Cristian Ríos MS2

M06 UF2

Gestión de Stocks y aprovisionamiento

Caso práctico
Hoy a David le ha llegado una orden de fabricación pero no le ha llegado el
material necesario para realizar dicha orden. Hasta ahora junto a la orden de
fabricación siempre tenía preparado el material necesario para realizarla.

Entonces, decide hablar con Ruben, el responsable de producción de su sección,

y le comenta lo sucedido. Este le dice que vaya a hablar con los de
aprovisionamiento para ver si ha habido algún problema con el suministro de
materia prima . Le dice que el responsable de aprovisionamientos suele estar en
una oficina situada junto al almacén general.

Así que David siguiendo las órdenes de Ruben se dirige hacia el almacén.

De todas formas, ¿quién se encarga de realizar los pedidos?, ¿cómo saben

cuándo y cuánto tienen que pedir?, ¿qué criterios siguen a la hora de elegir un
proveedor?

A todas estas preguntas daremos respuesta a lo largo de esta unidad didáctica.

1. Aprovisionamiento y compras
Ruben le ha dicho a David que vaya al almacén a hablar con el responsable de
aprovisionamientos, pero, ¿los encargados de comprar el material no son los de
compras?. Entonces, David se empieza a preguntar:

- ¿a quién tengo que preguntar?,

- ¿al responsable de compras o de aprovisionamientos?,

- ¿no son la misma persona?,

- si no son la misma persona, ¿qué funciones tendrá cada uno de ellos?

Los términos aprovisionamiento y compras a veces son empleados para describir

funciones empresariales similares, pero la función de aprovisionamiento tiene un
carácter más amplio que la de compras.

Diferencia entre aprovisionamiento y compras

A grandes rasgos, la gestión de compras comprende actividades asociadas con la
adquisición de bienes y servicios necesarios para el funcionamiento global de una
empresa, mientras el plan de aprovisionamiento supone acciones de compra,
almacenamiento y gestión de materias primas, productos o materiales destinados a
procesos productivos.

El objetivo final de la logística de aprovisionamiento es lograr que el producto final

ante el cliente esté disponible en el momento que se necesite, con la calidad
adecuada, en la cantidad necesaria y dentro del plazo oportuno, evitando pérdidas y
reduciendo costos considerablemente. Así, podría decirse que las compras son sólo
una parte de ese proceso.

Funciones, objetivos y procesos de compras y aprovisionamiento

Después de leer las definiciones anteriores de compras y aprovisionamiento,

ordenar en una tabla las siguientes funciones y objetivos según pertenezcan al
departamento de compras o al departamento de aprovisionamiento.

Funciones:

● Adquirir materiales con la calidad adecuada para los fines a los que se
destinan.
● Generar mejoras y soluciones para optimizar los flujos de suministros.
● Verificar el cumplimiento en calidad y cantidad de los productos y servicios
adquiridos.
● Controlar los inventarios para conocer las existencias y mantener stocks
mínimos de cada material en todo momento.
● Buscar soluciones para mejorar los costos de la organización.
● Planificar y gestionar las compras de materiales necesarios para la
elaboración o comercialización de los productos.
● Buscar proveedores competitivos y gestionar relaciones efectivas.
● Gestionar el almacenaje de suministros y productos.

Objetivos:

● Establecer un sistema de información eficiente.

● Cerrar contratos y asignar presupuestos.
● Homologar proveedores.
● Colaborar con las demás áreas de la empresa.
● Lograr un inventario suficiente para que la producción no sufra retrasos por
carencia de insumos o materiales.
● Reducir la inversión en inventarios.
● Colaborar con el departamento de compras.
● Conseguir la mejor relación calidad-precio.
 FUNCIONES
Compras Aprovisionamiento

Adquirir materiales con la calidad Generar mejoras y soluciones para

adecuada para los fines a los que se optimizar los flujos de suministros
destinan.

Verificar el cumplimiento en calidad y Controlar los inventarios para conocer

cantidad de los productos y servicios las existencias y mantener stocks
adquiridos. mínimos de cada material en todo
momento.

Buscar soluciones para mejorar los Planificar y gestionar las compras de

costos de la organización. materiales necesarios para la
elaboración o comercialización de los
productos.
Buscar proveedores competitivos y
gestionar relaciones efectivas. Gestionar el almacenaje de suministros
y productos

OBJETIVOS
Compras Aprovisionamiento

Cerrar contratos y asignar Colaborar con las demás áreas de la

presupuestos. empresa.

Lograr un inventario suficiente para que

la producción no sufra retrasos por
Homologar proveedores. carencia de insumos o materiales.
Conseguir la mejor relación Reducir la inversión en inventarios.
calidad-precio.
Colaborar con el departamento de
compras
2. Gestión de Stocks

Caso práctico
El responsable de gestión de aprovisionamientos le comenta que no sabe qué
habrá podido suceder, que lo va a consultar. Se va hacia el ordenador y mete el
código del material que viene en la orden de fabricación.

