CURSO:

ARCHIVO Y CONTROL DE
DOCUMENTOS
OBJETIVO GENERAL

El presente curso ejemplificara el funcionamiento de un sistema de

archivo de forma general, respecto a las funciones que desempeña en
una institución en este caso la PAOT, proporcionando así conceptos y
bases para que el participante pueda identificar las funciones que
desempeña en el sistema y los procesos que se ven implicados para la
creación de los mismos, mejorarlos y aplicarlos de forma funcional,
permitiendo así el correcto flujo de información para la toma de
decisiones.
 Introducción

En la actualidad con la creación de la Ley de Archivos, la Ley

de Transparencia y Acceso a la Información Pública y la Ley
de Protección de Datos Personales es de vital importancia la
correcta aplicación de las mismas clasificando ordenando y
describiendo de manera correcta la información contenida en
nuestros archivos.

En el presente curso se proporciona conceptos y teoría

básica de archivo para poder clasificar ordenar y describir un
fondo documental, mostrando la importancia y el uso
correcto de los instrumentos de descripción archivística,
manuales de procedimientos y el por qué de la creación de
los mismos, con la finalidad de la creación de políticas
adecuadas para proporcionar un servicio adecuado y
oportuno de la información.
 1. Archivo definiciones

Son documentos acumulados por un proceso natural

en el curso de un trámite de los asuntos de cualquier
tipo, público o privado, en cualquier fecha, y
conservados después para su consulta, bajo la
custodia de las personas responsables de los asuntos
en cuestión o por sucesores.
H. Jenkinson. 1947.

Son aquellos registros de cualquiera institución

pública o privada que hayan sido considerados
ameritar para su preservación permanente con fines
de investigación o para referencia y que han sido
depositados o escogidos para guardarse en una
institución pública.
T.R. Schellenberg. 1956.
 1. Archivo definiciones

El conjunto de documentos se forman en el ámbito de una

persona física o jurídica en el curso del desarrollo de su
actividad y por tanto, ligados por un vínculo necesario; los
cuales, una vez perdido el interés para el desarrollo de la
actividad misma, han sido seleccionados para la
conservación permanente como bienes culturales.
E. Lodolini. 1970.

Archivo es uno o más conjuntos de documentos, sea cual

sea su fecha, su forma y soporte material, acumulados en
un proceso natural por una persona o institución pública o
privada en el transcurso de su gestión, conservados,
respetando aquel orden, para servir como testimonio e
información para la persona e institución que lo produce,
para los ciudadanos o para servir fuentes de la historia.
[Link].
 1. Archivo definiciones

[Link] orgánico de documentos producidos y

recibidos en el ejercicio de sus funciones por las
personas físicas o jurídicas, públicas y privadas.

[Link] institución cultural donde se reúnen, conservan,

ordenan y difunden los conjuntos orgánicos de
documentos para la gestión administrativa, la
información, la investigación y la cultura.

[Link] local donde se conservan y consultan los conjuntos

orgánicos de documentos.
Normas Técnicas de la Dirección de Archivos Estatales
de España.
 1. Archivo definiciones

Conjunto orgánico de documentos organizados y

reunidos por una persona o institución pública o
privada, en el desarrollo de sus competencias, el
cual sirve de testimonio y fuente de información a
las personas o instituciones que los produjeron, a
los ciudadanos o para servir de fuente de estudio
de la historia e investigación.
Ley de Archivos del GDF, 2008.
 2. Importancia del Archivo

Los archivos son muy importantes en la administración ya

que contribuyen a la gestión administrativa es decir juegan
un papel muy importante en la toma de decisiones y a la
gestión documental, permitiendo una mejor organización,
trámite, consulta, conservación y disposición final de los
documentos, procesos que reflejan la mejor imagen de la
empresa.

Los archivos representan el lenguaje natural de la

administración y constituyen un apoyo decisivo en la
gestión de la entidad.
 2. Importancia del Archivo

Por ello, es necesario procurar una racionalización y

control en la producción documental, en atención a los
procedimientos y trámites administrativos, lo mismo que
la normalización de formatos necesarios para la
producción documental.

Asimismo, se requiere normalizar la utilización de

materiales y papelería tendientes a preservar el medio
ambiente.
 [Link] y principios básicos de Archivo

Documento de archivo: es información contenida en

cualquier soporte y tipo documental, producida, recibida y
conservada por cualquier organización (pública o privada) o
persona en cumplimiento de sus obligaciones legales o en el
ejercicio de su actividad o función.

