TECNICO LABORAL EN AUXILIAR ADMINISTRATIVO

MODULO 5.

ADMINISTRACION DOCUMENTAL Y ARCHIVOS

Oliver Polania Calderon

Instituto Fundetec

Docente: Estefany Forero

29 de noviembre de 2024
1.Defina los siguientes conceptos, teniendo en cuenta los conocimientos adquiridos en el

módulo.

ARCHIVO:

En gestión documental, un archivo es una colección organizada de documentos (físicos o

digitales) que se almacenan, gestionan y conservan para su consulta, protección o recuperación
futura. Los archivos son fundamentales para garantizar la preservación de la información y la
continuidad operativa de una organización.

Características del archivo en gestión documental

1. Soporte:
o Físico: Documentos impresos, fotografías, planos, etc.
o Digital: Archivos electrónicos como PDF, imágenes, hojas de cálculo, etc.
2. Organización:
o Clasificación basada en criterios como fecha, categoría, proyecto o cliente.
o Uso de índices y metadatos para facilitar la localización.
3. Ciclo de vida:
o Creación: El documento se genera o recibe.
o Uso: Se consulta, edita o distribuye según las necesidades.
o Conservación: Se guarda por el tiempo que lo requieran las normativas o
necesidades operativas.
o Disposición final: Puede ser destruido, transferido o archivado permanentemente.
4. Acceso y seguridad: Control para garantizar que solo personas autorizadas accedan a
documentos sensibles.

Tipos de archivo en gestión documental

1. Archivo de gestión:
o Se utiliza para documentos activos que son necesarios en las operaciones
cotidianas.
o Ejemplo: Facturas de este año o expedientes en trámite.
2. Archivo central o intermedio:
o Almacena documentos semiactivos que ya no se utilizan con frecuencia pero que
deben conservarse por razones legales o administrativas.
o Ejemplo: Contratos de años recientes.
3. Archivo histórico:
o Contiene documentos de valor permanente para la organización o la sociedad (por
su relevancia administrativa, legal o histórica).
o Ejemplo: Estatutos fundacionales o actas antiguas.
Herramientas de gestión documental

En el ámbito digital, se emplean sistemas de gestión documental (SGD), que permiten:

 Escanear documentos físicos y convertirlos en archivos digitales.

 Organizar documentos usando metadatos.
 Proporcionar acceso rápido y controlado a los archivos.
 Automatizar la eliminación de documentos que han superado su período de retención.

En resumen, un archivo en gestión documental es una herramienta clave para mantener la

información organizada, accesible y protegida durante todo su ciclo de vida.

Un archivo de gestión es un conjunto de documentos activos que se encuentran en constante uso

por una organización para llevar a cabo sus actividades administrativas, operativas o legales.
Estos documentos son esenciales para la toma de decisiones diarias, el seguimiento de procesos y
el cumplimiento de tareas vigentes.

Características de un archivo de gestión

1. Temporalidad:
o Contiene documentos con un valor inmediato, pero que serán transferidos o
eliminados una vez que pierdan vigencia.
2. Frecuencia de uso:
o Se consulta regularmente como parte de las operaciones diarias.
3. Ubicación:
o Generalmente, está cerca del área o departamento que lo utiliza, para facilitar el
acceso.
4. Organización:
o Los documentos suelen estar clasificados según criterios funcionales, como
temas, proyectos, fechas o expedientes.
5. Soporte:
o Puede incluir tanto documentos físicos como digitales.

Ejemplos de documentos en un archivo de gestión

 Facturas del mes en curso.

 Expedientes de empleados en activo.
 Contratos vigentes con clientes o proveedores.
 Correspondencia reciente.
 Informes en proceso de revisión o aprobación.
Importancia del archivo de gestión

1. Eficiencia operativa: Permite a los empleados acceder rápidamente a la información que

necesitan para realizar sus funciones.
2. Cumplimiento normativo: Garantiza que la organización disponga de la documentación
requerida para auditorías, inspecciones o trámites legales.
3. Organización: Ayuda a mantener el control sobre los documentos activos, evitando
duplicidad o pérdida de información.

Relación con otros tipos de archivo

El archivo de gestión es la primera etapa del ciclo de vida documental. Una vez que los
documentos dejan de ser necesarios en las operaciones diarias, pueden:

 Transferirse al archivo central para su conservación temporal.

 Destruirse, si no tienen valor residual.
 Incorporarse al archivo histórico, si poseen un valor permanente.

En resumen, el archivo de gestión es esencial para el funcionamiento eficiente de una

organización, asegurando que los documentos activos estén disponibles y bien administrados
mientras sean útiles.

Archivar es el proceso de organizar, clasificar y guardar documentos o información en un lugar

adecuado para su conservación, protección y fácil recuperación cuando sea necesario. Es una
actividad clave en la gestión documental, ya que garantiza el acceso eficiente a la información y
su preservación a lo largo del tiempo.