David se da cuenta de que toda la gestión del almacén la llevan a través de un

programa informático. ¡Debe ser un caos gestionar todo el material almacenado!.

Una vez realizada la consulta el responsable de aprovisionamientos le dice a

David que tiene que haber de ese material en stock, y que además es una materia
prima que tiene stock de seguridad. Así que David no tendrá ningún problema
para realizar su trabajo. Eso sí, el responsable de aprovisionamiento le ha dicho a
David que tendrá que hablar con los de compras para gestionar un nuevo pedido.

A continuación se dirigen al almacén para comprobar si hay el material necesario

y así David podrá empezar a realizar la orden de fabricación, ya que si se
demoran un poco más no va a estar terminada a tiempo.

De vuelta a su puesto de trabajo David se pregunta: ¿cómo saben cuando tienen

que pedir el material? ¿piden sólo lo que se necesita o algo más por si acaso?

La gestión de stocks o inventarios es una de las funciones que compone el

aprovisionamiento de material dentro de una empresa. Su campo de acción se
puede resumir en tres preguntas

¿Qué pedir?

¿Cuánto pedir?

¿Cuándo pedir?

Reflexiona
Si abrimos la despensa de nuestra casa, ¿podríamos decir que en nuestra casa
también existe una gestión de stocks?, ¿qué criterio/s seguimos a la hora de
decidir qué comprar, cuándo y cuánto?
2.1. Noción de Stocks
Según el diccionario de la R.A.E, stock es "la cantidad de mercancías que se
tienen en depósito".

Una explicación más amplia de stock o inventario o existencias sería la siguiente:

conjunto de materiales o productos que están almacenados a la espera de ser
utilizados, para formar parte del sistema productivo de la empresa o para ser
servidos a los clientes.

Los inventarios o stock representan una de las inversiones más importantes de las
empresas y crean intereses enfrentados en la propia empresa. Las principales áreas
de la empresa son: el departamento financiero, el de producción y el comercial, y
cada una de ellas tiene una "opinión" diferente sobre los inventarios y la necesidad
de los mismos.

Determina si son o no ciertas las siguientes afirmaciones:

Al departamento de producción le conviene unos niveles altos de stock para NO

no ver interrumpida su actividad y así garantizar el cumplimiento de los
pedidos.

Al departamento comercial le conviene unos niveles de stock altos para SI

poder suministrar al cliente los pedidos lo más rápido posible.

Al departamento financiero le interesa un nivel bajo de stock, reduciendo así SI

la cantidad de dinero invertido en el almacén.

Al departamento de producción le interesa un nivel alto de existencias de SI

materias primas y productos en curso.

Al departamento comercial le interesa un nivel alto de inventarios de SI

productos terminados.
2.2. La importancia de los Stocks
Las razones que justifican la existencia de inventarios en las empresas son muy
numerosas, a continuación vamos a enumerar algunas de ellas:

Si la empresa conociera con certeza cuál va a ser la demanda del producto que
fabrica, y pudiera ajustar su proceso productivo para obtener la cantidad justa de
productos en el momento preciso, no necesitaría inventarios de productos
terminados. Pero la realidad no es esa, así que, salvo las empresas que trabajan
sobre pedido, el resto de las empresas industriales y de distribución mantienen
stocks de productos terminados.

Pueden surgir problemas en el plazo de entrega de la materia prima o de los

componentes adquiridos en el exterior, o una avería en una máquina, cualquiera de
estas causas puede provocar una parada en alguna fase del proceso de fabricación,
al no tener materiales para trabajar o piezas de repuesto para solucionar un
problema en la maquinaria. Para evitar esta interrupción la empresa suele tener
stocks de materia prima o de productos semielaborados. Estos stocks no solamente
logran ese objetivo, sino que permiten, además, hacer frente a incrementos rápidos
de producción no planificados.

Como ya hemos visto en unidades de trabajo anteriores no todas las fases del
proceso productivo trabajan al mismo ritmo, por lo tanto, como consecuencia de
esta diferencia es necesario el almacenamiento de producto semielaborado.

Las razones anteriores justifican la existencia de inventarios en las empresas. Pero,

esto no nos puede llevar al error de pensar que cuanto mayor sea el inventario
mejor es para la empresa. No debemos olvidar que los inventarios suponen un
coste para la empresa que, en ocasiones, es bastante elevado.

¿Por qué son necesarios los stocks?

a. Nos ofrecen un "colchón" de seguridad.

b. Permiten mantener un servicio regular a los clientes.
c. Tanto A) como B) son correctas.

