PROCESOS ADMINISTRATIVOS

PLANEACIÓN.- Consiste en establecer anticipadamente los objetivos, políticas, reglas,

procedimientos, programas, presupuestos y estrategias de un organismo social, es decir, determina qué hacer,
cómo y cuándo hacerlo, y quién ha de hacerlo.

La planeación cubre la brecha que va desde donde estamos hasta dónde queremos ir. Hace posible que
ocurran cosas que de otra manera nunca sucederían; aunque el futuro exacto rara vez puede ser predicho, y los
factores fuera de control pueden interferir con los planes mejor trazados, a menos que haya planeación, los
hechos son abandonados al azar.

La planeación es un proceso intelectualmente exigente; requiere la determinación de los cursos de

acción y la fundamentación de las decisiones, en los fines, conocimientos y estimaciones razonadas.

La tarea de la planeación es exactamente: minimización del riesgo y el aprovechamiento de las

oportunidades.

La naturaleza esencial de la planeación puede ponerse de relieve mediante sus cuatro componentes
principales que son:

1. Contribución a los objetivos y propósitos

2. Primacía de la planeación
3. Extensión de la administración
4. Eficacia de la planeación

El propósito de cada plan es facilitar el logro de los objetivos de la empresa. Puesto que las
organizaciones empresariales de organización, integración, dirección, liderazgo y control están encaminadas a
apoyar el logro de los objetivos empresariales, la planeación lógicamente precede a la ejecución de todas las
funciones
 Principios de la planeación

En la Planeación se pueden considerar los principios siguientes:

Precisión: El cursos o los cursos de acción a seguir deben ser precisos, bien definidos dado que van a
seguir acciones concretas. Mientras que el fin buscado sea impreciso, los medios que coordinemos serán
necesariamente total o parcialmente ineficientes.
Hay que reducir en lo posible el campo de lo eventual y de la imprevisión y emplear planes tan
detallados como sea conveniente.

Flexibilidad: En aparente contraposición al principio de “precisión” antes mencionado, tenemos el que

un curso de acción debe ser “flexible” a fin de poder realizar en él los ajustes o cambios que resulten
convenientes, de acuerdo a la influencia ocasionada por factores internos o externos al organismo social que
nos ocupa; o sea, que todo plan debe dejar suficiente margen, para que se pueda absorber los cambios que
puedan surgir; cambios debido a los imprevisible, o a las variaciones que se hayan presentado en las
circunstancias después de haber cumplido con la etapa de la “previsión” y que se hicieron evidente gracias al
proceso de revisión continua a que todo plan debe estar sujeto. En muchos casos, los cambios en cuestión solo
serán adaptaciones momentáneas, después de realizar las cuales podemos volver a la dirección original.

De ser posible, en el mismo plan original deberán preverse de antemano los caminos a seguir cuando se
establezca la necesidad de realizar cambios en el curso o cursos de acción originales. Igualmente deberán
establecerse desde el principio, los “sistemas” para la revisión rápida y continua de los procedimientos
empleados, así como para la aplicación de las medidas correctivas a que haya lugar.
 Unidad de dirección: Para cada objetivo se sigue un curso de acción definido, adecuadamente
coordinado con los demás objetivos y con sus cursos de acción correspondientes. De tal manera que aunque
dentro de una empresa se estén realizando simultáneamente varios planes, todos ellos deben estar integrados y
coordinados de tal manera, que bien pueda decirse que existe un solo plan general.

Para el logro más eficaz de los objetivos de una empresa, así como para obtener el máximo beneficio,
todos los planes que se estén desarrollando en la misma o que estén por desarrollarse deben consolidarse,
apoyarse mutuamente, y ser congruente en sus fines y en sus medios. Hay que tomar en cuenta que la
planeación general de una empresa es tan fuerte como lo es el más débil de sus planes parciales.

Consistencia: Todo plan deberá estar perfectamente integrado al resto de los planes, para que todos
interactúen en conjunto, logrando así una coordinación entre los recursos, funciones y actividades, a fin de
poder alcanzar con eficiencia los objetivos.

Rentabilidad: Todo plan deberá lograr una relación favorable de los beneficios que espera con respecto
a los costos que exige, definiendo previamente estos últimos y el valor de los resultados que se obtendrán en la
forma más cuantitativa posible. El plan debe expresar que los resultados deben ser superiores a los insumos o
gastos.

