Tema 1: La Industria MICE

1. Concepto MICE
MICE (Meetings, Incentives, Congress, Exhibitions) representa el turismo de reuniones o
negocios, enfocado en eventos profesionales presenciales, virtuales o híbridos que buscan
objetivos de aprendizaje y negocio.

1.1 Turismo MICE​

Se refiere a un nicho en la hotelería orientado a eventos presenciales y al turismo de negocios.
La hotelería (gestión de hoteles) no debe confundirse con la hostelería (servicios de
alimentación).

1.2 Eventos Profesionales

●​ Características: Tienen lugar en un destino específico, tiempo determinado, con
participación de profesionales.
●​ Objetivos: Networking, transmisión de conocimientos, presentación de productos,
generación de negocios, motivación de equipos.

2. Tipos de Eventos MICE

Eventos Privados (Empresariales):
○​ Reuniones de empresa: Convenciones, kick-offs, workshops, entre otros.
○​ Motivación y Team Building: Refuerzan el espíritu de equipo y la productividad.
○​ Viajes Incentivos: Premian y motivan a los equipos con actividades planeadas.

Eventos Abiertos (Sectoriales):

○​ Congresos: Debate de temas de interés común.
○​ Ferias y Exposiciones: Espacios para promocionar productos y servicios.

3. Players del Sector

Convention Bureau: Promoción de destinos para atraer eventos.
Venues (Espacios): Hoteles, restaurantes, bodegas, transporte y proveedores.
Agencias: Creatividad y producción de eventos (OPC, Team Building, diseño de stands, etc.).

Tema 2. Reuniones y Convenciones (Meetings)

2.1 Definición y Objetivos
Reunión: Evento privado de al menos dos días, orientado al negocio y con un mínimo de 50
participantes.​
Objetivos: Balance empresarial, comunicación de metas, estrategias, networking y motivación.

2.2 Creatividad y Espacios

●​ Concepto Creativo: Temática alineada a los objetivos de la empresa (aprendizaje,
ventas, motivación).
●​ Criterios para seleccionar el destino: Conectividad, atractivo turístico, clima, espacios
singulares.

2.3 Logística y Comunicación

●​ Traslados y alojamiento: Planificación previa, preferiblemente en el mismo hotel.
●​ Comunicación: Incluye "Save the date", convocatorias, recordatorios y uso de Apps
para detalles del evento.

2.4 Sesiones de Trabajo

●​ Preparación: Definir temas, seleccionar ponentes y formatos (mesas redondas,
talleres).
●​ Dinamización: Interacción y actividades complementarias (team building, creatividad).

2.5 Cena de Gala y Espectáculo

●​ Cena: Menú exclusivo en un espacio emblemático, con decoración y vestuario formal.
●​ Espectáculo: Original y adaptado al perfil de los asistentes.

2.6 Valoración del Evento

●​ Feedback: Cuestionarios en papel o Apps para evaluar logística, comunicación y
desarrollo del evento.
●​ Análisis: Identificación de problemas y mejoras futuras.

2.7 Motivación y Team Building

Actividades diseñadas para cohesionar equipos, mejorar la productividad y fomentar el orgullo
de pertenencia.

Tema 3: Incentivos
3.1 ¿Qué es un incentivo?
 ●​ Definición: Un incentivo es un estímulo que se ofrece a una persona o empresa con el
objetivo de mejorar su rendimiento o incrementar su productividad.
●​ Ejemplos: Pueden ser regalos atractivos o experiencias como viajes, entradas a
espectáculos o eventos deportivos.

Viajes de Incentivo
●​ Definición: Los viajes de incentivo son una recompensa diseñada para motivar y
premiar a los empleados o clientes de una empresa.

●​ Características:
○​ Actividad planificada para construir relaciones de grupo o reconocer un trabajo
bien hecho.
○​ Totalmente personalizado para ofrecer una experiencia única.

3.2 Elección del destino

Atractivo turístico
●​ El destino debe sorprender, ser atractivo y estimulante para motivar a los asistentes a
alcanzar los objetivos marcados por la empresa.
Distancia
●​ Considerar la proximidad del destino, especialmente si el tiempo es limitado, para
minimizar el tiempo de desplazamiento.

Estabilidad política y social

●​ Es importante elegir destinos seguros y evitar aquellos con inestabilidad.
●​ Consultar las Recomendaciones de viaje del Ministerio de Asuntos Exteriores.

Posicionamiento
●​ El destino debe reflejar los valores y el posicionamiento de la empresa. Ejemplos:
○​ Lujo: Mónaco, Dubái.
○​ Vanguardia tecnológica: Singapur, EE. UU.
○​ Naturaleza: Costa Rica, Nueva Zelanda.
○​ Convencionales: Marruecos, Las Vegas.
Valores éticos
●​ Preferencia por destinos que respeten los derechos humanos y valores democráticos.
3.3 Selección de alojamiento y restauración
Hotel
●​ Los hoteles deben destacar por su ubicación, decoración, historia o encanto especial.
●​ Deben ofrecer calidad, prestigio y una experiencia inolvidable.
Restaurantes
●​ La gastronomía debe ser de alta calidad, variada y representar la cultura local.
●​ Incluir experiencias únicas como espectáculos no culinarios o cenas temáticas.