Elementos clave del archivado

1. Organización:
o Se establecen criterios para clasificar los documentos (por tema, fecha, número de
expediente, etc.).
2. Conservación:
o Se almacenan los documentos en condiciones adecuadas para evitar su deterioro,
tanto en formato físico como digital.
3. Acceso:
o Se implementan sistemas que permiten localizar y consultar los documentos de
forma rápida y segura.
4. Eliminación o transferencia:
o Al final de su ciclo de vida, los documentos archivados pueden destruirse,
transferirse a otro archivo (central o histórico) o conservarse indefinidamente.
Tipos de archivado

1. Físico:
o Consiste en guardar documentos impresos en carpetas, cajas o estanterías,
siguiendo un sistema lógico y ordenado.
2. Digital:
o Implica almacenar archivos electrónicos en sistemas de gestión documental, bases
de datos o plataformas en la nube.

Importancia de archivar

 Preservación de la memoria: Mantiene un registro histórico y administrativo de las

actividades de una organización.
 Eficiencia: Facilita la recuperación de información relevante para la toma de decisiones.
 Cumplimiento normativo: Asegura que se conserven los documentos requeridos por
leyes o regulaciones.
 Reducción de riesgos: Protege la información contra pérdidas, daños o accesos no
autorizados.

En resumen, archivar es una actividad esencial para la organización y el manejo adecuado de la

información, garantizando su uso eficiente y su conservación en el tiempo.

COMPLETA LA FRASE.

De acuerdo con la clasificación de archivos podemos deducir que: según el lugar de

emplazamiento los archivos se clasifican en: • Generales o centralizados: documentos que

se conservan en el mismo lugar y es consultado por ___Distintos

departamentos_________________________________________________. •

Descentralizados o _______Parciales______________________: se encuentran en las

distintas dependencias de la entidad. Estos a su vez pueden ser: • Departamentales o por

secciones. - en el propio ___Departamento___________________________ por ser

utilizado constantemente por este.

Clasificacion de los archivos.