Participación: Todo plan deberá tratar de conseguir la participación de las personas que habrán de
estructurarlo, o que se vean relacionadas de alguna manera con su funcionamiento
Pasos en la planeación

Los administradores siguen esencialmente todos los pasos en cualquier tipo de planeación:

1. Detección de las oportunidades aunque precede la planeación real y, por lo tanto, no es estrictamente
parte del proceso de planeación, la detección de las oportunidades tanto en el ambiente externo como dentro de
organización, es el verdadero punto de partida de la planeación. Prelimita las posibles oportunidades futuras y
verla con claridad y de manera compleja, saber dónde se encuentra los puntos débiles y fuertes, comprender que
problema se desean resolver y porque, así como saber lo que se esperar ganar. La plantación requiere de un
diagnostico realista de la determinación de oportunidades.

2. Establecimiento de objetivos. El segundo paso de la planeación consiste en establecer objetivos para

toda la empresa y después para cada unidad de trabajo subordinadas, lo cual debe realizarse tanto para a corto
plazo, como largo. Los objetivos especifican los resultados esperados y señalan los puntos finales de lo que se
debe hacer, a que habrá de darse prioridad y que se debe lograr con la red de estrategias, políticas,
procedimientos, reglas, presupuestos y programas.
 3. Desarrollo de premisas. El tercer paso lógico de la planeación es establecer, difundir obtener consenso
para utilizar premisas críticas de la planeación tales como pronósticos, las políticas básicas y los planes ya
existentes en la compañía. Están son suposición sobre el ambiente en el que plan a de ejecutarse.

4. Determinación de curso alternativo de acción. Consiste en buscar cursos alternativos de acción, en

particular aquellos que no resultan inmediatamente evidentes. Pocas veces hay un plan para el que no existan
alternativas razonables y con bastante frecuencia, una que no es obvia resulta ser la mejor.

5. Evaluación de cursos alternativos de acción. Después de buscar los cursos alternativos y examinar sus
puntos fuertes y débiles el paso siguiente es evaluarlos, ponderando a la luz de las premisas y metas
previamente fijas. Quizás un curso parezca ser el más lucrativo, pero puede ser que requiera un gran
desembolso de efectivo y que sea de lenta recuperación; otro puede parecer menos rentable pero quizás
representa un riesgo menor; otro quizás se adapte a los objetivos de largo plazo de la compañía.

6. Selección de un curso de acción. Este es el punto en el cual se adopta un plan, el punto real de la toma
de decisiones. Ocasionalmente un análisis y evaluación de cursos alternativos revelara que dos o más de ellos
son aconsejables y quizás el administrador decida seguir varios cursos en lugar del mejor.

7. Formulación de planes derivados. Pocas veces cuando se toma una decisión, la planeación está
completa por lo cual se aconseja un séptimo paso, casi invariablemente se necesitan planes derivados para
respaldar el plan básico.
8. Expresión numérica de los planes a través del presupuesto. Se debe presentar una expresión numérica
convertida en presupuesto, si se preparan bien los presupuestos se convierten en un medio para sumar los
diversos planes y fijar estándares importantes contra los que se puedan medir el avance de la planeación.

Elementos de la planeación

A los elementos de la planeación, también se les llama tipos de planes y según éstos, toda operación
debe tener un propósito o meta; generalmente el propósito de los negocios es la producción y distribución de
bienes y servicios económicos (como por ejemplo, el de los tribunales es la interpretación y aplicación de leyes;
el de la universidad la enseñanza, la investigación y la extensión.

A continuación mencionamos los diferentes tipos de planes:

Los propósitos: Las aspiraciones fundamentales o finalidades de tipo cualitativo que persigue en forma
permanente o semi-permanente un grupo social.
 La investigación: Aplicada a la planeación la investigación consiste en la determinación de todos los
factores que influyen en el logro de los propósitos, así como de los medios óptimos para conseguirlos.

Los objetivos: Algunas veces se les llaman metas y actividades, representan no solo el punto final de la
planeación, sino también el lugar hacia donde se encaminan la organización, integración, dirección, liderazgo y
control; así que, los objetivos y metas son considerados como planes.