3.4 Programa de contenidos

Actividades durante el viaje
●​ Diseñar experiencias personalizadas y únicas:
○​ Inmersión en la cultura y costumbres locales.
○​ Actividades y visitas atípicas adaptadas a los perfiles de los asistentes.
○​ Combinar el tiempo libre con actividades planificadas.

Visitas culturales: Adaptar las visitas obligadas para turistas, haciéndolas exclusivas y
memorables.

3.5 Campaña de comunicación

Clave: La comunicación debe mantener el interés y motivar a los participantes desde la
planificación hasta la ejecución.

Tematización: Crear un concepto temático como hilo conductor (storytelling) para generar
cohesión y entusiasmo.

Tema 4: Planificación de un congreso

4.1. ¿Qué es un congreso?
Un congreso es un evento profesional donde asistentes de una misma profesión o sector se
reúnen de forma periódica (anual, bianual, etc.) para intercambiar conocimientos y compartir
ideas.
●​ Objetivo principal: Compartir conocimiento.
4.2. Tipos de congresos
Según su periodicidad
 1.​ Congresos ordinarios:
○​ Se celebran con cierta periodicidad, como anual o bianual.
○​ También conocidos como congresos periódicos en algunos países.
2.​ Congresos extraordinarios:
○​ Se realizan de forma puntual por razones excepcionales, como emergencias o
eventos específicos.
○​ Ejemplo: Congresos realizados durante la pandemia de COVID-19.
Según su finalidad
1.​ Congresos sociales: Enfocados en transmitir avances o mejoras que impacten
positivamente en la sociedad.
2.​ Congresos profesionales: Dirigidos a mejorar aspectos privados de un colectivo, sin
impacto directo en la sociedad.
3.​ Congresos generales o mixtos: Combina aspectos privados y profesionales para
lograr mejoras tanto en el ámbito privado como social.

Congresos oficiales
1.​ Congresos constituyentes: Definen líneas políticas, normas, reglamentos o estatutos.
2.​ Congresos reconstituyentes: Reafirma los principios o estatutos de una organización
tras haberse desviado de su misión inicial.
4.3. Ámbito, temas y público objetivo
Ámbito y temas
●​ El ámbito (como medicina, tecnología o innovación) permanece constante en todas las
ediciones de un congreso.
●​ Los temas a tratar cambian y se actualizan en función de las demandas del público y la
evolución del sector

Público objetivo
●​ Identificar claramente el perfil de los asistentes para definir las necesidades,
expectativas y diseñar un programa acorde.
●​ Esto ayuda a garantizar la participación y el éxito del evento.

4.4. Organización de un congreso

Generación de la idea
●​ Suele surgir de:
 ○​ Asociaciones sectoriales y profesionales.
○​ Organismos públicos, fundaciones o universidades interesadas en divulgar
conocimientos.

Equipos organizadores
1.​ Comité Organizador: Principal órgano gestor, formado por especialistas del sector e
instituciones afines.
2.​ Comité de Honor: Rol representativo e imagen del congreso. Participan en
inauguraciones y eventos clave.
3.​ Comité Técnico: Encargado del programa científico, temática, ponentes y estructura
académica.
4.​ Comité Ejecutivo: Gestiona logística, montajes, espacios, catering y comunicación.
5.​ Comité Local: Maneja aspectos logísticos locales, como proveedores y espacios.
6.​ Otros comités específicos: Por ejemplo: comité financiero, logístico, de protocolo o
relaciones públicas.
7.​ Secretarías: Ejecutan el plan de trabajo definido por los comités.

4.5. Imagen del congreso

●​ Logotipo: Es fundamental para la identidad visual del evento.
○​ En congresos periódicos, es recomendable diseñar un logotipo reutilizable para
todas las ediciones, creando una imagen de marca sólida.

4.6. Financiación de un congreso

●​ Los costes de un congreso incluyen: alquiler de espacios, honorarios de ponentes,
documentación, comunicación, etc.
●​ Es necesario definir fuentes de ingresos que cubran los costos y generen beneficios

4.7. Presupuesto
●​ Elaborar un presupuesto inicial con los gastos previstos.
●​ Asegurar que los ingresos sean mayores que los costos para garantizar beneficios.

4.8. OPC (Organizadores Profesionales de Congresos)

 ●​ ¿Qué son?​
Empresas especializadas en la organización de congresos que cuentan con experiencia
y recursos técnicos.

●​ Funciones: Ofrecen servicios de planificación y ejecución para instituciones que no

cuentan con los recursos necesarios.

