestión documental, su empresa podrá hacer más

eficiente el uso de la información, contando con información oportuna y reduciendo

costos. Gestionar de mejor forma la documentación existente sin duda

incrementará la productividad de su organización.

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 Documento de archivo

El documento

Es un testimonio material de un hecho o acto realizado en el ejercicio de sus

funciones por instituciones o personas físicas o morales, jurídicas, publicas o
privadas, registrado en una unidad de información en cualquier tipo de soporte, en
lenguaje natural o convencional. Es posible identificar como documento todo aquel
soporte donde se represente algún tipo de información.

Tipos de documentos

Documentos textuales: Este tipo de documento son todo aquellos que se basan en
el lenguaje escrito. Es decir, que contienen información escrita sobre algún
aspecto. Los documentos de este tipo tienen un soporte en papel, lo que los hace
perecederos e incluso difíciles de almacenar
 Documentos sonoros: este tipo de documentos
son todos aquellos que se almacenan en algún
soporte magnetofónico o que registre y almacene
sonido. Por lo tanto, estamos hablando de
documentos que se basan principalmente en el lenguaje oral o en sonidos como
piezas musicales. Para grabarlos se necesita de algún medio tecnológico como
una grabadora de sonidos.

Documentos audiovisuales: este

tipo de documentos, tal y como lo
indica su nombre, son todos
aquellos que se basan en imagen y
sonido, por lo que se almacena
igualmente en cintas.
Evidentemente se trata de vídeos
donde se registra algún hecho o evento con ayuda de una cámara de vídeo. En
este caso podemos mencionar como ejemplos las películas, la programación que
emiten las televisoras, vídeos caseros, etc.

Documentos fotográficos: es más que obvio

que este tipo de documentos se refieren a
fotografías que se hayan tomado mediante
la utilización de cualquier tipo de técnica, ya
sea análoga o, más recientemente, digital.
Las fotografías, al igual que los demás
documentos, transmiten un mensaje o información relacionada con algún evento o
hecho concreto.

Documentos digitales:
debido a los avances
tecnológicos los
documentos se pueden
almacenar digitalmente,
además de que se
pueden producir de esa
manera. Hoy en día
podemos crear
documentos textuales
por medio de
procesadores de texto,
grabar sonidos a través de la computadora y tomar fotografías con cámaras
digitales. Es por ello que este tipo de almacenamiento se está volviendo muy
popular. La gran ventaja de estos documentos es que no ocupan espacio físico,
por lo que es más fácil guardarlos y llevarlos a todas partes.

Documentos Públicos: El Documento o instrumento público es aquel Documento

expedido o autorizado por funcionario o fedatario públicos competente y que da fe
de su contenido por sí mismo.
Documento Privado es aquel documento realizado entre particulares en el que no
ha intervenido ningún funcionario público.

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DOCUMENTO DE ARCHIVO

Un documento de archivo es un instrumento de carácter contemporáneo que es

creado por individuos y organizaciones en el desarrollo de sus actividades; con el
transcurrir del tiempo estos documentos se convertirán en una ventana que nos
permitirá tener acceso a los eventos ocurridos en el pasado. Los documentos de
archivo son tan variados como sus formatos, podemos encontrarnos con
documentos escritos, fotográficos, gráficos, sonoros, digitales, analógicos, etc. Los
documentos son conservados tanto por instituciones de carácter público y privado
como por individuos a lo largo y ancho del globo.

Caracteristicas

• sólo serán conservados a largo plazo si se considera que estos poseen un

valor o carácter histórico. Esto puede ser difícil de determinar, lo importante aquí
es entender que un fondo documental no puede conservar ni conserva la totalidad
de los documentos creados.
• Los documentos de archivo no son creados con la intención explícita de que
estos tengan un valor histórico. El hecho de que sean instrumentos que registran
hechos contemporáneos es lo que les da su importancia, su potencial histórico
debe ser ponderado en base a quién los creó, por qué y para qué.

• Un documento no tiene que ser necesariamente viejo para constituirse

como documento de archivo, sino que tiene que tiene que ver su función de origen
cumplimentada.

• Podemos encontrar documentos en una amplia gama de soportes y

formatos analógicos y digitales. Se tiene: documentos escritos, recursos digitales
(correos electrónicos, páginas web), fotografías, películas, grabaciones de audio
por mencionar solo algunos.

Los objetivos fundamentales de los documentos de Archivo:

• Impartir una orden: Pueden decirse mejor “asentar la voluntad de la autoridad

con intención de que sea obedecida”. Son los Documentos dispositivos, Leyes,
decretos, ordenanzas, sentencias, resoluciones, sentencias, etc.

• Probar algo: Hay documentos que hacen fe, testimonian. Los diplomatistas los
llaman Documentos testimoniales, actas, registros del estado civil, escrituras,
declaraciones, etc.

• Solo transmitir una información todo documento es, de alguna manera,

informativo. Por eso se agrega el adverbio meramente. Esta frase se refiere a
aquellos

documentos informativos, que solamente llevan noticas, sin gozar del atributo de
hacer fe, ni de imponer la voluntad de la autoridad: Boletines, panfletos, ofertas,
anuncios, etc.
[Link]

[Link]
rce/content/0/Documento_de_Archivo.pdf

 Documento electrónico de archivo

¿Qué son los documentos electrónicos de archivo?

Archivo de expediente electrónico. Conjunto de documentos producidos, recibidos

o recolectados por una persona física o jurídica de manera voluntaria, natural y
espontánea utilizando equipos electrónicos para sustentar sus actividades
testimoniales. Estos documentos también deben ser almacenados y seleccionados
con base en la serie de identificación y evaluación. Las oportunas medidas de
certificación y conservación y las organizaciones que respetan sus métodos de
producción, se transmiten electrónicamente en la zona de protección permanente
para asegurar que su valor pueda brindar información, base legal y legal. Cultura y
permitir su acceso y uso a través de las tecnologías de la información.