Las estrategias: Cursos de acción general o alternativas que muestran la dirección y el empleo de los
recursos y esfuerzos, para lograr los objetivos en las condiciones más ventajosas.

Políticas: Son enunciados generales que guían o canalizan el pensamiento o la acción en la toma de
decisiones.

Las políticas delimitan el área dentro de la cual debe tomarse las decisiones y deben estar de acuerdo
con los objetivos; las políticas permiten que los administradores deleguen autoridad a la vez que mantienen el
control.

Las políticas son además: principios generales o filosofías que sirven para orientar la acción del grupo
de trabajo u organismo social; son normas amplias, generales, elásticas y realistas.

El objetivo fija las metas, la política señala los medios genéricos para llegar a ellos.
Las políticas permiten a los jefes aplicar su propio criterio e iniciativo en la toma de aquellas decisiones
a la vez que inspiran y orientan en caso de duda; y, sirven además para suplir omisiones. Ejemplos de políticas
son: Pagar salarios altos, vender solo al contado, promover solamente al personal interno, otorgar descuentos,
capacitar al personal.

Los objetivos son necesarios para dar dirección al individuo y a los esfuerzos del grupo y las políticas
sirven para indicar la estrategia general por medio de la cual son alcanzados aquellos objetivos. Un ejemplo de
política administrativa es: “La política de la empresa será obtener una mayor penetración en el mercado
basándose en la competencia de precios”.

Las políticas se pueden clasificar en básicas, generales y departamentales, ellas identifican al nivel de la
organización.

Programas: “Los programas son los planes mismos; pero en los cuales no solo se fijan los objetivos y
la secuencia de operaciones, sino principalmente se hace referencia al tiempo requerido para realizar cada de
una de sus partes.-Es la consecuencia cronológica que confiere vitalidad y sentido práctico a un plan”. Los
programas pueden ser a corto plazo generalmente a un año y de largo plazo cuando excede ese período.
 Los programas tienen como fundamento el capital necesario y los presupuestos operacionales; los
programas están constituidos por metas, políticas, procedimientos, reglas, asignación de áreas, recursos a
emplearse y otros elementos necesarios para llevar a cabo un curso de acción.

Presupuestos: Considerado como un plan, un presupuesto es la expresión de los resultados esperados

en términos numéricos; hay varios tipos de presupuesto proyectado de ganancias y pérdidas.

Hacer un presupuesto es planear, el presupuesto es un instrumento de control que permite consolidar los
planes de una empresa.
Además de su uso en la planeación, el presupuesto también se utiliza para el control y la coordinación.

Como fuente de coordinación, el presupuesto proporciona información respecto a los planes que se han
hecho, asegurándose de que estén en equilibrio con cada uno de los otros planes.

Procedimientos: Detallan la forma exacta en que debe desarrollarse una actividad; y son guías de
acción más que de pensamiento.

Los procedimientos son aquellos planes formulados dentro de las políticas establecidas, cuya finalidad
es la de señalar la secuencia cronológica más eficiente, destinada a obtener los mejores resultados en cada
función concreta realizada dentro de una empresa o grupo social.
Los procedimientos son más definidos que las políticas y se aplican a actividades específicas para la
realización de ciertas metas bien definidas.

Los procedimientos se dan en todos los niveles de una empresa, pero son más frecuentes en los niveles
de operación, a diferencia de las políticas que se dan en los niveles más altos.

Un procedimiento es: la descripción de cómo cada una de las serie de tareas se van a llevar a cabo,
cuando va a realizarse y por quién, como por ejemplo: Un conjunto de instrucciones específicas para procesar
órdenes. Otro ejemplo: Todos los pasos que hay que dar para la constitución de una empresa mercantil.

