Resumen de la Gestión de Proyectos.

1) La gestión de proyectos: La gestión de proyectos no está perfectamente

definida, cada profesional tiene enfoques distintos a la hora de gestionar sus
proyectos: unos valoran más el control y el seguimiento mientras que otros se
centran en los aspectos de liderazgo y gestión de personas.

2) ¿Qué es un proyecto? Un proyecto es un conjunto de actividades coordinadas y

controladas, con fechas de inicio y fin definidas, encaminado a la creación de un
producto o servicio único y conforme a unos requisitos específicos, incluyendo
limitaciones de tiempo, coste y recursos.

3) ¿Qué es la gestión de proyectos? Se conoce como la aplicación de un conjunto

de conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas a las actividades de un
proyecto para satisfacer los requisitos del proyecto.

4) ¿Por qué la gestión de proyectos? Porque para que los proyectos lleguen a
buen puerto es necesario que exista una gestión integral del proyecto que
abarque todo el ciclo de vida de este, es decir, desde que el proyecto es sólo una
necesidad o idea, hasta el cierre formal del mismo. La gestión del proyecto es un
elemento imprescindible para lograr la calidad del resultado final.

5) ¿Quién participa en la gestión de proyectos? Entre los grupos de interés más

característicos de un proyecto se pueden definir los siguientes: Director de
proyecto, Cliente/Usuario, Equipo de proyecto, Equipo de dirección de proyecto,
Patrocinador e Influyentes.

6) ¿El ciclo de vida de los proyectos? Los proyectos tienen un inicio, un

desarrollo y una finalización. Hay diversas maneras de considerar el ciclo vital
del proyecto; una de las más comunes estima que se divide en cuatro grandes
fases: concepción del proyecto, planificación, implementación y finalización;
otra establece seis fases: reconocimiento de las necesidades, definición de los
requerimientos, diseño del sistema, implementación, verificación y
mantenimiento. Otra perspectiva divide el ciclo vital en seis funciones (selección
del proyecto, planificación, implementación, control, evaluación y terminación).

7) 7.1. Selección del proyecto: Los proyectos surgen de necesidades. El proceso

de gestión de proyecto empieza cuando surge una necesidad que debe ser
satisfecha. La selección del proyecto es sumamente importante, porque
representa un compromiso con el futuro. El proceso de selección del proyecto
 puede originarse en el exterior (un cliente que pide una oferta) o internamente
(un director que propone una mejora).

7.2. Planificación: Un plan es un mapa que indica cómo ir de un punto a otro.

La planificación se desarrolla especialmente para cada proyecto. Al comienzo,
es común tener un plan previo (informal), es decir, una idea general de lo que el
proyecto demandaría si se emprendiera. La planificación formal es mucho más
detallada. Se identifican los hitos del proyecto, y se fijan las tareas y su
interdependencia.

8) 8.1. Ejecución o implementación: La ejecución del proyecto está en el corazón

mismo de todo proyecto, ya que implica hacer las cosas que hay que hacer (tal
como han sido formuladas en el plan del proyecto) a fin de producir algo que
satisfaga las necesidades de los usuarios.
8.2. Control: A medida que se implementa el proyecto, su responsable debe
controlar su progreso. Examinar lo que se hizo hasta ese momento, compararlo
con lo planificado y determinar si ha7y discrepancias importantes entre ambas
cosas (variaciones). Para el proceso de control es fundamental la recolección y el
análisis de los datos.

9) Evaluación: Todo proyecto atraviesa diversas evaluaciones: evaluaciones

técnicas, las apreciaciones del personal, las revisiones de objetivos y las
auditorías. Las evaluaciones se producen durante el proyecto y también al final.
Sin duda, el papel básico de la evaluación es diferente en estos dos casos. La
evaluación durante el proyecto permite utilizar los resultados para modificar el
rumbo del trabajo. La evaluación al final del proyecto debe servir como ejercicio
para verificar lo aprendido: permite aplicar ese conocimiento a otros proyectos
para mejorarlos.