SEMIACTIVOS INACTIVOS GENERALES

Los archivos semiactivos son Los archivos inactivos son La clasificación de los archivos
aquellos que contienen aquellos que contienen generales se refiere a la forma
documentos que ya no se usan documentos que han perdido su en que se organizan y gestionan
regularmente en las actividades utilidad operativa y ya no se los documentos de toda una
diarias de una organización, consultan regularmente, pero organización, teniendo en cuenta
pero que deben conservarse por que deben conservarse por su naturaleza, función, uso,
razones legales, administrativas, razones legales, administrativas, valor y soporte. Los archivos
fiscales o históricas. Su históricas o archivísticas. Su generales pueden incluir
clasificación depende de clasificación ayuda a organizar, documentos de todas las áreas o
diversos criterios que facilitan preservar y disponer de ellos de departamentos, por lo que su
su organización, conservación y manera adecuada. clasificación es clave para
recuperación. garantizar un acceso eficiente y
Clasificación de los archivos una conservación adecuada.
Clasificación de los archivos inactivos
semiactivos Clasificación de los archivos
1. Por función o generales
1. Por función o actividad:
actividad: o Administrativos: 1. Por su función dentro
o Administrativos: Documentos que de la organización:
Documentos reflejan la o Administrativos:
relacionados con organización y Documentos
la gestión interna, funcionamiento relacionados con
como actas, interno, como la gestión y
informes o actas, operación de la
correspondencia memorandos o organización,
institucional. políticas como
o Legales: institucionales. correspondencia,
Contratos, o Legales: actas, informes, y
convenios, Contratos, circulares.
demandas o escrituras, litigios o Legales:
documentos o documentos Contratos,
relacionados con que sirven como convenios,
procesos legales. prueba jurídica. escrituras, y
o Financieros y o Contables y documentos
contables: financieros: vinculados a
Facturas, Balances, procesos
presupuestos, auditorías, jurídicos o
balances, declaraciones normativos.
declaraciones fiscales o recibos o Financieros:
fiscales, etc. que ya Facturas,
o Técnicos: Planos, cumplieron su presupuestos,
manuales o uso operativo. balances, estados
 especificaciones o Históricos: financieros, y
técnicas de Documentos con registros
proyectos. valor permanente contables.
por su relevancia o Técnicos: Planos,
cultural, social o manuales,
institucional. especificaciones
2. Por temporalidad o técnicas y otros
vigencia: documentos
o De consulta específicos de
ocasional: 2. Por valor documental: proyectos o
Documentos que o Primario: productos.
se requieren Documentos que o Históricos:
esporádicamente tienen valor legal Documentos que
para consultas o administrativo reflejan la
específicas. y se conservan historia,
o Con valor de por normativas evolución y
conservación: específicas. logros de la
Documentos que o Secundario: organización.
deben guardarse Aquellos con
por un tiempo valor histórico,
definido para cultural o
cumplir patrimonial, que 2. Por el ciclo de vida del
normativas se destinan al documento:
legales o archivo histórico o Activos o de
administrativas. para preservar la gestión:
o Pendientes de memoria Documentos en
disposición institucional. uso constante
final: para las
Documentos que actividades
están en espera diarias.
de su 3. Por temporalidad: o Semiactivos o
transferencia al o Con plazo intermedios:
archivo histórico definido: Documentos que
o de su Documentos que ya no son de uso
eliminación. deben frecuente pero
conservarse que deben
durante un conservarse por
tiempo razones legales o
3. Por origen o establecido por administrativas.
procedencia: leyes o políticas o Inactivos:
o Externos: internas antes de Documentos que
Documentos su eliminación. han cumplido su
recibidos de otras o De conservación función operativa
organizaciones, permanente: y se conservan
instituciones o Documentos que solo por su valor
clientes. no se eliminan histórico, legal o
 o Internos: por su patrimonial.
Documentos importancia
generados por la histórica, cultural
propia o legal.
organización, 3. Por soporte:
como reportes o o Físicos:
expedientes. Documentos en
4. Por soporte: papel, libros,
o Físicos: mapas, planos,
Documentos en microfilms, etc.
4. Por soporte: papel, microfilm, o Digitales:
o Físicos: Papeles, mapas o Archivos
libros, planos u cualquier soporte electrónicos
otros documentos tangible. como
en formato o Digitales: documentos PDF,
tangible. Archivos hojas de cálculo,
o Digitales: electrónicos, correos
Archivos como electrónicos, y
electrónicos documentos PDF, bases de datos.
almacenados en bases de datos o
sistemas de correos
gestión electrónicos.
documental, 4. Por procedencia o área
bases de datos o funcional:
dispositivos de o Recursos
almacenamiento. 5. Por área de Humanos:
procedencia: Expedientes de
o Recursos empleados,
Humanos: contratos
5. Por clasificación Expedientes laborales,
temática: laborales, evaluaciones de
o Archivos contratos de ex desempeño.
organizados colaboradores o o Ventas y
según áreas evaluaciones Marketing:
específicas, como pasadas. Contratos
recursos o Comercial: comerciales,
humanos, ventas, Registros de estudios de
producción, etc. ventas, contratos mercado,
vencidos, registros de
estudios de clientes.
mercado o Producción o
Características de los archivos antiguos. técnica:
semiactivos o Proyectos: Manuales,
Planes especificaciones
 Frecuencia de uso baja: finalizados, técnicas, reportes
Los documentos no se informes de de
 proyectos mantenimiento.
necesitan concluidos, etc. o Administración:
constantemente, pero su Documentos de
conservación sigue gestión interna,
siendo necesaria. correspondencia,
 Almacenamiento 6. Por disposición final: y actas.
centralizado: Se suelen o Transferibles al
trasladar a un archivo archivo
intermedio o central, histórico:
separado del área de Documentos de 5. Por clasificación
trabajo activa. valor permanente temática:
 Temporalidad definida: que deben o Se organiza
Permanecen en el preservarse. según el tema o
archivo semiactivo hasta o Sujetos a contenido del
que cumplen su período eliminación: documento, por
de retención. Documentos que ejemplo:
han cumplido su contratos,
En resumen, la clasificación de ciclo de vida correspondencia,
los archivos semiactivos es completo y no normatividad,
esencial para garantizar su tienen valor etc.
adecuada organización y residual.
facilitar su consulta o o Conservación
disposición final, de acuerdo temporal:
con las políticas y normativas de Documentos en 6. Por temporalidad:
la organización. espera de cumplir o Corto plazo:
el tiempo mínimo Documentos que
legal para decidir se necesitan
su destino. durante un
período breve.
o Mediano plazo:
Documentos que
Características de los archivos deben
inactivos conservarse
durante un
 Frecuencia de consulta tiempo definido.
baja o nula: Su uso en la o Largo plazo o
operación diaria es permanentes:
inexistente. Documentos con
 Almacenamiento valor legal,
especializado: Suelen administrativo o
trasladarse a histórico que
instalaciones específicas requieren
para garantizar su conservación
preservación. indefinida.
 Relevancia residual: Se
conservan por
 normativas, para
auditorías futuras o por 7. Por disposición final:
su valor histórico. o Conservación
permanente:
La clasificación de los archivos Documentos que
inactivos facilita su gestión se transfieren al
eficiente, asegurando que se archivo histórico
conserven los documentos por su valor
importantes y se eliminen los cultural o
innecesarios según los institucional.
lineamientos establecidos. o Eliminación:
Documentos que
han cumplido su
ciclo de vida y no
tienen valor
residual.

Importancia de la clasificación

 Facilita el acceso rápido

a la información.
 Optimiza la gestión del
espacio de
almacenamiento.
 Garantiza el
cumplimiento de
normativas legales.
 Permite la preservación
adecuada de documentos
relevantes.