¿Por qué hay que optimizar su uso?

a) Suponen una pérdida de tiempo.

b) Porque son muy caros.
c) Ninguna de las opciones es correcta.
2.3. Clasificación de los Stocks
Los productos almacenados los podemos clasificar en función de los siguientes
criterios:

● Según la función que desempeñan dentro de la empresa.

● Según la naturaleza física.

● Según el valor monetario empleando el criterio ABC.

Las siguientes definiciones hacen referencia a los diferentes tipos de stocks que
pueden encontrarse durante el desarrollo de una actividad industrial, según la
función que desempeñan . Tendrás que identificar dichas definiciones con el tipo
de stock que le corresponde.

Tipos de stocks Definiciones

De seguridad Está formado por un número de unidades o de

existencias que se almacenan para cubrir las diferentes
A variaciones que se pueden presentar a lo largo del ciclo
de aprovisionamiento. Son protecciones ante
incertidumbres futuras.

Stocks actualmente en proceso que se están enviando

De transito B de un centro de trabajo a otro o bien en tránsito hacia los
centros de distribución de los clientes.

La producción se hace en lotes. Su función es

de lote o ciclo C desacoplar operaciones del sistema productivo y el
consumidor del suministrador, es decir, equilibrar el
suministro y la demanda.

D Este tipo de stocks es el que tienen aquellas empresas

Estacional que se dedican a actividades que tienen procesos de
venta o de fabricación muy discontinuos en el tiempo, y
las ventas o la fabricación se concentran principalmente
en determinados periodos de tiempo.

Se crea para hacer frente a un aumento esperado de la

demanda, con anterioridad a un aumento esperado del
De E precio. Es una inversión en existencias cuyos precios
especulacion presentan grandes fluctuaciones y que la empresa
decide adquirir en el momento en que estos son más
favorables para ella.
Las siguientes definiciones hacen referencia a los diferentes tipos de stocks que
pueden encontrarse durante el desarrollo de una actividad industrial, según la
naturaleza física. Tendrás que identificar dichas definiciones con el tipo de stock
que le corresponde.

1) Materiales que utiliza la empresa para fabricar otros productos, es decir, son
materiales que sufren algún tipo de transformación dando lugar a un "nuevo
producto".

a. Materias primas.
b. Productos terminados.
c. Productos en curso.
d. Componentes.

2) Productos que se incorporan en un proceso productivo, pero que no son la base

del mismo. Normalmente se fabrican fuera de la empresa y se incorporan en el
proceso productivo sin realizar ninguna transformación.

a. Materias primas.
b. Productos terminados.
c. Productos en curso.
d. Componentes.

3) Productos que se encuentran en proceso de fabricación, ya que están pendientes

de algún proceso en algún departamento o sección de la empresa.

a. Materias primas.
b. Productos terminados.
c. Productos en curso.
d. Componentes.

4) Productos que han concluido todo el proceso de fabricación e incluso llevan

incorporados los materiales de acondicionamiento.

a. Materias primas.
b. Productos terminados.
c. Productos en curso.
d. Componentes.

Como ya hemos comentado al comienzo de este apartado los productos

almacenados los podemos clasificar en función del valor monetario empleando el
criterio ABC.

En el siguiente enlace puedes leer cómo se aplica el criterio ABC como técnica de
gestión de inventarios, así como un ejemplo de aplicación.

Gráfico ABC en gestión de inventarios

2.4. Lote económico de compra
En esta actividad vamos a explicar un modelo matemático (Modelo de Wilson) para
calcular cuál es la cantidad óptima de compra o de pedido que hace mínimo el coste
total de la gestión de stocks. A esta cantidad la vamos a llamar Lote Económico de
Compra (LEC o EOQ - Economic Order Quantity).

Como todo modelo matemático parte de unas hipótesis:

● La demanda y el tiempo de reaprovisionamiento son conocidos y constantes.

● El precio de compra no depende de la cantidad comprada. No hay

descuentos por comprar más cantidad.

● Costo de mantenimiento del inventario lineal.

● No se dan roturas de stocks.

El objetivo básico que se persigue al calcular el LEC o EOQ es la reducción de

costos, a la vez que se responde a las preguntas:

¿Cuánto pedir? y ¿Cuándo pedir?

Teniendo en cuenta las hipótesis antes mencionadas, el gráfico de la utilización de

inventarios a lo largo del periodo de estudio sería el que se muestra a continuación:

Como se puede observar el stock es máximo cuando recibimos el pedido, a

continuación va disminuyendo a un ritmo uniforme (esto sucede porque la demanda
es constante) hasta llegar a cero, momento en el que se lanza y se recibe un nuevo
pedido. En este caso, en el que la cantidad de pedido es fija (Q) y el tiempo entre
reposiciones también, el stock medio es igual a Q/2.

A la hora de calcular la cantidad óptima de pedido hay que tener en cuenta que:
cada vez que realizamos un pedido nos va a suponer un coste (coste por pedido o
coste de emisión CP), tener los materiales almacenados también supone otro coste,
coste de almacenamiento (CA),y el propio coste de la compra o adquisición del
pedido (CAd).