Carácter de los documentos

Unicidad: son únicos a diferencia de otros como los libros o

revistas que son múltiples.
Orgánicos: son parte de un todo estructurado, deben su
existencia a una persona o institución que los produjo y solo
alcanzan sentido relacionándose entre si.
Seriados: se producen uno a uno y se van acumulando de
modo natural en los en los archivos formando series.
 [Link] y principios básicos de Archivo

Gestión documental

Es el conjunto de normas técnicas y prácticas usadas para administrar

el flujo de documentos de todo tipo en una organización, permitir la
recuperación de información desde ellos, determinar el tiempo que los
documentos deben guardarse, eliminar los que ya no sirven y
asegurar la conservación indefinida de los documentos más valiosos,
aplicando principios de racionalización y economía.

Se considera una actividad casi tan antigua como la escritura, que

nació debido a la necesidad de "documentar" o fijar actos
administrativos y transacciones legales y comerciales por escrito para
dar fe de los hechos. Este tipo de documentos se plasmaron
sucesivamente en tablillas de arcilla, hojas de papiro, pergaminos y
papel, cuya gestión se fue haciendo cada vez más compleja a medida
que crecía el tamaño de los fondos documentales.
 [Link] y principios básicos de Archivo

ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS

Conjunto de métodos y prácticas destinadas a planear, dirigir y

controlar la producción, circulación, conservación, uso, selección
y disposición final de los documentos de archivo. Propósito: lograr
eficiencia y eficacia en el manejo de los mismos a lo largo de su
ciclo de vida
 [Link] y principios básicos de Archivo

ELEMENTOS QUE COMPONEN LA ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS

LEGISLACIÓN
ESTRUCTURA
PROGRAMA

LEGISLACIÓN
Ley marco referente a archivos (públicos, privados, administrativos e
históricos

Normas que reglamenten el uso, la conservación, el manejo y el flujo de los

documentos.

Sanciones a quienes contravengan lo dispuesto.

 [Link] y principios básicos de Archivo

ESTRUCTURA
 [Link] y principios básicos de Archivo

PROGRAMA

Los elementos que lo componen:

Constitutivos: Producción, circulación, uso,

conservación, selección y eliminación.

Soporte: Cuadro de clasificación y Catálogo de

disposición documental.
 [Link] y principios básicos de Archivo

CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS

Etapas (fases, edades) en las que se divide al documento de archivo

conforme a su uso, valor y ubicación.
[Link] y principios básicos de Archivo
[Link] y principios básicos de Archivo
4. Clasificación de los Archivos
 4. 1. Archivo de tramite

Etapa Activa

Esta inicia en la unidad central de correspondencia y en las

unidades de documentación en trámite.

Es a partir de la recepción o creación de los documentos que toda

actividad administrativa dentro de las dependencias tiene sustento.
Y es a partir de ese momento que inicia el ciclo de vida de los
documentos.
 4. 1. Archivo de tramite

Es la Unidad responsable de la Administración de documentos de uso

cotidiano y necesario para el ejercicio de las atribuciones de una
unidad administrativa.

Actividades

Recepción de correspondencia
Seguimiento y control de documentos de trámite
Despacho de correspondencia
Organización y control de expedientes
Control y préstamo de expedientes
Transferencia Primaria
 4. 1. Archivo de tramite

Recepción de correspondencia

La recepción de documentos constituye un acto jurídico y administrativo

que compromete a la Dependencia para la realización expedita y
eficiente de un trámite institucional.

Políticas

1.-Garantizar el control y seguimiento institucional de la documentación

recibida por la dependencia, desde el momento de su ingreso
2.-Garantizar la entrega expedita y oportuna de la documentación
recibida, al área que se encargará de su trámite
3.-Garantizar que la documentación recibida sea captada y organizada
sistemáticamente, conservándola como antecedente para futuras
decisiones y gestiones
 4. 1. Archivo de tramite

Seguimiento y control de documentos de trámite

El seguimiento y control de la documentación recibida

oficialmente en la Dependencia para su trámite, constituye
un aspecto medular tanto para el correcto y oportuno
desarrollo de la gestión administrativa, como para la
adecuada integración y preservación de los recursos
informativos de las instituciones públicas.
 4. 1. Archivo de tramite

Políticas

1.-Garantizar que las gestiones que

tengan lugar en la Dependencia, con el
ingreso de la documentación oficial se
lleve a cabo con la debida oportunidad y
calidad.