Métodos: Es una descripción de cómo un paso del procedimiento puede llevarse a cabo de la mejor
forma posible, ejemplo: la técnica específica en la aplicación de un test de aptitudes es un método; mientras que
la secuencia de pasos para emplear personal constituye un procedimiento.-La simplificación del trabajo
(eliminación de los movimientos innecesarios para hacer un trabajo) debe comenzar con el estudio de los
procedimientos.-Con el empleo de métodos adecuados un gerente podrá lograr mayor eficiencia, comparar
fácilmente los rendimientos, elaborar bases para determinar la capacidad efectiva del personal, lograr calidad
uniforme de productos o servicios, etc.
 Reglas: Dentro del procedimiento tenemos las reglas; las cuales son aplicables al “procedimiento” y al
“método”; las reglas de por tanto, son normas que se refieren a una acción específica y definida; o sea, que una
regla dice con exactitud qué debe hacerse y que no debe hacerse.-Las regla no deja campo o decisión o elección
al jefe en quien se delega autoridad, sino que tan solo le permite analizar si ella es aplicable al caso concreto de
que se trate

CONCEPTO.- El proceso administrativo son las actividades que el administrador debe llevar a cabo
para aprovechar los recursos humanos, técnicos, materiales, etc., con los que cuenta la empresa. También se
refiere a planear y organizar la estructura de órganos y cargos que componen la empresa, dirigir y controlar

FASE.- En la administración de una empresa o grupo social, existen dos fases:

1) Una estructural, en la que a partir de uno o más fines se determina mejor la forma de obtenerlo.

2) Y otra operativa, en la que se ejecutan todas las actividades necesarias para lograr lo establecido
durante el proceso de estructuración

TIPO.-
 IMPORTANCIA.-
IMPORTANCIA DEL PROCESO ADMINISTRATIVO EN LA ACTUALIDAD”
Primero empezare por definir que es el proceso administrativo “es el conjunto de fases o etapas sucesivas a través de las cuales se
efectúa la administración, mismas que se interrelacionan y forman un proceso integral.”
El proceso administrativo como tal se ha definido desde finales del siglo XlX en término de 4 funciones especificas de los gerentes:
planear, organizar, dirigir y controlar las actividades de los miembros de la organización y el correcto manejo de los recursos con los
que cuenta la organización para alcanzar las metas establecidas.
La importancia del proceso administrativo radica en que sigue siendo utilizado hoy en día por la mayoría de las empresas en el mundo,
debido a la universalidad de sus términos y funciones las cuales cuentan con su propia importancia.
La primera etapa del proceso administrativo es la planeación la cual consta de definir los objetivos o metas de la organización,
estableciendo estrategias para lograrlos; es decir es la base del proceso administrativo ya que responde a las preguntas ¿qué hay que
hacer? y ¿cómo se debe llevar a cabo?. Su importancia principal radica en que ayuda y permite a la empresa orientarse hacia el futuro y
prevenir escenarios que se puedan desarrollar en un futuro, así como determinar la cantidad de recursos que la empresa necesitara para
desarrollar sus planes y hacerle frente a las situaciones que se le puedan presentar. Dentro de la planeación se debe de tener una
importante consideración que esta no predice el futuro ayuda para saber qué hacer si se presenta determinada situación en el futuro;
otra cosa que se debe considerar al planear es que no solo hay que prestarle atención al presente si no de la misma manera al futuro
porque puede ser que en el presente te vaya bien pero al no prestarle atención al futuro no puedas disminuir el impacto de esos cambios
que se presentaran en el futuro

BARRERAS.-

En el aspecto administrativo, las barreras pueden ser por la falta de planeación, supuestos no aclarados,
distorsiones semánticas, expresión deficiente, pérdida en la transmisión y mala retención, escuchar mal y
evaluación prematura, comunicación impersonal, desconfianza, amenaza y temor; periodo insuficiente para
ajustarse al cambio; o sobrecarga de información.

Para el administrador es fundamental desbloquear estas barreras para que los procesos entre sus subordinados
sean más eficaces en el momento de obtener los resultados, al igual que en el proceso administrativo es
indispensable el uso de la comunicación.

Barrera Administrativas: Todos formamos parte de una sociedad, institución o empresa, esto quiere decir que
formamos parte de una estructura. Esta estructura, grande y compleja, la mayoría de las veces, por su configuración
puede causar distorsión de mensajes.
Los factores que pueden originar barreara administrativas serian, entre otras:
 La estructura organizacional.
 Los circuitos, redes y patrones de comunicación.
 Defectos en la red formada de la comunicación.
 Ambigüedades en los status y roles.