Tema 5: Celebración de un congreso

5.1. Gestión de participantes
1.​ Congresistas:
○​ Grupo más numeroso (100-200 en pequeños congresos; hasta 2,000-3,000 en
grandes).
○​ Objetivos: adquirir conocimientos, conocer tendencias, establecer o fortalecer
contactos.
2.​ Ponentes:
○​ Expertos seleccionados con antelación por el comité técnico.
○​ Proceso complejo que requiere planificación previa.
3.​ Expositores:
○​ Empresas con productos/servicios relevantes exponen en áreas comerciales.
○​ Se debe elaborar un listado de empresas potenciales según su público objetivo.
4.​ Representantes institucionales:
○​ Invitados para apertura y clausura.
○​ Aportan prestigio y repercusión al evento.

5.2. Inscripciones
1.​ Establecimiento del precio:
○​ Fórmula común de financiación.
○​ Se calcula sumando costes, margen de beneficios, y dividiendo por el número
mínimo de asistentes previstos.
○​ Ofrecer diferentes tipos de entradas: base y premium (incluyendo workshops,
networking, etc.).
○​
2.​ Periodo de inscripción:
○​ Puede comenzar hasta un año antes.
 ○​ Ofrecer descuentos por inscripción anticipada.
3.​ Proceso de inscripción:
○​ Debe ser simple, digitalizado y rápido.
○​ Realizarse mediante formulario online con diferentes opciones de entradas y
formas de pago.

5.3. Protocolo y escaleta

1.​ Protocolo:
○​ Recibir autoridades y ponentes, acreditaciones, atención en sala VIP,
inauguraciones, y clausura.
○​ Coordinación con azafatas y menciones a patrocinadores e instituciones.
2.​ Escaleta:
○​ Documento cronológico de tareas, tiempos y responsables.
○​ Compartido con todos los equipos involucrados (organización, audiovisuales,
proveedores, etc.).

5.4. Comunicación y promoción

1.​ Sitio web: Centraliza información del evento: fechas, lugar, programa preliminar.
2.​ Invitación: Emailing a base de datos (asistentes de ediciones anteriores y públicos
relevantes).
3.​ Otros canales: Redes sociales, blogs, y otras plataformas digitales.

5.5. Montaje y ensayos

1.​ Personalización del espacio: Fachadas, entrada principal, hall, zona de
acreditaciones, escenario, salas de trabajo, espacios comunes (networking, catering,
etc.).
2.​ Montaje de exposición comercial: Requiere más tiempo. Planificar con días de
antelación.
3.​ Audiovisuales y ensayos: Probar sonido, imagen y presentaciones. Ensayos para
ponentes.
4.​ Reunión de coordinación: Involucra a todos los proveedores para revisar tareas
finales.
5.6. Celebración del congreso
1.​ Recepción de asistentes, acreditaciones y entrega de documentación.
 2.​ Coordinación del acto de apertura y sesiones (ponencias, mesas redondas, workshops).
3.​ Supervisión de catering (coffee breaks, cócteles, etc.).
4.​ Desarrollo del programa social y acto de clausura.

5.7. Poscongreso
-​ Tareas posteriores:
○​ Entrega de certificados de asistencia.
○​ Publicación de contenidos (resúmenes de sesiones, exposiciones, etc.).
○​ Valoración y análisis (asistencia, datos, número de expositores).
○​ Informe económico final.

Tema 6: Ferias y Exposiciones

6.1. Ferias y Exposiciones
●​ Ferias:
○​ Evento periódico donde empresas de un sector exponen sus productos/servicios.

○​ Clasificación geográfica:
■​ Local: Público de la zona o localidades cercanas.
■​ Regional: Público de una región específica.
■​ Nacional: Abierto a todo el país.
■​ Internacional: Asistentes de todo el mundo.
■​ Virtual: Feria en plataforma digital (popularizó tras la pandemia).

●​ Tipos de ferias según público:

○​ Profesionales: Acceso solo para profesionales del sector.
○​ Público general: Abierta a todo el público.
○​ Mixta: Inicia solo para profesionales, luego abre al público general.

●​ Ferias comerciales:
○​ Sectoriales: Focalizadas en un sector específico.
○​ Multisectoriales: Diversos sectores en un solo espacio.
○​ B2B (Business to Business): Solo para empresas y profesionales.

●​ Ferias de consumo:
 ○​ Outlet: Productos con descuentos.
○​ De muestras: Exposición y venta con promociones.
○​ Gastronómicas: Enfocadas en alimentos y bebidas.

●​ Ferias turísticas:
○​ Nacionales: Promoción de destinos dentro del país.
○​ Internacionales: Promocionan destinos internacionales
○​ Especializadas: Turismo de aventura, ecoturismo, lujo.

●​ Ferias de innovación y tecnología:

○​ Tecnología: Presentación de avances tecnológicos.
○​ Innovación: Espacios para startups y nuevos proyectos.
○​ Ciencias: Promoción científica, enfocado en jóvenes y académicos.

6.2. Stands de ferias

●​ Costos: El alquiler del espacio y el diseño del stand representan más del 50% de la
inversión de un expositor en ferias.

●​ Tipos de stands:
○​ Modular: Estructura estándar, fácil de montar/desmontar, reutilizable, más
económico.
○​ Semi modular: Personalización y diseño más flexible, fácil de
montar/desmontar, reutilizable.
○​ De diseño: Hecho a medida para un evento, no reutilizable, opción más costosa.