2.-Que la información tramitada sea

sistemáticamente recuperada y
conservada a nivel institucional, a efecto
de brindar antecedentes completos y
precisos para la correcta toma de
decisiones en los trámites futuros de la
Dependencia.
 4. 1. Archivo de tramite

Despacho de Correspondencia

1.-Garantizar que los documentos

generados por las entidades
administrativas de la Dependencia
sean recibidos oportuna y
completamente por sus destinatarios,
en el contexto del proceso continuo
de tramitación y comunicación
documental.
 4. 1. Archivo de tramite

Archivación y control de documentos en trámite

1.-Mantener el seguimiento y control de los documentos sujetos

a trámite hasta su integración final al archivo, garantizando que
todas las piezas tramitadas sean conservadas de manera
institucional.

2.-Auspiciar que al archivo ingresen sólo documentos oficiales, en

el momento y del modo adecuado.

3.-Conservar sistemáticamente organizados los documentos

gestionados por la Dependencia, integrando lógicamente los
antecedentes institucionales y garantizando su fácil localización y
consulta.
 4. 1. Archivo de tramite

Transferencia

Es el traslado sistemático de la documentación que deja de

tener utilidad inmediata (transferencia primaria).

Políticas

1.-Garantizar que la documentación que carezca de utilidad

inmediata para los trámites de las diversas áreas de la
Dependencia sea entregada oportunamente a las instancias
responsables de su conservación precaucional (Archivo de
Concentración).

2.-Garantizar que sólo sea transferida la documentación que así

lo amerite.
 4. 1. Archivo de tramite

3.-Garantizar que la documentación

transferida sea conservada en
condiciones adecuadas al volumen y
las características de los materiales
semiactivos.

4.-Garantizar que la documentación

transferida sea rápida y correctamente
organizada, de modo que pueda ser
localizada y consultada cuando se
requiera, auspiciando a la vez su
adecuado manejo al prescribir el plazo
de conservación precaucional.
 4.2 Archivo de Concentración

Este tipo de archivo surge como consecuencia del

uso esporádico y de los procesos archivísticos de
expurgo y transferencia de los expedientes que han
terminado su gestión, pero que son necesarios para
apoyarse como referencia o consulta posterior, el
servicio que brindan principalmente es de resguardo,
custodia y administración por un tiempo
determinado, en efecto, su importancia “radica sobre
la base de memoria documental que alberga este
repositorio, por encontrarse en sus fondos
documentación de trámites concluidos como parte
integral de su engranaje administrativo y por ende
forma parte de un sistema informativo y cultural para
la entidad de la administración que la conserva.
 4.2 Archivo de Concentración

En efecto, la conformación del archivo de

concentración se da a partir de expedientes
de consulta eventual que fueron trasladados
para su conservación y administración por el
tiempo que dure su vida semiactiva para su
posterior valoración y en consecuencia
eliminación o transferencia al archivo
histórico.
 4.2 Archivo de Concentración

En este sentido el archivo de concentración es la unidad

responsable de la recepción e identificación de los
expedientes transferidos por el archivo de trámite,
mismos a los que deberá de establecerles un control por
medio de instrumentos técnicos archivísticos para su
posterior préstamo y consulta, tales como son:

Inventarios
Catálogo de disposición documental
Calendario de caducidades

Posteriormente estos instrumentos de control servirán

para hacer valoración y transferencias secundarias.
 4.2 Archivo de Concentración

Para realizar estas actividades el archivo de

concentración debe de llevar a cabo sus
responsabilidades y procesos a través de una
adecuada planeación, organización, dirección,
coordinación y supervisión encaminadas a la
correcta administración de la documentación y
resguardo, así como establecer políticas
generales, de operación y funcionamiento de sus
procedimientos, cuidar las condiciones de higiene
y seguridad, administrar sus recursos todo bajo
las premisas que marca la normatividad o
legislación a la cual están sujetos.
 4.2 Archivo de Concentración

Quizá el más importante sin demeritar a los

anteriormente mencionados procesos archivísticos, es el
aplicado a la documentación transferida a este archivo
después de determinado el período de tiempo que
establece el área generadora o la legislación vigente,
que es; la valoración documental, cuyo propósito es
identificar valores secundarios en los expedientes que
posteriormente formaran parte del archivo histórico.