Estos factores generan barreras relacionadas con:

 Las personas.
 Las ideas.
 La ejecución o rendimiento.
 La organización.

Las dispersiones o barreras que hemos estudiado y las investigaciones realizadas sobre la conducta humana ,dejan
entrever que el hombre vive dentro de un estado de desesperación creciente, debido a lo difícil que se hace en la
actualidad la comunicación. Si por un lado
 PLANEACIÓN ESTRATÉGICA.- La planeación estratégica tiene un tiempo de inicio y ve a futuro
en función de la misión de la empresa. Algunos ejemplos de esta planeación son los que vemos a continuación:

1) Una empresa, en algún momento, fabricaba impresoras. Después de reflexionarlo, los integrantes del
consejo de directores y los vicepresidentes ejecutivos vieron que había oportunidades para la empresa en
el negocio de la comunicación de información; esto expandió su mercado drásticamente en un área
meta.

2) Una organización de granjeros pensaba dedicarse a la producción de verduras, frutas y ganado. Sin
embargo, considerando las oportunidades en la industria, vieron la posibilidad de entrar en el negocio de
comida de preparación rápida. Esto los obligó a analizar las necesidades del consumidor, empaque y
procesamiento para el usuario final.
 3) Una tienda detallista y de ventas por catálogo cambió su misión de vender bienes, a la de venta de
bienes y servicios. Ahora se enfoca en las necesidades de seguros, viajes, tarjetas de crédito y corretaje
para los consumidores, todos proporcionados por ella misma.

4) Un hospital estaba orientado, en alguna ocasión, a brindar servicios médicos a una población de
pacientes hospitalizados. Al reconocer que además de esto, en verdad lo que quería era ser un centro
médico con capacidades de enseñanza e investigación, decidieron hacer lo y buscaron asociarse con una
escuela de medicina.

5) Una pequeña empresa era fabricante de podadoras para césped. Que eran las mejores de la industria.
Otra empresa comenzó a igualar en tecnología. Pronto, la primera empezó a perder ventas. Al
reflexionar sobre el negocio, su propietario vio que las oportunidades no eran como fabricante de
podadoras, sino como de motores para otras herramientas motorizadas. Por consiguiente, se introdujo al
mercado de escardadores, herramientas para jardín y podadora de setos, y de esa manera logró expandir
su mercado. Para describir la planeación estratégica, veamos también algunos de sus atributos:

Intervalo de tiempo. Por lo común largo, mayor de cinco años.

Pregunta fundamental. ¿De qué se trata nuestro negocio? ¿Debemos ampliarlo o restringirlo?

Proceso. Probablemente varios ejecutivos de alto nivel, quizá miembros del consejo de directores; uso
intensivo de personal de staff y asesores de administración; uso del análisis de brechas.

Complejidad. Muchas variables quizá porque deben evaluarse tanto medios externos como internos; se
analizan fortalezas, debilidades y oportunidades.

Grado de estructura. Estructura pequeña o desarrollada específicamente para cada organización. Cada
empresa concibe de manera diferente a la planeación estratégica dependiendo de su cultura, filosofía y personal.

Resultados. Un enunciado muy general que establece con amplitud y por escrito los acuerdos a los que
se llegó en el proceso de planeación: a veces le llama informe de la misión, el cual determina el propósito
básico de la empresa y en qué negocio se concentrará. En resumen, este nivel de planeación considera las
preguntas más genera les, supervisa el medio externo para asegurar que el enfoque sea realista. Esto se hace por
escrito, y se puede comunicar a los involucrados internos y externo.

TÁCTICA U OPERATIVA.- La planeación táctica es el proceso a través del cual los planes de una
organización son llevados a cabo en detalle, tomando en cuenta el desarrollo de los recursos para realizar la
planeación estratégica y partiendo de los lineamientos sugeridos por ésta. Este tipo de planeación analiza en
forma específica las necesidades de cada una de las áreas que componen a la organización, y es uso común de
información tanto interna como externa para su elaboración e implementación. La planeación táctica abarca
generalmente periodos más breves; a la vez, esta etapa se puede minimizar en un tipo de planeación más
específica llamada planeación operacional. Esta última, analiza los procedimientos y reglas definidos con toda
precisión en la planeación táctica y su parámetro principal es la eficiencia.