En resumen, los archivos

generales se clasifican para
mantener el control sobre los
documentos de una
organización, asegurando su uso
eficiente y su preservación
según sus características y
necesidades.
4.MARCO CON UNA X LA RESPUESTA CORRECTA:

Es el registro de la correspondencia. Consiste en anotar toda comunicación tanto de

entrada como de salida que se establezca con el exterior.

A. REGISTRO

B. REGISTRO MULTIPLE

C. REGISTRO GENERAL.

D. REGISTRO DE CORRESPONDENCIA. X

Los órganos administrativos podrán crear en las unidades administrativas

correspondientes de su propia organización otros registros con el fin de facilitar la

presentación de escritos y comunicaciones. Dichos registros serán auxiliares del registro

general, al que comunicarán toda anotación que efectúen.

A. REGISTRO

B. REGISTRO MULTIPLE

C. REGISTRO GENERAL.

D. REGISTRO AUXILIAR X

Para inscribir todos aquellos documentos que han sido archivados

A. REGISTRO

B. REGISTRO MULTIPLE X

C. REGISTRO GENERAL.

D. REGISTRO AUXILIAR
 5. El Archivo de forma no informatizada conlleva una serie de tareas concatenadas que

podemos definir en tres apartados:

El archivo de forma no informatizada (o archivo manual) conlleva una serie de tareas

interrelacionadas que se pueden definir en tres apartados principales:

1. Recepción y clasificación:
o Este apartado incluye la recepción de los documentos que llegan a la
organización, ya sea en formato físico (correspondencia, informes, etc.) o
mediante la recopilación de documentos generados internamente. Los documentos
deben ser clasificados adecuadamente según criterios preestablecidos (por
ejemplo, por tipo de documento, por departamento o por fecha) para facilitar su
posterior localización.
2. Archivado y almacenamiento:
o Una vez clasificados, los documentos se archivan en un sistema de
almacenamiento físico adecuado, como carpetas, cajas o estantes. En esta etapa,
se garantiza que los documentos estén bien protegidos, etiquetados y organizados
para que puedan ser consultados de manera rápida y eficiente en el futuro. Este
paso también puede implicar la organización de documentos en función de su
ciclo de vida (por ejemplo, activos, semiactivos, inactivos).
3. Acceso, consulta y disposición final:
o Esta fase abarca la consulta y recuperación de documentos cuando sea necesario,
así como la disposición final de los mismos. Esto puede implicar la transferencia
de documentos a archivos históricos, su destrucción o su conservación
permanente, dependiendo de su valor y el ciclo de vida que tengan los
documentos. También se incluye el proceso de actualización de registros y la
verificación del estado de los documentos archivados.

Estas tres tareas permiten gestionar de manera eficiente los archivos no informatizados, aunque
en el mundo moderno, muchas organizaciones optan por sistemas informatizados para agilizar y
optimizar estos procesos.
6. Elaboro un mapa conceptual sobre la clasificación de los documentos.

CLASIFICACION DE

LOS DOCUMENTOS

LAS ACCIONES

ESTRUCTURA ORGANICA

LOS ASUNTOS O

MATERIAS

CLASIFICACIONES

FUNCIONAL
CLASIFICACION ORGANICA

CLASIFICACION POR

MATERIAS

SISTEMA ESTABLE

SISTEMA OBJETIVO

POR SU

NATURALEZA

 Documentos
administrativos:
Correspondencia,
memorandos, informes,
actas, políticas internas,
entre otros.


Documentos legales: Contratos,

acuerdos, escrituras, registros legales,

demandas, etc.
 Documentos financieros:

Facturas, recibos, estados financieros,

balances, informes contables.

 Documentos técnicos:
Planos, especificaciones
técnicas, manuales, informes de
ingeniería, patentes.


  Documentos históricos:
Archivos con valor histórico,
como actas fundacionales,
documentos de importancia
cultural o institucional.
 7. Teniendo en cuenta las características fundamentales de estos documentos, elabora:

A. Memorando

B. Notificación

C. Circular.

D. Instructivo

Memorando

Santiago de Cali 25 de octubre 2023

Por medio de la presente se le informa que el día 25 de noviembre del presente año usted

ha incurrido en una falta al llegar tarde a esta empresa. Le recuerdo que el horario de ingreso a su

área de trabajo es a las 11:00 AM y tiene una tolerancia máxima de 10 minutos. Por ser la

primera vez que comete esta falta el presente memorándum se restringirá a una llamada de

atención. De repetirse esta falta la empresa tomara las acciones correspondientes.