10) Terminación: Todos los proyectos tienen un final (aunque sea su cancelación
anticipada). Cuando un proyecto termina, las responsabilidades del responsable
de proyecto continúan: hay que realizar diversas tareas finales. La índole de esas
tareas depende del carácter del proyecto.

11) Procesos de gestión de proyectos: El enfoque que se sigue para abordar la

gestión de proyectos es basada en un conjunto de procesos que se reconocen
como buenas prácticas. Entendiendo por buenas prácticas que existe un acuerdo
general en el cual la aplicación de esos procesos en la gestión de proyectos
aumenta las posibilidades de éxito en una amplia variedad de proyectos. Más
adelante se describirán los procesos que pueden formar parte en la gestión de
proyectos. Estos se basan en los procesos de la norma ISO 10006 de Sistemas de
Gestión de Calidad.
12) Procesos relacionados con la coordinación en el proyecto: Esta parte incluye
los procesos y actividades que son necesarias para identificar, definir, combinar,
unificar y coordinar los distintos procesos y actividades del proyecto.

 Iniciar el proyecto: Esta parte del inicio del proyecto conlleva lo que es la
definición, autorización y la apertura formal del proyecto, en el cual se irán
documentando las necesidades de negocio, la justificación del proyecto,
cuáles son los requisitos del cliente, del patrocinador y demás interesados.
Además, se incluye una descripción a alto nivel del nuevo producto, servicio
o resultado, el cual será destinado a satisfacer dichos requisitos o
necesidades.
 Desarrollar el plan del proyecto: El proceso de desarrollar el plan incluye
las acciones necesarias para definir, integrar y coordinar todos los planes
complementarios en un plan de gestión. El plan de gestión definirá cómo se
ejecuta, se supervisa, se controla y se cierra el proyecto.
 Gestionar la ejecución del proyecto: Gestionar la ejecución de un proyecto
requiere acciones para ejecutar el plan de gestión y lograr los objetivos del
proyecto, tales como: asignar personal al proyecto, obtener presupuestos,
ofertas, etc., seleccionar proveedores, utilizar y controlar los recursos,
implementación de los métodos y normas planificadas, gestionar los riegos,
crear, verificar y validar los productos entregables, recoger datos sobre el
proyecto, entre otros.
 Supervisar el trabajo del proyecto: En esta parte hay que ocuparse de dar
un seguimiento a todas las actividades del proyecto, cubriendo los procesos
relacionados con el inicio, la planificación, la ejecución y el cierre. También
se adoptan medidas correctivas o preventivas para controlar el rendimiento
del proyecto.
 Control integrado de cambios: En esta parte se ocupan de que el plan de
gestión del proyecto, el alcance del mismo y los productos entregables se
mantengan actualizados mediante una gestión cuidadosa y continua de los
cambios que puedan aparecer, ya sea rechazándolos o aprobándolos.
 Cerrar el proyecto: Este proceso de cerrar un proyecto comprende
establecer los procedimientos para interactuar y coordinar la aceptación
formal de los productos entregables y lo que es la transferencia del proyecto
completado o cancelado según corresponda. Toda esta información queda
registrada en caso de ser necesitada en un futuro.
13) Procesos relacionados con el alcance: Estos procesos comprenden los procesos
necesarios para asegurarse de que el proyecto incluya solamente el trabajo
requerido para completar el proyecto satisfactoriamente.

 Definir el alcance: Implica describir en detalles los productos entregables

del proyecto y el trabajo necesario para crear tales productos entregables.
  Definir las actividades: Esto implica identificar y documentar las
actividades que se realizarán dentro del alcance del proyecto para lograr los
objetivos del mismo.
 Verificar y controlar el alcance: Esta parte se ocupa de revisar los
productos entregables, obtener la aceptación formal, gestionar los cambios y
controlar su impacto sobre el alcance del proyecto.

14) Procesos relacionados con el tiempo: Estos son los procesos que se centran en
determinar las dependencias y duración de las actividades planificadas,
estableciendo los plazos de realización de las tareas, las fechas en que se
producirán las entregas y aquellas en que deben recibirse los productos
adquiridos y los trabajos entregados a terceros, etc. Su objetivo es lograr la
conclusión del proyecto a tiempo.