● Coste de adquisición (CAd): Es la cantidad que vamos a pagar por las

mercancías compradas. Para calcularlo habrá que multiplicar la cantidad
comprada durante el periodo de gestión (C) por el precio de cada unidad
(P):

CAd = C·P

● Coste de pedido o coste de emisión (CP): Cada vez que se hace un

pedido se incurre en una serie de gastos administrativos como pueden ser el
tiempo invertido en gestionar el pedido, teléfono, correo, gastos del transporte
del pedido y su recepción, … Para calcularlo hay que multiplicar el coste de
realizar un pedido (s) por el número de pedidos realizados durante el
periodo que estamos estudiando. El número de pedidos a realizar será la
cantidad comprada durante el periodo de gestión que estemos
estudiando (C) entre la cantidad que compremos cada vez (Q). Por lo
tanto el coste de emisión será:

CP = s·C/Q

● Coste de almacenamiento (CA): en este concepto tendremos en cuenta

todos los costes propios del almacén, es decir, los costes que generan los
materiales almacenados por el mero hecho de estar almacenados: seguros,
vigilancia, energía, espacio ocupado, elementos de manipulación, mano de
obra... Para calcularlo multiplicaremos el coste de mantener cada unidad
(Ca) por el stock medio (Q/2). No vamos a tener en cuenta el stock de
seguridad:

CA = Ca·Q/2

Existe otro coste importante, el coste de ruptura de stocks, que se origina por un
desabastecimiento en el almacén. Es un coste muy difícil de calcular, y como
hemos indicado anteriormente (hipótesis de partida), no lo incluimos en nuestro
análisis, pues lo consideramos como un hecho poco probable.

Por lo tanto el coste total de gestión de stocks o almacenes (CT) será la suma de
los tres costes que hemos mencionado:
Coste Total = Coste de Adquisición + Coste de realizar el pedido + Coste de
mantenimiento

CT = CAd + CP + CA

CT = C·P + s·C/Q + Ca·Q/2

Para minimizar los costes totales (CT), derivamos la función CT e igualamos la a

cero y llegamos matemáticamente al tamaño óptimo de pedido (lote económico de
compra LEC):

dónde:

s : coste de realizar un pedido.

C : la cantidad a comprar o pedir durante el periodo de estudio.

Ca : coste de mantener una unidad almacenada.

Si representamos gráficamente los costes obtendríamos una gráfica como la

siguiente:
Donde se puede apreciar que el coste que crece con la cantidad comprada es el
coste de almacenamiento, pues, cuanto mayores son las cantidades compradas
mayores serán las cantidades almacenadas y mayor será este coste. Sin embargo,
el coste de emisión disminuye cuando aumenta la cantidad comprada, ya que si
crece la cantidad comprada por pedido, disminuye el número de pedidos a realizar.

Podemos decir que el Lote Económico de Compra es la cantidad a solicitar en cada

pedido de compras que generará los mínimos costes totales de gestión de stocks.
Existirá un LEC para cada producto asignado al inventario, por lo que el cálculo del
mismo se debe realizar por cada uno de ellos.

Ejercicio LEC

La empresa YOMA, S.L. tiene prevista una demanda anual de 20.000 unidades del
producto X324, prácticamente constante durante todo el año. El precio unitario es de
5 euros/unidad. El coste de realizar un pedido se fija en 10 euros y el coste de
almacenamiento es de 0,1 euros anuales por unidad.
¿Cuál debe ser el tamaño del lote de pedido?

Q = 2.000 unidades

Q = 1.414 unidades

Q = 20 unidades

¿Cuántos pedidos se realizarán al año?

1.000 pedidos

10 pedidos
14 pedidos

Suponemos que la empresa trabaja 220 días al año. ¿Cada cuántos días efectuará
el pedido?

Cada 15 días

Cada 22 días.

Cada 10 días.

¿Cuál es el coste total de gestión de almacenes (CT)?

CT = 2.200 euros

CT = 200.200 euros

CT = 100.200 euros

2.5. Sistemas de reposición

Como hemos visto en actividades anteriores una de las funciones de la gestión de
stocks es responder a las preguntas ¿cuánto pedir? y ¿cuándo pedir? Los
diferentes sistemas de reposición dan respuesta a esta segunda pregunta.