Atentamente

Jorge Robledo

Director de planta
NOTIFICACIÓN

Fecha: 29/11/2024

De: Jairo Varela

Director grupo niche
ORQUESTA GRUPO NICHE

Para: Oliver Polania Calderon

MUSICO 1ra Trompeta
BELLAS ARTES

Asunto: Audición para conformar la orquesta

Estimado/a OLIVER POLANIA CALDERON:

Por medio de la presente, se le notifica que revisado su video el cual nos dimos a la tarea de
revisar minuciosamente, los jurados y el director de la orquesta GRUPO NICHE, Nos
permitimos informarle que fue preseleccionado para conformar nuestra agrupación, así las cosas,
deberá presentarse el día de mañana 30 de diciembre del 2024 para firmar su contrato
correspondiente.

Atentamente,
JAIRO VARELA
Director grupo NICHE
3165087674
[email protected]

CIRCULAR

CIRCULAR 010 DE 2022

(Mayo 17)
Para: SECRETARIOS/AS DE DESPACHO, DIRECTORES/AS DE DEPARTAMENTOS
ADMINISTRATIVOS, GERENTES, PRESIDENTES/AS, DIRECTORES/AS DE
ESTABLECIMIENTOS PUBLICOS, UNIDADES ADMINISTRATIVAS ESPECIALES
EMPRESAS INDUSTRIALES Y COMERCIALES DEL DISTRITO, SOCIEDADES DE
ECONOMIA MIXTA, SOCIEDADES PUBLICAS, EMPRESAS DE SERVICIOS
PUBLICOS EMPRESAS SOCIALES DEL ESTADO, ALCALDES(AS) LOCALES,
VEEDURIA DISTRITAL.

De: SECRETARÍA GENERAL DE LA ALCALDÍA MAYOR DE BOGOTÁ, D.C

Asunto: REITERACIÓN PROCEDIMIENTO PARA EL TRÁMITE DE SITUACIONES

ADMINISTRATIVAS - CIRCULAR 095 DE 2020

Radicado: 2-2022-15103

Respetados(as) doctores(as), reciban un cordial saludo.

Atendiendo el procedimiento establecido en la Circular 095 de 2020 de la Secretaría General y

con miras a garantizar la gestión efectiva, eficiente y oportuna de las situaciones administrativas
de los servidores y servidoras que por competencia debe conceder la señora Alcaldesa Mayor y/o
la Secretaria General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C., se reitera el cumplimiento de los
términos con los cuales deben ser radicadas las correspondientes solicitudes ante la Secretaría
General, así:

1. Las solicitudes relacionadas con situaciones administrativas deben ser radicadas con
antelación de mínimo siete (7) días hábiles a la fecha de inicio.

2. Las solicitudes de licencias por enfermedad, maternidad paternidad y luto deberán ser
informadas al momento de la ocurrencia del hecho

3. Las solicitudes de vacaciones que impliquen pago, se deberán radicar con una antelación de
mínimo treinta (30) días hábiles a la fecha de inicio del disfrute.

De igual forma, es preciso indicar que, para tramitar comisiones de servicios, se deberán allegar
los siguientes documentos.

1. Solicitud que incluya:

1.1. Certificación en la que conste el nombre completo, identificación, denominación del cargo,
dependencia y entidad a la cual pertenece la persona que requiere la comisión.

1.2. Denominación y fechas de inicio y terminación del evento.

1.3. Fechas de ida y regreso al lugar de la comisión, teniendo en cuenta lo dispuesto en el

artículo 2.2.5.5.25 del Decreto 1083 de 2015, modificado por el Decreto 648 de 2017.
1.4. Indicar quién asume los gastos de tiquetes aéreos y viáticos, y si se requiere que la entidad
realice un traslado presupuestal para los mismos. En caso de que los gastos que genera la
comisión sean asumidos en forma parcial por la entidad y un organismo, debe indicarse la
diferencia.

1.5. Invitación al evento expedida por el gobierno extranjero u organismo internacional que
incluya la respectiva naturaleza jurídica y la discriminación de los gastos que se pagarán en el
exterior, de acuerdo con lo dispuesto en el artículo 2.2.5.5.40. del Decreto 1083 de 2015,
modificado por el Decreto 648 de 2017, si a ello hubiere lugar.

Cuando la invitación sea en idioma diferente al español, la misma deberá acompañarse de la

respectiva traducción, la cual no tiene que ser "traducción oficial".

1.6. Justificación del porqué la asistencia del comisionado al evento es importante para la
entidad; adicionalmente debe exponerse la relación directa entre el objeto del evento y las
funciones del(a) servidor(a) público(a) comisionado(a).

1.7. Visto bueno del Secretario/a de Despacho cabeza del respectivo sector administrativo,
cuando la solicitud sea de entidades descentralizadas, el cual deberá estar acreditado a través de
cualquier medio electrónico.

2. Certificado de Disponibilidad Presupuestal cuando la Entidad asuma total o parcialmente el

costo de la comisión.

3. Resolución del Ministerio del Interior que autoriza la comisión, cuando quien asume total o
parcialmente los costos de la misma sea un gobierno extranjero u organismo internacional, en
cumplimiento a lo dispuesto en el artículo 129 de la Constitución Política.