Cabe mencionar que dentro del ciclo vital del documento

el archivo de concentración se localiza en la fase
semiactiva cuya documentación contenida en el mismo
conserva sus valores primarios, administrativos, fiscales,
legales y contables.
 4.2 Archivo de Concentración

VALORACIÓN

La valoración es realizada en el Archivo de

Concentración cuando los documentos han concluido con
su vigencia documental y prescriben sus valores
primarios así como su consulta esporádica, volviéndose
objeto de análisis por un grupo interdisciplinario que
incluye de manera obligatoria al especialista en la
materia Archivística, el cual emitirá su dictamen con
base en distintas perspectivas.
 4.2 Archivo de Concentración

El Archivo General de la Nación considera la valoración

documental como el proceso de análisis de la información
desde diferentes ópticas , y a partir de los resultados de dicho
análisis se establece su utilidad o valor a lo largo de su ciclo
de vida, asignándosele tiempo y espacio de conservación o
eliminación, también dicho órgano normativo en materia de
archivos a nivel federal considera que hay valoración primaria,
que es el análisis de los documentos para determinar su valor
primario en su etapa activa, como son Administrativos, Legal
y Jurídico, Contable y Fiscal, igualmente la determinación de
los plazos y modalidades de uso de los documentos.
 4.2 Archivo de Concentración

En este sentido, considera la valoración secundaria

como la identificación y aplicación de los usos que los
documentos tendrán para la investigación científica y
social en todos sus campos, así como su utilidad
como fuentes de información de carácter único o
permanente.
 4.3. Archivo histórico

Archivo Histórico

Creados para cumplir con diferentes actividades destinadas a la

conservación de los documentos que por sus características son de
importancia y relevancia para la sociedad o para las Instituciones,
este tipo de archivo está constituido principalmente por
información de carácter evidencial, testimonial e informativa, la
cual es denominada así por la teoría del ciclo vital del documento y
que por su importancia cultural, son de utilidad para los
estudiosos, paleógrafos, historiadores, usuarios e interesados en
general. Este archivo básicamente fundamenta su organización en
lo que conocemos como principio de procedencia y respeto al
orden original, de esta forma los vestigios del pasado son
retomados para acercarse a lo que transcurrió en el tiempo y así
reconstruir la historia de la humanidad.
 4.3. Archivo histórico

La constitución de un archivo histórico surge a consecuencia del

archivo de concentración, ya que a partir de una selección,
nacen las unidades que se convertirán en los fondos
documentales de los Archivos Históricos compuestos por
documentos que se encuentran en la tercera edad dentro del
ciclo vital del documento y que previamente han sido evaluados
por el Archivo de Concentración; a través de una valoración
documental que determina el carácter histórico, esto requiere
tiempo, no podemos pensar que un documento administrativo
pueda ser histórico, ya que los períodos de tiempo son
predeterminados por la misma Entidad o individuo productor, el
momento de esta transición debe ser definitivamente en la
aplicación de la valoración documental particularizada para cada
documento.
 4.3. Archivo histórico

La documentación valorada para constituir un Archivo

Histórico, se puede adquirir de diferentes formas, la
más común es la transferencia documental
secundaria, realizada por el Archivo de
Concentración, compuesta por documentos
producidos por una unidad orgánica Institucional o
personal y a través de la compra de documentos a
coleccionistas o donaciones, esto siempre por un
interés especial para la investigación.
 5. Organización de archivos

ORGANIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS

Primero.- No guardar en un Archivo todo aquello que

no sea material documental.

La organización de los Archivos se basa en dos

principios archivísticos fundamentales:

Principio de Procedencia

Principio de Orden Original

 5. Organización de archivos

PRINCIPIO DE PROCEDENCIA

Es decir, que la documentación debe

organizarse de acuerdo a la persona,
unidad administrativa o entidad
orgánica que le dio origen.
 5. Organización de archivos

PRINCIPIO DE ORDEN ORIGINAL

Los documentos deben guardarse en el orden

que se les dio durante su función
administrativa; esto es, que los documentos
deben conservarse tal y cual fueron
integrados en el curso de la actividad oficial de
la oficina respectiva.
 5. Organización de archivos

Con la ordenación de los documentos se

permiten tres cosas:

1.- Facilitar la localización de los mismos.

2.- Conocer su índole y contenido.

3.- Su mejor conservación.

 5.1. Clasificación

Clasificación

Este vocablo proviene del latín classificare y este

del latín classis y facere, de estos dos el primero
significa “clase” y el segundo “hacer”.