Tenemos que tener en cuenta que es importante pedir en el momento adecuado,

porque si realizamos un pedido demasiado pronto, el material solicitado tendrá que
estar esperando en el almacén para ser utilizado, lo que generará unos costes de
almacenamiento. Si por el contrario, realizamos el pedido demasiado tarde cuando
necesitemos los materiales no los tendremos disponibles, se dará una rotura de
stocks, no podremos comenzar a fabricar nuestros productos, y, probablemente, no
podremos cumplir con la fecha de entrega acordada con el cliente. Esta situación
también generará unos costes: paro de línea de producción o centros de trabajo,
incumplimiento a los clientes, posibles pérdidas de clientes, indemnizaciones al
cliente, …

Entonces, ¿cuándo vamos a realizar el pedido? Para saber cuándo tenemos que
realizar un pedido fijaremos un punto de pedido.

El punto de pedido corresponde al nivel de existencias en el cual es necesario

hacer un nuevo pedido para reaprovisionar el almacén.

Existen diferentes sistemas de reposición, a continuación se muestran las

definiciones de alguno de ellos. Tendrás que identificar dichas definiciones con el
sistema de reposición que le corresponde.

SISTEMAS DE REPOSICIÓN
1 Sistema de revisión periódica B

2 Sistema de los dos recipientes.C

3 Sistema de control visual. E

4 Sistema max-min. A

5 Sistema de punto de pedido D

DEFINICIONES SISTEMAS DE REPOSICIÓN

A Sistema que establece un nivel máximo y un nivel mínimo de existencias.

Igualmente, fija un nivel de pedido de tal forma que cuando las existencias
llegan a ese nivel se realiza un pedido por una cantidad igual al nivel máximo
menos las existencias que hay en el almacén en ese momento.

B Sistema en el cual cada cierto tiempo se revisan las existencias, y si el nivel

es igual o inferior a un nivel de existencias establecido previamente se realiza
un pedido igual a la cantidad actual más una cantidad fija también
establecida previamente.

También se conoce con el nombre de cantidad variable de pedido-ciclo fijo.

C Sistema que consiste en tener dos recipientes, contenedores o depósitos: un

recipiente activo y otro de reserva. El material que contiene el recipiente
activo es el que vamos a utilizar para satisfacer las necesidades de consumo,
cuando el contenido de este recipiente se agota, se considera que se ha
alcanzado el punto de pedido y se emite el pedido correspondiente. Hasta
que se reciba el pedido se utilizará el contenido del recipiente de reserva.
Cuando se recibe el pedido, se repone el recipiente de reserva con la
cantidad utilizada durante el periodo de suministro, y el resto pasará al
contenedor activo.

D Sistema en el que cuando las existencias llegan a un nivel establecido con

anterioridad se realiza un pedido de reposición por una cantidad fija también
determinada con anterioridad.

También se conoce con el nombre de cantidad fija de pedido-ciclo variable.

E Sistema que tiene establecido un tiempo óptimo entre pedidos. Cada vez que
transcurre ese tiempo se revisa el nivel de inventarios y se emite un pedido
por una cantidad Q.

Esta cantidad, Q, es igual a un nivel máximo de inventario definido

previamente menos la cantidad que hay actualmente en el almacén.

2.6. Sistema punto de pedido

De los sistemas de reposición vistos en el apartado anterior nos vamos a centrar en
el sistema de punto de pedido.

En el sistema de punto de pedido, también conocido como cantidad fija de pedido-

ciclo variable, se realizará un pedido de cantidad fija cada vez que el nivel de
inventario alcance el punto de pedido. La cantidad fija podrá ser determinada por la
fórmula del LEC (Lote Económico de Compra). Normalmente se suele añadir un
stock de seguridad, fijado por la experiencia o mediante cálculos.

Este sistema se aplica principalmente en el caso de productos terminados y piezas

de recambio, ya que son productos que tienen una demanda independiente.

En el caso de productos con demanda dependiente, productos semiterminados y

componentes, es más adecuado aplicar un método de planificación de materiales
(MRP).

Lee la siguiente definición y complétala con las palabras dependiente /

independiente en el lugar correspondiente.

La demanda de un producto es independiente cuando no depende de la demanda

de otro producto. Sin embargo, la demanda será dependiente si existe una relación
en la demanda de dos o más productos.

2.6.1. Variables del modelo

Las variables que actúan en este modelo de reposición son:

● Demanda, D: son las necesidades de material que vamos a tener durante el

periodo de tiempo objeto del estudio.

● Tiempo de reposición, TR: Es el tiempo que transcurre desde el momento

que surge la necesidad de material hasta el momento que este llega
físicamente a nuestro almacén. Se llama también plazo de entrega, tiempo de
aprovisionamiento.

● Punto de pedido, PP: Nivel de existencias en el cual se ha de realizar el

pedido para reaprovisionar el almacén.

● Stock de seguridad, SS: Es el número de existencias sobre el stock normal

que la empresa tiene para hacer frente a un aumento puntual de la demanda
o situaciones imprevistas (retraso en los plazo de entrega de los
proveedores, avería en una máquina, . . .)