 Establecer las secuencias de las actividades: Esto implica identificar y

documentar las relaciones lógicas e interdependencias entre las actividades
del proyecto. Las cuales deben estar ordenadas de forma lógica con
relaciones de procedencia adecuadas, así como sus adelantos y retrasos.
 Estimar la duración de las actividades: Esta parte determina la cantidad de
períodos laborables necesarios para completar cada actividad. Aquí se
requiere estimar el esfuerzo necesario y la cantidad prevista de recursos que
se aplicarán para poder llevar a cabo esas actividades.
 Desarrollar el cronograma: Este proceso determina las fechas de inicio y
finalización planificadas para las actividades. El cronograma nos ayuda a
poder medir el avance.
 Controlar el cronograma: Se ocupa de determinar el estado actual del
cronograma del proyecto, influir sobre los factores que crean cambios en el
cronograma y determinar los cambios en el mismo, gestionándolos a medida
que suceden. Las desviaciones deben identificarse, analizarse y, si es preciso
actuar sobre las mismas.

15) Procesos relacionados con los costes: Estos procesos se ocupan de la

predicción y gestión de los costes del proyecto. Su propósito es asegurar que las
actividades se completen dentro del presupuesto aprobado.
 Estimar los costes: Implica desarrollar una aproximación de los costes de
los recursos necesarios para completar cada una de las actividades
contempladas en el cronograma, esto incluye, entre otros, la mano de obra,
los materiales, los equipos, los servicios y las instalaciones, etc.
 Elaborar los presupuestos: Este conlleva sumar los costes estimados de las
distintas actividades del cronograma para poder establecer una línea base de
coste, que servirá para la supervisión del rendimiento del proyecto.
 Controlar los costes: Este implica influir sobre los factores que producen
cambios en la línea base de coste, gestionar y registrar los cambios reales
cuando se produzcan, informar de los cambios, realizar el seguimiento del
 rendimiento del coste y actuar para mantener los posibles sobrecostes dentro
de límites aceptables.

16) Procesos relacionados con la calidad: Este conlleva identificar las normas de
calidad que son relevantes para el proyecto y determinar el modo de
satisfacerlas. La planificación de calidad debe tener en cuenta las concesiones
entre costes y beneficios.

 Planificar la calidad: Esto conlleva en identificar las normas de calidad que

son relevantes para el proyecto y determinar el modo de satisfacerlas.
 Realizar aseguramiento de la calidad: Consiste en la aplicación de
actividades planificadas y sistemáticas relativas a la calidad, para garantizar
que el proyecto cumple con los requisitos.
 Realizar control de calidad: Esto implica supervisar los resultados del
proyecto, para determinar si cumplen con las normas de calidad relevantes e
identificar los modos de eliminar las causas de resultados insatisfactorios.

17) Procesos relacionados con los recursos: Se ocupan de planificar y controlar los
recursos necesarios para alcanzar los objetivos del proyecto.

 Planificar los recursos: Involucra la determinación de los recursos de las

actividades del proyecto, especificando cuales son estos recursos que
cantidad de cada recurso se utilizará, y cuándo estarán disponibles para
realizar las actividades del proyecto.
 Controlar los recursos: Este se realiza para supervisar los recursos del
proyecto, adaptándose acciones correctivas o preventivas cuando sea
pertinente.

18) Procesos relacionados con el personal: Estos se orientan a la creación de un

ambiente en el que las personas puedan contribuir efectiva y eficazmente a la
consecución de los objetivos del proyecto.
 Definir el equipo del proyecto: Esto consiste en determinar los roles del
proyecto, las responsabilidades, y crear el plan de gestión del personal. Esto
permite tener todo documentado y asegurar que cada actividad tenga un
propietario y todos los miembros comprenda claramente cuáles son sus roles.
 Gestionar el equipo del proyecto: Gestionar el proyecto conlleva mejorar
las competencias e interacciones de los miembros del equipo, hacer un
seguimiento de su desempeño, dar retroalimentación y coordinar cambios a
fin de mejorar el rendimiento del proyecto.