Es decir, ordenar o disponer por clase. Esto no es

otra cosa que agrupar y dividir objetos en base a
sus características, atribuciones comunes o
naturaleza.
 5.1. Clasificación

Aplicada al campo archivístico la clasificación es

esencial para localizar un documento y recuperar su
información llevando de la mano al interesado a
través de conexiones o relación lógica basadas en la
estructura orgánica del Organismo que lo crea; es
decir, la agrupación de los documentos de un acervo
de la misma procedencia (relacionados entre si), por
su contenido y semejanzas partiendo de lo general
para llegar a lo específico y particular.
 5.1. Clasificación

A través de una jerarquización coherente, misma que

se va subdividiendo sucesivamente manteniendo su
dependencia. Para Antonia Heredia la “clasificación
siempre supone establecimiento de clases, de
familias, agrupadas estructural o jerárquicamente
dentro de un conjunto.
 5.1. Clasificación

Esta actividad intelectual es aplicada a fondos o grupos

documentales para llevar a cabo su organización y ha de reflejarse
en un cuadro de clasificador, a fin de conjuntar los documentos con
procedencia y características similares.

El cuadro clasificador puede ser orgánico, funcional y orgánico-

funcional, el primero se adopta según la estructura orgánica de la
Institución generando las secciones y sub-secciones, en el
segundo; estas secciones y sub-secciones surgen según funciones
y actividades que realice la Institución en cuanto al tercero es una
combinación de ambos; no obstante, la diferencia de estas, las
características que deberá tener son iguales; flexibilidad,
sistemáticos, lógicos, sencillos, coherentes pero sobre todo respeto
estricto al principio de procedencia y orden original.
 5.1. Clasificación

El Instituto Federal de Acceso a la Información Pública, a fin de

evitar confusión distingue dos tipos de clasificación uno
denominado de la información y otro archivística, el primero
determina si la información es reservada o confidencial y el
segundo se refiere al proceso de identificación y agrupación de
expedientes homogéneos con base en la estructura funcional de
la Dependencia o Entidad.

En efecto, la clasificación archivística parte de lo general a lo

particular, reflejando la jerarquización por medio de fondo,
sección y serie, esto refiriéndose a la parte funcional, en lo que
respecta a la parte orgánica de cada área generadora se le
asigna clave como referencia.
 5.2. Ordenación

5.2.1 Sistemas de ordenación de expedientes y

documentos

Para el Archivo General de la Nación la ordenación es la

operación de unir un conjunto de documentos relacionando unos
con otros, de acuerdo a una unidad de orden establecida de
antemano.

Cada documento producido cuenta con características internas y

externas, las primeras cuentan con elementos que permiten
establecer un método de ordenación, puesto que cuentan con
fecha de elaboración, en ocasiones con folio, asunto, nombre,
área geográfica, etc.
 5.2. Ordenación

La amplia gama que ofrece la ordenación por medio de

métodos, permite elegir el más conveniente de acuerdo a
las necesidades de cada institución, de manera que
podemos también combinar más de un método es el caso
alfanumérico intercalando letras y números para dejar
mayor referencia generando más de un punto de acceso.

Estos son considerados de acuerdo a las características de

los documentos y de ahí se determinan “…los métodos de
ordenación dependen del criterio establecido: pueden ser las
letras del abecedario (alfabético), las fechas de los
documentos (cronológico), la secuencia de los números
(numérico), o la combinación de ambos (alfanumérico).
 5.2. Ordenación

5.2.2. Sistema Alfabético

El método que emplea letras para referir a los

expedientes es el “Alfabético utiliza el abecedario
como criterio de ordenación y su posición en la
palabra o frase sobre la que se basa. Así cuando se
consideran nombres de persona (método
onomástico), se ordenan poniendo el primer apellido,
seguido del segundo y el nombre propio.”
 5.2. Ordenación

Es óptimo para el área de recursos humanos aplicado

en expedientes de personal. Otro procedimiento es el
geográfico se toma en cuenta por ejemplo el nombre
del país, estado, municipio, colonia etc.

Jerarquizando de mayor a menor.

Ejemplo:

a)Arreguín Contreras Luisa

b)Cortes Mora Juan
c)Trejo Mosqueda José
 5.2. Ordenación

5.2.3. Sistema Numérico

El orden Numérico responde a la generación progresiva de los

documentos asignando por ejemplo un número de folio para controlar
su producción y que no se repita uno de otro “…el numérico establece
la ordenación de los documentos siguiendo la serie de los números
desde el uno en adelante, o agrupaciones de éstos por bloques; es el
empleado, por ejemplo, para los documentos contables.”