● Tamaño de lote o cantidad de pedido, Q: es la cantidad de producto que se

va a solicitar al proveedor cada vez que se realiza un pedido. Suele ser el
LEC.
El siguiente gráfico representa los movimientos del almacén utilizando un sistema
de reposición por punto de pedido. Identifica cada una de las variables que hemos
definido anteriormente: TR , PP , SS y Q .

(1) D

(2) TR

(3) PP

(4) SS

2.6.2. Cálculo del punto de pedido

Como ya hemos comentado anteriormente, el punto de pedido es el nivel de stocks
que nos indica que debemos realizar un pedido si no queremos que se produzca
una rotura de stocks.

Para determinar el punto de pedido tenemos que tener en cuenta dos elementos:

● Demanda prevista o consumo previsto durante el plazo de entrega.

 ● Stock seguridad.

Cuando el ritmo de salida de las mercancías no se conoce con certeza, ha habido

un incremento del consumo de materiales o se ha retrasado la entrega del pedido, la
empresa correrá el riesgo de que en un momento determinado se pueda quedar sin
existencias, es decir, se produzca una rotura de stocks. Para evitar este problema
se fija un stock de seguridad.

A la hora de fijar el nivel del stock de seguridad habrá que tener en cuenta los
siguientes factores:

● Nivel de servicio al cliente.

● El tiempo de reposición.
● La precisión del pronóstico de la demanda o el consumo.

Teniendo en cuenta lo explicado hasta ahora podemos decir que:

Punto de pedido = Demanda prevista durante el plazo de reposición + Stock de

seguridad

PP = DTR + SS

Ejercicio punto de pedido

Una empresa dedicada a la fabricación de patinetes estima que el consumo de

rodamientos es de 5.000 rodamientos al mes. Si el plazo de entrega por parte del
proveedor es de 15 días.

¿Cuál es el consumo previsto durante el tiempo de suministro? Representa

gráficamente el inventario de rodamientos en el almacén si se supone que no se
dispone de stock de seguridad.

2500 uds de consumo

¿Qué pasaría si el consumo de rodamientos aumentase o si el proveedor no
cumpliese con el plazo de entrega?

Se produciria una rotura de stock

Suponiendo que el stock de seguridad se ha fijado en un 10% del consumo

mensual, ¿cuál será el punto de pedido?

El punto de pedido seria cuando tendremos 3000uds

A la hora de calcular el punto de pedido hemos incluido el stock de seguridad,

¿influye éste a la hora de calcular el coste total de la gestión de almacenes?

Los costes de adquisición y emisión no variarán porque no dependen del stock

que hay en el almacén. Sin embargo, el coste de almacenamiento depende del
stock medio almacenado.

Como ya comentamos en el apartado 2.4. para calcular el coste de

almacenamiento, CA, era necesario multiplicar el coste de mantener cada unidad
(Ca) por el stock medio que ahora será (SS + Q/2).

Por lo tanto, el coste total será:

CT = C·P + s·C/Q + Ca·(SS+Q/2)

3. Proceso de compras

Caso práctico
Debido al problema que ha tenido David con el material Ruben ha decidido hablar
con los del departamento de compras para que pidan más material y así tener
"por si acaso" otra vez hace falta.
Los del departamento de compras le han dicho a Ruben que tiene que
cumplimentar una hoja de pedido interno o boletín de compras donde tiene que
detallar las características del material que necesita, cuánto necesita y para
cuándo lo necesita.
Desde el departamento de compras se encargarán de contactar con el
proveedor, si fuera necesario solicitar el presupuesto o información de los
materiales solicitados, y realizar el pedido.
Una vez el pedido está en el almacén le avisarán a Ruben de que su pedido ha
sido recibido, y verificarán que se corresponde con lo que se había solicitado en
la hoja de pedido, de no ser así tendrán que devolverlo al proveedor para que les
suministre el pedido de forma correcta.

Compras engloba el proceso mecánico de la compra, desde recibir la solicitud de

necesidad de material, buscar los proveedores más adecuados y negociar con ellos
las condiciones de compra, hasta realizar el pago una vez haya sido recibido el
pedido en el almacén.

Nos va a garantizar que se tendrán en el almacén los materiales, en la cantidad y

calidad requeridas, cuando sea necesario.

3.1. Proceso de compras

El departamento de compras tiene que buscar los productos, materiales o servicios
necesarios a buen precio, para poder vender sus productos a precios competitivos y
tener controlados los costes. Pero se debe buscar de forma conjunta, un buen
precio, una buena calidad y unos plazos de entrega adecuados. Las palabras
claves, una vez más, son: coste, calidad y plazos.

Por eso, cuando la empresa necesita adquirir algún producto, material o servicio
tienen que dar los pasos necesarios para encontrar los proveedores adecuados,
estudiar las ofertas recibidas, seleccionar al proveedor, negociar la compra, . . .