19) Procesos relacionados con las comunicaciones: El objetivo al que apuntan estos
procesos es lograr los intercambios de información necesarios para garantizar unas
comunicaciones exitosas.
  Planificar las comunicaciones: Aquí se obtiene el plan de gestión de las
comunicaciones, en el cual se define la información que va a ser
formalmente comunicada, los medios para transmitirla, el sistema de gestión
de información a implementar, la frecuencia de dicha comunicación, quien
recibe y quien envía la información, etc.
 Gestionar la información y los interesados: Esto implica poner la
información necesaria a disposición de los interesados en el proyecto de
manera oportuna, satisfaciendo sus necesidades y resolviendo polémicas con
los mismos.

20) Procesos relacionados con los riesgos: Estos buscan aumentar la probabilidad
y el impacto de los eventos positivos, y disminuir la probabilidad y el impacto
de los eventos adversos para el proyecto.

 Planificar la gestión de riesgos: Conlleva decidir cómo abordar y llevar a

cabo las actividades de gestión de riegos de un proyecto.
 Identificar los riegos: Determina los riesgos que pueden afectar al proyecto
y documenta sus características.
 Analizar los riesgos: Evalúa los riesgos para determinar la probabilidad de
ocurrencia, el impacto del riesgo, el impacto acumulativo de múltiples
riesgos y la prioridad de cada riesgo.
 Planificar la respuesta a los riesgos: Desarrolla opciones y determina
acciones para mejorar las oportunidades y reducir las amenazas a los
objetivos del proyecto.
 Controlar los riesgos: Un control efectivo y una monitorización adecuada
de los riesgos proporcionan avisos tempranos de los riesgos y ayudan a
ejecutar una toma de decisiones efectiva.

21) Procesos relacionados con las adquisiciones: Este se encarga de comprar fuera
del equipo del proyecto los productos, servicios o resultados necesarios para
realizar el trabajo.

 Planificar las adquisiciones: Aquí se determina la mejor forma de

satisfacer las necesidades del proyecto, comprando los productos y servicios
fuera de la organización.
 Planificar la contratación: Consiste en preparar los documentos necesarios
para soportar las respuestas de los proveedores a los requisitos de las
adquisiciones, y de la misma forma establecer los criterios de evaluación y
selección de proveedores.
 Solicitar respuesta a proveedores: Aquí se obtienen respuestas, tales como
ofertas y propuestas, de potenciales proveedores acerca de la forma en que
puede cumplirse con los requisitos de adquisición.
 Seleccionar proveedores: Esto implica la recepción de ofertas o propuestas
y la aplicación de los criterios de evaluación para seleccionar un proveedor.
  Administrar el contrato: Este proceso engloba las actividades de
negociación y puesta en marcha del contrato, monitorización de resultados,
gestión del control de cambios en el contrato y el control y monitoreo de los
riesgos.
 Cerrar el contrato: Esto implica la verificación del cumplimiento del
contrato y obligaciones contractuales. La verificación del contrato se
relaciona principalmente con la aceptación de los entregables. Los criterios
de aceptación del producto y las acciones relativas a este proceso deben estar
claramente reflejados en el contrato.

22) Procesos relacionados con la mejora: Estos se encargan de que la organización

aprenda de los proyectos, utilizando los resultados de la medición y el análisis de
los datos derivados de los procesos del proyecto y aplicando acciones
correctivas y preventivas.

 Medición y análisis: Este implica asegurar que la medición, recopilación y

validación de datos es eficaz y eficiente, para mejorar el desempeño de la
organización e incrementar la satisfacción del cliente.
 Mejora continua: Este proceso se desarrolla para que la organización pueda
aprender de los proyectos. Se establece la información que necesita y un
sistema para su identificación, recopilación, almacenamiento, actualización y
recuperación en los proyectos. Esta información necesaria para aprender de
los proyectos y poder mejorarlos continuamente, deriva de la información
contenida dentro del propio proyecto, incluyendo la retroalimentación de los
clientes y de otras partes interesadas.