Es un control sobre todo para actividad financiera controlando de esta

manera documentos como facturas.

Ejemplo.
a) Folio. 0000354
b) Folio. 0000390
c) Folio. 0000406
 5.2. Ordenación

5.2.4. Sistema Alfanumérico

Es válido combinar dos métodos de ordenación para

especificar más a detalle, un ejemplo es el “…Alfanumérico
consiste en la combinación de letras y números para
componer los códigos de ordenación. La asociación de
caracteres brinda la practicidad de contar con elementos
estructurados que proyectan en una línea desde el órgano
productor pasando por el orden asignado hasta el tiempo de
creación.

Ejemplo:

a) A-01, A-02, A-03,

b) B-01, B-02, B-03,
c) N-04, N-05,
 5.2. Ordenación

Conociendo este amplio rango de métodos por

los que se debe ordenar los documentos, su
propia naturaleza casi de manera directa nos
indican cual es el más adecuado en función del
tipo documental a que se este haciendo
referencia.
 5.3. Descripción

Descripción

Esta actividad en teoría sólo es viable cuando el acervo se

encuentra debidamente clasificado, ordenado e instalado,
considerado como la actividad final del quehacer archivístico,
cuyo propósito es transmitir la información contenida en los
documentos a los interesados, se lleva a cabo a través de la
recopilación, análisis, organización y registro de la información
histórica explicando su contexto y sistema que lo ha producido
partiendo de lo general a lo particular y específico (fondo,
sección, serie, pieza documental) obteniendo como resultado
los distintos tipos de instrumentos de descripción que se
detallan mas adelante.
 5.3. Descripción

Al respecto, Antonia Heredia dice que: “la descripción es el

puente que comunica el documento con los usuarios, en la
cabeza del puente ésta el archivero, que realiza una tarea de
análisis que supone identificación, lectura, resumen e indización
que transmite al usuario para que este inicie la recuperación en
sentido inverso a partir de los índices.

Hacer accesibles los fondos documentales, Proporcionar con

prontitud los datos que le sean solicitados, revelar el contenido,
carácter y localización de los documentos, responder a las
demandas de un público indeterminado y heterogéneo, ampliar
las posibilidades objetivas de acceso a los documentos, son
principios fundamentales que debe de establecer el archivo
dentro de los programas descriptivos.
 5.3. Descripción

La descripción documental “comprende no sólo el

análisis del documento: de sus tipos, tanto
diplomáticos como jurídicos, de su contenido, del
lugar y fecha de su redacción y de sus caracteres
externos, si no también los datos para su localización.

Considerada igualmente como “una tarea primordial

del quehacer archivístico y una consecuencia
ineludible de la organización de los fondos,
encaminada a poner los documentos en servicio; es
decir, hacer de ellos un útil disponible para la
sociedad.
 5.3. Descripción

Actualmente las normas descriptivas son las

responsables de homogenizar la labor descriptiva para
proporcionar la comprensión de los documentos y su
contenido, además de favorecer el trabajo archivístico.

Un ejemplo claro de esto es la norma ISAD (G) que

por su estructura recoge en sus distintos campos la
información de los instrumentos de descripción (guías,
inventarios y catálogos) de los cuales se toman los
necesarios adecuados a cada nivel de descripción.
 6. Clasificación de los Documentos

En efecto, la clasificación archivística parte

de lo general a lo particular, reflejando la
jerarquización por medio de fondo, sección y
serie, esto refiriéndose a la parte funcional,
en lo que respecta a la parte orgánica de
cada área generadora se le asigna clave
como referencia.
 6. Clasificación de los Documentos

Clasificar y ordenar, tareas a veces simultáneas y a

veces secuenciales, clasificar es separar o dividir un
conjunto de elementos estableciendo clases o grupos
dentro de un archivo o los fondos de un archivo, y
destaca su carácter de operación fundamentalmente
intelectual.