Los pasos a seguir se pueden resumir en la siguiente imagen:

Dadas las fases que intervienen en el proceso de compra, ordénalas
cronológicamente:

Fases del proceso de compra

3 Evaluación de las ofertas y/o presupuestos recibidos.

1 Solicitud de compra.

5 Emisión del pedido.

6 Seguimiento del pedido.

2 Solicitud de ofertas y/o presupuestos.

4 Selección del proveedor.

3.2. Documentos derivados del proceso de compras

Cada vez que la empresa necesita comprar alguna mercancía, realiza una serie de
operaciones que deben quedar debidamente reflejadas para que quede constancia
de las mismas.

Los documentos que normalmente se generan derivados del proceso de

compraventa son:

● Hoja de pedido.
● Albarán.
● Factura.
● Ficha de almacén.
Como se puede observar en la imagen superior, el cliente mediante la hoja de
pedido solicita una mercancía al proveedor. A continuación, el proveedor preparará
o fabricará dichas mercancías y se las enviará al cliente, para dejar constancia de
dicho envío emitirá un albarán. Si el cliente está conforme con la mercancía enviada
el proveedor expedirá la factura y el cliente procederá al pago de la misma según la
forma de pago acordada.

Indica si las siguientes afirmaciones son verdaderas o falsas.

El pedido lo formaliza el comprador y se lo entrega firmado al vendedor. V

El albarán lo envía el cliente al proveedor para dejar constancia de que ha F

recibido la mercancía.

La factura es expedida por el proveedor. V

3.2.1. Hoja de pedido
La hoja de pedido es el impreso que se utiliza para solicitar productos o servicios a
una empresa. La hoja de pedido suele contener la siguiente información:

● Datos de la empresa compradora.

● Datos del proveedor.
● Número de pedido.
● Fecha de emisión del pedido.
● Descripción de los productos solicitados.
● Cantidad de compra.
● Precio unitario e importe total de la compra.
● Condiciones comerciales: plazo y condiciones de pago, plazo y condiciones
de entrega, forma de envío de la mercancía, . . .

Como hemos visto en la hoja de pedido se puede indicar la forma de pago acordada
con el proveedor, a continuación se muestran diferentes modalidades de pago:

1. A plazo ordinario.
2. Con plazo postfechado.
3. Con pago extra.
4. A partir de FDM (fin de mes).
5. Con plazo a partir de RDP (recepción del producto).
6. Anticipado.

Indica a qué modalidad de pago se corresponde cada una de las definiciones:

Definiciones de formas de pago

Se le concede al comprador unos días extra antes de que se haga efectivo 3

el plazo de crédito.

La fecha de pago coincide con la fecha de la factura, que suele ser la 5

fecha de la entrega.

El comprador cancela total o parcialmente la deuda antes del vencimiento. 6

La fecha de pago se fija en una fecha posterior a la de la factura. Por 2

ejemplo: 30 días/fecha fra., en este caso el pago tendrá lugar 30 días
después de la fecha de la factura.

El plazo de crédito se inicia a finales del mes en el cual tuvo lugar la 4

compra, y no a partir de la fecha de la factura.

El plazo de pago se inicia el día que el comprador recibe la mercancía y no 1

con la fecha de la factura.
3.2.2. Albarán
El albarán o nota de entrega o envío, es aquel documento que acompaña a la
mercancía en el momento de su entrega al comprador y acredita la prestación de un
servicio.

La función de este documento es principalmente la de demostrar la existencia de

una transacción, dejando constancia del momento y la forma en que se ha llevado a
cabo.

Los datos con los que se rellena el albarán proceden de la hoja de pedido.

De cada albarán se confecciona un original y tres copias, que se distribuyen de la

manera siguiente:

● El original y una copia se remiten al cliente junto con la mercancía. El original

queda en poder del cliente y la copia, firmada, es remitida a la empresa
suministradora en señal de conformidad.
● Las otras dos copias permanecen en los archivos de la empresa
suministradora, una para el departamento de facturación y la otra para control
del almacén.

De las características que se muestran a continuación indica cuáles corresponden al

albarán:

F Indica las mercancías que hemos recibido y donde se han colocado en el

almacén.

V Sirve como justificante para demostrar que el vendedor ha entregado la

mercancía solicitada al comprador.

F Lo realiza el proveedor para pedir materiales al almacén central.

V Sirve de base para confeccionar la factura y para que el vendedor pueda

exigir al comprador la cantidad que le debe.

F Se emite cuando hemos cobrado al cliente cantidades que no tiene

obligación de pagar.

3.2.3. Factura
La factura es un documento mercantil que refleja toda la información de una
operación de compraventa, con efectos y validez fiscal.

En la factura debe constar:

● Su número correlativo.
● Lugar y fecha de emisión.
 ● Datos personales, N.I.F. y domicilio del emisor y del destinatario.
● Descripción de la operación.
● Importe de la misma (con desglose e IVA, si procede).
● Sólo se podrá expedir un original de cada factura.