4. Proyecto de acto administrativo en archivo "Word".

5. Aclaración del porcentaje de viáticos que se otorga discriminados por días.

6. Los demás documentos que soportan la comisión, como contratos y convenios.

Adicionalmente, en caso de Secretarios(as) de Despacho, Directores(as), Gerente, Veedor(a),

Alcalde(sa) Local, y demás miembros del Gabinete Distrital que requieran de encargo, se deberá
allegar la siguiente documentación:

1. Certificación de cumplimiento de requisitos del cargo de la persona que va a quedar encargada

o a quien se debe asignar funciones, en la cual se especifique nombre completo, identificación,
denominación del cargo actual, dependencia y entidad a la cual pertenece la persona e indicar
que cumple requisitos para el respectivo cargo de acuerdo con el manual de funciones de cada
Entidad.
2. Certificados de antecedentes: Procuraduría General de la Nación, Contraloría General de la
República, Personería de Bogotá, D.C., y Policía Nacional de Colombia.

3. Fotocopia de la cédula de ciudadanía de la persona encargada o a quien se asignará funciones.

En todo caso, al momento de solicitar el trámite de una comisión, las entidades deben tener en
cuenta los lineamientos sobre austeridad y transparencia del gasto público emitidos mediante el
Decreto Distrital 492 de 2019.

Las solicitudes que sean radicadas de forma extemporánea o con la documentación

incompleta, serán devueltas sin tramitar y la entidad debe radicar nuevamente la solicitud

Finalmente, se recuerda que las solicitudes deben ser radicadas ante la Secretaría General de la
Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C., con copia a la Dirección de Talento Humano, en las
instalaciones de esta Secretaría, ubicada en la Carrera 8 No. 10 - 65 o remitidas al correo
electrónico [email protected]

La presente Circular modifica en lo pertinente la Circular 095 del 10 de diciembre de 2020

Cordialmente,

MARIA CLEMENCIA PÉREZ URIBE

SECRETARIA GENERAL

ALCALDIA MAYOR DE BOGOTÁ D.C.

Aprobó: Luz Karime Fernández Castillo - Subsecretaria Corporativa

Revisó: Luisa Betancourth - Contratista Subsecretaria Corporativa
Proyectó: Nathalie Andrea Ríos Muñoz - Asesora.

INSTRUCTIVO

Reglas generales de circulación

Artículo 14.- De la circulación vehicular.

1. En todas las vías, los vehículos circularán dentro de un carril, salvo cuando realicen maniobras

para adelantar o cambiar de dirección.

2. En vías de cuatro carriles o más, con tránsito en doble sentido, ningún vehículo podrá utilizar
los carriles que se destinan a la circulación en sentido contrario.

3. Se prohíbe circular sobre marcas delimitadoras de carriles, ejes separadores o islas

canalizadoras.

4. La circulación alrededor de rotondas será por la derecha, dejando a la izquierda dicho

obstáculo, salvo que existan dispositivos reguladores específicos que indiquen lo contrario.

Ver la Resolución del Min. Transporte 3027 de 2010 DECRETA: Artículo 1°. El artículo 1° de

la Ley 769 de 2002, quedará así: Artículo 1°. Ámbito de aplicación y principios. Las normas del

presente Código rigen en todo el territorio nacional y regulan la circulación de los peatones,

usuarios, pasajeros, conductores, motociclistas, ciclistas, agentes de tránsito, y vehículos por las

vías públicas o privadas que están abiertas al público, o en las vías privadas, que internamente

circulen vehículos; así como la actuación y procedimientos de las autoridades de tránsito.

En desarrollo de lo dispuesto por el artículo 24 de la Constitución Política, todo

colombiano tiene derecho a circular libremente por el territorio nacional, pero está sujeto a la

intervención y reglamentación de las autoridades para garantía de la seguridad y comodidad de

los habitantes, especialmente de los peatones y de los discapacitados físicos y mentales, para la

preservación de un ambiente sano y la protección del uso común del espacio público.

Le corresponde al Ministerio de Transporte como autoridad suprema de tránsito definir,

orientar, vigilar e inspeccionar la ejecución de la política nacional en materia de tránsito. Las

autoridades de tránsito promoverán la difusión y el conocimiento de las disposiciones contenidas

en este código. Los principios rectores de este código son: seguridad de los usuarios, la

movilidad, la calidad, la oportunidad, el cubrimiento, la libertad de acceso, la plena

identificación, libre circulación, educación y descentralización. Artículo 2°. El artículo 3° de la

Ley 769 de 2002, quedará así: Artículo 3°. Autoridades de tránsito. Para los efectos de la

presente ley entiéndase que son autoridades de tránsito, en su orden, las siguientes:

Artículo 3°. Autoridades de tránsito. Para los efectos de la presente ley entiéndase que

son autoridades de tránsito, en su orden, las siguientes: El Ministro de Transporte Los

Gobernadores y los Alcaldes.