En la cual se encarga de la actuación de la gestión archivística de las siguientes

áreas:

Autentificación

Conservación preventiva

Organización

Acceso
Página web:

[Link]

 Soportes documentales

¿Qué son los soportes documentales?

Es un medio que contiene información, y variará según los materiales y la

tecnología utilizada, además de los documentos en papel, también podemos
encontrar documentos audiovisuales, cinematográficos, informáticos, orales y
sonoros. Hay muchas formas de almacenar información. En los archivos
personales, la información generalmente se encuentra en varios formatos,
incluidas las tecnologías tradicionales y avanzadas.

Además de que encontramos diferentes tipos de soportes documentales los

cuales son:

De tipo textual:

Manuscritos y Mecanografiados

De tipo electronico e informatico:

Iconograficos y audiovisuales

De los cuales cada uno de ellos se diferencian de:

Su tipo, su formato, su cantidad y su forma

Página web: [Link]

 Comunicaciones oficiales

Son todas aquellas recibidas o producidas en desarrollo de las funciones

asignadas legalmente a una entidad, independientemente del medio utilizado.

Son las comunicaciones escritas sobre asuntos del servicio público en las
dependencias del Estado. Pueden remitirse ya sea dentro del mismo país (entre
oficinas públicas y éstas con los particulares) o fuera del país (entre gobiernos).
Este tipo de carta recibe el nombre de oficio.

[Link]
i=10551#:~:text=Comunicaciones%20Oficiales%3A%20Son%20todas
%20aquellas,entidad%2C%20independientemente%20del%20medio%20utilizado.
 Clases de comunicaciones
oficiales

Oficio: Es un tipo de documento

que sirve paracomunicar
disposiciones, consultas,
órdenes, informes, o también
para llevar a cabogestiones de
acuerdos, de invitación, defelicitación, de colaboración, deagradecimiento,
etcétera. Estas redaccionesse utilizan en instituciones como:
ministerios,embajadas, municipios, colegiosprofesionales, sindicatos y oficinas
degobierno, entre otras.

Clases de oficios:

Oficio múltiple: Es un documento que se usa cuando un mismo tema o texto va

dirigido a más de un destinatario, y por esta razón las instituciones o
dependencias incluyen el número de oficio, dejando puntos suspensivos para
escribir el nombre y el cargo del destinatario, para especificarlo cuando el caso lo
requiera. Esto sirve, además, para agilizar el proceso que dure la documentación.

Oficio de transcripción: El contenido del oficio tal como se da en el original,

íntegramente y sin ninguna alteración. Todo elfragmento o párrafo transcrito debe
ir entre comillas y fiel al original. Mediante este documento se emiten:
resoluciones, circulares, directivas u otros casos del mismo oficio.

Características del oficio

1. Carece de saludo
2. El membrete no lleva dirección ni teléfono

3. Su contenido se refiere sólo a un asunto

4. Se le coloca el número y el sello

Partes del oficio

•Membrete

•Nombre de Año

•Lugar y fecha

•Numeración

•Destinatario

•Asunto: se indica con claridad el mensaje del texto, que se explicará en el cuerpo.

•Referencia: En algunos casos esta parte del oficio se usa para mencionar
decretos, resoluciones, directivas o convenios.

•Cuerpo o texto: Es la parte central del documento, donde se dará a conocer el

mensaje de la comunicación, en forma clara y precisa y muy brevemente,
ejemplos: "Tengo a bien comunicarle..." "Me es muy grato comunicarle..." "Tengo
el honor de dirigirme..."

•Despedida: Hago propicia la oportunidad para hacerle llegar mi consideración y

estima personal. Atentamente,

•Firma y pos firma

•Iniciales
•Distribución: Se usa, generalmente, en los oficios múltiples; aquí se menciona a
las personas y las dependencias a quienes va dirigido el oficio.

Ahora lo que le voy a mandar es otra clase de comunicaciones oficiales

Acta: Es una relación escrita de lo tratado, acordado o sucedido en una junta o

reunión, previamente convocada. La emisión de un acta proporciona testimonio o
constancia oficial de un hecho. Estos tipos de textos tienen estructura
predominante narrativa porque relacionan los hechos sucedidos en un tiempo y
espacio determinado; además tienen estructura enunciativa ya que informan sobre
acuerdos y decisiones. Las actas son textos que tienen que producirse,
obligatoriamente en las reuniones de algún organismo. Se redacción está a cargo
de la secretaria de la dirección.

Características de la Acta:

1. Concisa

2. Clara

3. Exacta

4. Objetividad

5. Sencillez

6. Organizada

7. Fidelidad

Partes del Acta:

1. Número del acta

2. Lugar

3. Hora y fecha

4. Local (Nombre del establecimiento

5. Lista de los asistentes

6. Lista de Ausentes

7. Orden del día

8. Relato fiel de lo sucedido

9. Acuerdos tomados

10. Cierre (hora de culminación de la reunión)

11. Firmas

Resoluciones: Son documentos con valor jurídico- Son documentos con valor
jurídico-administrativo emitidos por una entidad administrativo emitidos por una
entidad pública, destinados a resolver asuntos república, destinados a resolver
asuntos de competencia de la misma entidad. competencia de la misma entidad.

[Link]
16430226

 Correspondencia

Son todas las comunicaciones de carácter privado que

llegan a las entidades, a título personal, citando o no el
cargo del funcionario. No generan trámites para las
instituciones.
Las comunicaciones de carácter privado o también llamadas correspondencia no
deberán abrirse.