Indica la respuesta correcta de las siguientes preguntas:

El comprador debe conservar:

a. el original de la factura durante seis años si la compra se trata de

mercancías, diez años en el caso de que haya adquirido bienes para la
empresa (mobiliario, máquinas, . . .) o quince años en la compra de bienes
inmuebles (terrenos, locales, . . . ).
b. un duplicado de la factura durante seis años si la compra se trata de
mercancías, diez años en el caso de que haya adquirido bienes para la
empresa (mobiliario, máquinas, . . .) o quince años en la compra de bienes
inmuebles (terrenos, locales, . . . ).
c. una copia de la factura durante seis años si la compra se trata de
mercancías, diez años en el caso de que haya adquirido bienes para la
empresa (mobiliario, máquinas, . . .) o quince años en la compra de bienes
inmuebles (terrenos, locales, . . . ).

Una vez expedida la factura, si hay que rectificarla habrá que:

a. indicar con bolígrafo los cambios en la misma factura.

b. si el cliente reclama por escrito, adjuntar la reclamación.
c. emitir una nueva factura.

Si a la base imponible le sumamos los impuestos, estamos calculando:

a. El importe total de la factura.

b. El importe bruto.
c. Los descuentos que se ahorrará el comprador.

3.2.4. Ficha de almacén

Una de las últimas etapas del proceso de compra corresponde a la recepción de las
mercancías, comprobar que se corresponde con lo pedido y aprobar el pago de las
mismas.

Todas las entradas de almacén que corresponden a las compras se registran en un

documento denominado ficha de almacén. En la ficha de almacén se registran
todos los movimientos de existencias (entradas y salidas) que tienen lugar en el
almacén durante un periodo de tiempo determinado.
Tanto el cumplimentar la ficha de almacén como el proceso de recepción, colocación
y codificación de las mercancías es función del departamento de almacenamiento.

Indica si la siguiente afirmación es verdadera o falsa:

El departamento de compras se encarga de cumplimentar la ficha de F

almacén cuando se recibe la mercancía en el almacén.

4. Evaluación y selección de proveedores

Caso práctico
Ruben últimamente está algo "disgustado" con las plaquitas de metal duro que
utilizan para tornear.
En los últimos meses ha podido observar que la calidad de las plaquitas no es la
misma, no tienen la calidad necesaria, y se rompen antes de lo previsto, lo que
conlleva un mayor gasto. Así que ha decidido hablar con los de compras para
cambiar de plaquitas o de proveedor.
Ruben ha hablado con los de compras y éstos le han dicho que van a tratar de
hablar con el proveedor y solucionar el problema.
Han decidido dar una segunda oportunidad al proveedor, pero si los problemas
persisten tendrán que buscar otro proveedor que les garantice la calidad que
necesitan para fabricar sus productos. Para ello, tendrán que buscar otros
proveedores y pedirles varias ofertas, a continuación analizarán las ofertas y
seleccionarán a otro proveedor.

En apartados anteriores hemos descrito las fases que componen el proceso de

compra, en su caso más general. Tras la recepción de solicitud de material, el
departamento de compras busca posibles proveedores del material que se necesita,
se piden ofertas y presupuestos, y se evalúan dichas ofertas. Mediante el análisis y
valoración de ofertas vamos a seleccionar al proveedor que más se ajusta a
nuestras condiciones, al cual se le realizará el pedido en firme.

Estos tres pasos:

1. búsqueda
2. valoración (hay que establecer criterios de valoración)
3. selección
5. Función del transporte

Caso práctico
El otro día cuando David fue al almacén vio que acababa de llegar un camión
cargado de material y los trabajadores del almacén lo estaban descargando.
Al ver el camión se dijo a sí mismo que el traer el material hasta el almacén tiene
que costar bastante, pero ¿quién paga los portes? ¿el proveedor o la empresa
que necesita el material?. Además, si por el camino el camión tiene un accidente y
se pierde la carga, ¿quién se hace responsable?
Estas dudas le han surgido porque varias veces ha comprado por Internet y casi
siempre ha tenido que pagar los portes, ¿en una empresa pasará lo mismo?
¿paga los portes el que compra?

Otro factor a tener en cuenta cuando realizamos una compra es el transporte y sus
costes. Los gastos de transporte son los que se originan por trasladar la mercancía
desde el almacén del proveedor al almacén del cliente.

Según el medio de transporte utilizado se denominan portes o fletes.

● Portes: cuando se utiliza transporte terrestres (por carretera o ferrocarril).

● Fletes: cuando se utiliza transporte fluvial o aéreo (barco o avión).

Los gastos de transporte nos van a incrementar el coste del producto, por ello, es
importante negociarlo con el proveedor e intentar que vayan a su cargo.