El Sistema Nacional de Archivos en Colombia: Pilar de la memoria y la

transparencia

La adecuada gestión documental es crucial para garantizar la transparencia, la preservación de la

memoria histórica y la eficiencia administrativa en cualquier Estado. En Colombia, el Sistema
Nacional de Archivos (SNA), establecido y regulado por la Ley General de Archivos (Ley 594
de 2000), se presenta como una herramienta indispensable para organizar, proteger y hacer
accesible el patrimonio documental del país. Este ensayo aborda la conceptualización y
funciones del SNA colombiano, argumentando sobre su relevancia y los desafíos que enfrenta en
el cumplimiento de sus objetivos.

Conceptualización del Sistema Nacional de Archivos

El SNA en Colombia es definido como el conjunto articulado de instituciones, normas,

procedimientos y recursos destinados a garantizar la adecuada gestión de los archivos y la
preservación del patrimonio documental de la nación. Según la Ley 594 de 2000, este sistema
tiene como objetivo principal coordinar las políticas públicas de gestión documental para
garantizar el ciclo de vida de los documentos y su acceso en condiciones de seguridad,
eficiencia y transparencia.

La ley establece los principios básicos para la organización archivística, enfatizando que los
documentos deben considerarse parte del patrimonio cultural y ser gestionados en todas las fases
de su ciclo vital: creación, uso, conservación y disposición final. Esta conceptualización refuerza
el archivo como un recurso estratégico para la administración pública y la ciudadanía.

Funciones delegadas al Sistema Nacional de Archivos

La Ley General de Archivos asigna funciones específicas al SNA, diseñadas para cumplir su
misión de garantizar una gestión documental eficiente y responsable. Entre estas funciones
destacan:

1. Normatividad y regulación: Establecer lineamientos y directrices para la administración

de archivos en todas las entidades públicas, asegurando un manejo homogéneo y
adecuado de la información documental.
2. Capacitación y asesoría técnica: Brindar formación y orientación a las instituciones y
profesionales encargados de la gestión documental, fomentando la profesionalización de
la archivística como disciplina.
3. Conservación del patrimonio documental: Promover la protección, restauración y
conservación de los documentos de valor histórico, cultural o administrativo, evitando su
deterioro o pérdida.
4. Garantía del acceso público: Facilitar el acceso de los ciudadanos a la información
contenida en los archivos, en cumplimiento del derecho a la información consagrado en
la Constitución Nacional.
5. Supervisión y control: Vigilar el cumplimiento de las normas archivísticas por parte de
las entidades públicas y privadas que administran documentos de interés público,
previniendo irregularidades como la destrucción indebida de información.
6. Innovación tecnológica: Impulsar el uso de herramientas tecnológicas para digitalizar y
modernizar los procesos archivísticos, permitiendo una gestión más eficiente y accesible.

Importancia del Sistema Nacional de Archivos

El SNA colombiano no solo organiza y preserva documentos, sino que también fortalece la
democracia al garantizar la transparencia y la rendición de cuentas. A través de una adecuada
gestión documental, las instituciones pueden demostrar su actuar frente a la ciudadanía,
fomentando la confianza en las autoridades públicas.

Adicionalmente, la preservación del patrimonio documental es esencial para la construcción de

la memoria histórica del país, especialmente en un contexto como el colombiano, donde los
conflictos sociales y políticos han marcado profundamente la identidad nacional. Los archivos
juegan un rol fundamental al ofrecer evidencia de hechos históricos, lo que contribuye al
reconocimiento y reparación de las víctimas.

Desafíos del Sistema Nacional de Archivos en Colombia

 A pesar de sus avances, el SNA enfrenta desafíos significativos, como la falta de recursos
financieros y técnicos en muchas instituciones públicas, la resistencia a adoptar tecnologías
modernas y la insuficiente capacitación de algunos encargados de los archivos. Asimismo, la
preservación de documentos en entornos digitales presenta nuevos retos relacionados con la
seguridad, la integridad y la accesibilidad de los datos.

Otro desafío importante s la falta de cultura archivística en algunas instituciones, que perciben
los archivos como una carga administrativa en lugar de un recurso estratégico. Para superar estas
barreras, es necesario reforzar la sensibilización sobre la importancia de la archivística y
fomentar la colaboración interinstitucional.

Conclusión

El Sistema Nacional de Archivos de Colombia, respaldado por la Ley General de Archivos, es un

pilar fundamental para garantizar una administración pública eficiente, la protección de la
memoria histórica y la promoción de la transparencia. Si bien enfrenta desafíos importantes, su
fortalecimiento es esencial para consolidar una gestión documental moderna y accesible, en
beneficio de las instituciones y de los ciudadanos. A través de la profesionalización, la
innovación tecnológica y una mayor inversión en recursos, el SNA puede desempeñar un papel
clave en el desarrollo democrático y cultural del país.

9- Elabore un cuadro sinóptico sobre la categorización de los archivos públicos.

 Ejemplo: en uso administrativo.

Correspondencia, informes,
ARCHIVOS DE GESTION
expedientes activos Documentos

 Almacenan temporalmente
información que puede ser consultada.
CATEGORIZACION  Documentos en etapa semi-activa.
ARCHIVOS CENTRALES
DE ARCHIVOS

 Documentos inactivos con valor

patrimonial, histórico o cultural.
ARCHIVOS HISTORICOS
Conservación permanente.
 GENERADOS POR
ARCHIVOS ENTIDADES GUVERNAMENTALES

PUBLICOS
EJEMPLO: MINISTERIOS,ALCALDIAS,HOSPITALES
POR SU PROCEDENCIA
PUBLICOS

 Administrados por entidades

privadas, pero considerados de
relevancia social.
ARCHIVOS 

PRIVADOS DE

INTERES PUBLICO

ARCHIVOS DE FUNDACIONES,
CORPORACIONES DE IMPACTO
PUBLICO.
 Documentos
de
organismos
nacionales.
NACIONAL Documentos de organismos
nacionales.
POR SU
Ejemplo: Archivos del
NIVEL TERRITORIAL Congreso, Presidencia.

 Documentos generados por departamentos.

DEPARTAMENTAL  Ejemplo: Gobernaciones, asambleas

departamentales.

MUNICIPAL Documentos generados por

municipios.

Ejemplo: Alcaldías, concejos

municipales.
  Relacionados con la
gestión y operaciones
institucionales.

ADMINISTRATIVOS
Ejemplo: Actas,
presupuestos.

POR   Documentos que preservan la

memoria colectiva.
SU CONTENIDO HISTORICOS  Ejemplo: Mapas antiguos, documentos
de la colonia.

 Información especializada.
 Ejemplo: Planos, estudios
TECNICOS
científicos.
10.Establezca una ruta basada en la normatividad legal vidente sobre el acceso y consulta de
documentos publicos.

A continuación, se presenta una ruta general basada en la normatividad legal vigente en

Colombia sobre el acceso y consulta de documentos públicos, fundamentada principalmente en
la Ley 1712 de 2014 (Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública) y otras
disposiciones legales:

Ruta para el Acceso y Consulta de Documentos Públicos

1. Identificación de la necesidad de información

 Determinar qué tipo de información se requiere: administrativa, histórica, técnica, etc.

 Verificar si la información está catalogada como pública o si tiene restricciones
(clasificación o reserva).

2. Verificación de disponibilidad

 Revisar si la información está disponible en canales abiertos como:

o Portales web oficiales.
o Sistemas de gestión documental (Si Colombia Compra Eficiente o Archivo
General de la Nación).

3. Presentación de la solicitud

 Paso 1: Identificar la entidad que posee el documento.

o Ejemplo: Secretaría de Educación, Alcaldía, Gobernación.
 Paso 2: Realizar la solicitud por medio de los canales establecidos por la entidad:
o Portal web.
o Oficinas físicas.
o Correo electrónico.

4. Cumplimiento de requisitos formales

 Proveer la información necesaria para la solicitud:

o Nombre y documento de identificación del solicitante.
o Descripción clara de la información requerida.
o Motivo (en caso de que sea requerido, aunque no obligatorio según la Ley 1712).

5. Plazos para la respuesta

  La entidad debe responder dentro de los 10 días hábiles siguientes a la radicación de la
solicitud, de acuerdo con el artículo 14 de la Ley 1712 de 2014.
 Si la información no está en su poder, deberá remitir la solicitud a la entidad competente
en un plazo de 5 días hábiles.

6. Resolución de acceso

 La entidad:
o Aprueba la consulta: Proporciona acceso directo a la información, ya sea física o
digital.
o Niega la consulta: Justifica la negativa con base en excepciones legales
(información clasificada o reservada).

7. Recurso de reposición o apelación

 En caso de negativa o respuesta incompleta, el solicitante puede interponer recursos de:

o Reposición (ante la misma entidad).
o Apelación (ante la entidad superior).

8. Protección del derecho

 Si los recursos son fallidos, el solicitante puede:

o Acudir a la Acción de Tutela para garantizar su derecho al acceso a la
información pública.

9. Consultar las excepciones legales

 La información pública puede restringirse si:

o Es clasificada: Relacionada con seguridad nacional o defensa.
o Es reservada: Protege derechos fundamentales como la privacidad.

10. Acceso a la consulta

 Si la solicitud es aprobada:
o La entidad proporciona acceso al documento, ya sea en:
 Consulta física.
 Descarga digital.
 Copia certificada.
11. Elabore un plegable (folleto en CANVA) con la información más sobresaliente del módulo
visto. (recuerde las normas establecidas.