La clasificación supone establecer clases o grupos

diferentes entre sí, mientras que la ordenación
implica alinear, distribuir, enfilar dentro de cada uno
de esos subconjuntos, de esos grupos.
 6.1. Fondo

Los fondos constituyen la mayor agrupación

documental, existente en un archivo y
corresponden al "conjunto de documentos,
de cualquier formato o soporte, producidos
orgánicamente y/o reunidos y utilizados por
una persona particular, familia u organismo
en el ejercicio de sus actividades.
 6.2. Sección

La subdivisión de un fondo que contiene un cuerpo de

documentos relacionados, correspondientes o
subdivisiones administrativas en la organización o grupos
semejantes del mismo material. Cuando el cuerpo
creador tiene una estructura jerárquica compleja, cada
sección tiene tantos subgrupos (series) subordinados
como son necesarios para reflejar los niveles de
estructura jerárquica de la unidad administrativa
subordinada principal.
 6.3. Serie

Series documentales: Constituyen el segundo nivel de agrupación de los

documentos en los archivos de gestión y se forman a partir del conjunto
ordenado de los expedientes o unidades documentales que se producen
de manera continuada como resultado de una misma actividad o
función. Cada serie documental ha de tener su correspondencia con el
cuadro de clasificación y se identifica con el código correspondiente del
cuadro de clasificación y su denominación normalizada.

EJEMPLO:

Fondo: Secretaría del Ayuntamiento

Sección: Convenios
Serie: Convenios con otros municipios
Años: 2005-2007
Exp.: 10
Caja: 01
 7. DEPURACIÓN DOCUMENTAL

Consiste en seleccionar y eliminar la documentación que ha

cumplido su función administrativa y que no tiene ningún
valor histórico, legal, fiscal o contable, para evitar que su
acumulación provoque problemas de espacio y de
localización.

Este es un proceso muy delicado, ya que si no se tiene el

conocimiento necesario y el debido cuidado se pueden
eliminar documentos de suma importancia que no podrán
recuperarse nunca más.
 7. DEPURACIÓN DOCUMENTAL

CRITERIOS DE DEPURACIÓN

1. Documentos que no contengan información valiosa.

2. Cuando de un documento existan dos o más copias,

solamente se conservará la original y una copia, procurando
que sea la más completa y mejor cuidada.

3. En caso de que existan copias al carbón o fotostáticas de

un documento, con la firma autógrafa de la persona que la
generó, deberá de conservarse la primera de ellas.

4. No se conservarán los documentos ni expedientes oficiales

que no contengan la firma autógrafa o facsimilar del servidor
público que los generó.
 7. DEPURACIÓN DOCUMENTAL

5. Se eliminarán los borradores de escritos, los documentos

de comunicación informales tales como las tarjetas
informativas, tarjetas de recordatorio y tarjetas de recados;
los documentos que únicamente tienen el propósito de
informar un acontecimiento luctuoso, festivo o cívico, tales
como esquelas, tarjetas navideñas, escritos y telegramas de
felicitación; así como aquellas que solamente contengan una
utilidad temporal (tales como solicitudes de audiencia,
recados telefónicos, registro de correspondencia, registro de
llamadas telefónicas, registro de asistencia, tarjetas de
entrada y salida de personal, tarjetas de entrada y salida de
almacén), ya que no tienen ningún valor administrativo,
legal, fiscal o histórico.
 7. DEPURACIÓN DOCUMENTAL

6. Se eliminarán las hojas y tarjetas en blanco, así como

toda clase de formatos y de papel que no contengan alguna
inscripción.

7. Los materiales no expedientables encontrados entre los

documentos a depurar como: libros, folletos, periódicos,
revistas, recortes periodísticos, fotografías, planos, croquis,
mapas, dibujos, y esquelas que no tengan relación directa
con el asunto del cual trate el expediente donde se
encuentran, deberán ser separados para concentrarlos en
las unidades documentales que correspondan.
 7. DEPURACIÓN DOCUMENTAL

LIMPIEZA

La limpieza es otra de las actividades del quehacer archivístico y

tiene como finalidad la de conservar los documentos en condiciones
óptimas, esto quiere decir,
que la documentación deberá estar libre de polvo y suciedad, sin
hongos, insectos y objetos que contribuyan a su deterioro.

Los documentos deben limpiarse uno a uno. Se deben de eliminar

todo tipo de objetos que de algún modo los deterioren como clips,
grapas y broches. Al realizar dicha actividad, habrá que tener
suficiente cuidado de no alterar el orden de los documentos. Los
folders deteriorados serán remplazados por otros nuevos, anotando
el rótulo de los originales. Finalmente, los expedientes deberán
guardarse en cajas de archivo, modelo.
 8. Instrumentos de consulta y control Archivístico

Los titulares de las dependencias y entidades deberán asegurarse

de que se elaboren los instrumentos de consulta y control que
propicien la organización, conservación y localización expedita de
sus archivos administrativos, por lo que deberán contar con los
siguientes:

1. Cuadro General de Clasificación.

2. Catálogo de Disposición Documental.
3. Inventarios Documentales (General, de Transferencia y de Baja
4. Guía Simple
 8.1. Cuadro general de clasificación
archivística

El cuadro de clasificación, es el primer instrumento de

descripción de un archivo y el único que permite una
visualización conjunta de los fondos y las relaciones jerárquicas
entre los grupos, así como de la institución y la actividad que
desarrolla. Asimismo, es el elemento que permite planificar de
manera sistemática todas las operaciones de tratamiento del
archivo, desde la transferencia y la evaluación y eliminación,
hasta la realización de los instrumentos de descripción y de los
calendarios de conservación.

El cuadro de clasificación identifica, etiqueta y define las

funciones y las actividades de una organización. También traza
el mapa de las relaciones jerárquicas y de otro tipo que median
entre esas funciones y actividades.
 8.2. Catalogo de disposición documental

El Catálogo de disposición documental es la herramienta clave para

llevar a cabo la valoración de los documentos, pues contiene los
plazos de conservación que afectan a cada una de las series
durante su ciclo vital. En el catálogo se fijan los periodos de
conservación en la fase de actividad-trámite y semiactividad-
concentración y la disposición de la documentación al alcanzar la
fase de inactividad (ya sea de transferencia al archivo histórico o
de eliminación total o parcial de la serie).

La elaboración del Catálogo de disposición documental, recae en la

comisión de valoración, en la que deberán estar representadas las
entidades que generaron la documentación a valorar, mientras que
la aprobación del catálogo como tal, queda en manos del órgano
de dirección a la que está adscrito el archivo.
 8.2. Catalogo de disposición documental

Para la elaboración del Catálogo es

necesario:

 Cumplir con la legislación y demás

disposiciones vigentes que inciden en la
conservación de los documentos.

Identificar las series, incluyendo los
documentos en soportes electrónicos
que también serán identificados y
valorados.
 8.2. Catalogo de disposición documental

El Catálogo de disposición documental debe estar constituido

como mínimo por:

Una parte introductoria y presentación en donde se expresarán

los datos necesarios para identificar la entidad titular de la
documentación, información acerca del proceso de creación del
Catálogo indicando las reglas que han sido elaboradas por la
comisión de valoración, la fecha y órgano de dirección que aprobó
el Catálogo y breves instrucciones de utilización del mismo, en
donde se incluya el significado de los códigos empleados, un
glosario donde se recoja la terminología y la definición de los
conceptos esenciales, si es necesaria una explicación más
detallada se puede elaborar un manual para el usuario.
 8.2. Catalogo de disposición documental

reglas de conservación. En esta parte se recopilan todas las

reglas de conservación tal y como han sido establecidas por la
comisión de valoración y aprobadas por las unidades
administrativas generadoras de la documentación.

índices y anexos del Catálogo. Se elaborará un índice alfabético

por unidades administrativas y nombre de series, y se anexaran
los diferentes formatos a utilizar durante las transferencias y
eliminaciones.

cuadro de clasificación. Es conveniente anexar el cuadro de

clasificación.
 8.2. Catalogo de disposición documental

La prescripción más importante dentro del Catálogo es la fijación

de los periodos y la disposición final de los documentos.
Es responsabilidad de la aplicación del Catálogo recae sobre
múltiples organismos de la institución, tales como: unidades
administrativas, archivo de trámite, de concentración e histórico.
La documentación en atención a los periodos señalados en el
Catálogo debe ser transferida transcurrido el plazo marcado para
su etapa activa, así como para su fase semiactiva y aquella
documentación que alcanza el estado de inactividad y que
careciendo de valor secundario debe ser destruida. Los procesos
de eliminación se deben llevar a cabo en las unidades
administrativas y en los depósitos de documentos semiactivos
(archivos de concentración). Toda documentación a eliminar debe
registrarse previamente.
 8.2. Catalogo de disposición documental

CATÁLOGO DE DISPOSICIÓN DOCUMENTAL

(NOMBRE DE LA INSTITUCIÓN)
PÁGINA_____
FONDO
SECCIÓN

R= serie reservada
C= con información confidencial
H= transferencia al archivo Histórico
B= Baja de la serie
M= transferencia al archivo Histórico de
una muestra
 8.3. Inventario de transferencia

Inventario de transferencia/relación de entrega

Todas las transferencias y en general todos los movimientos

dentro de los diferentes archivos deberán estar
documentadas.

El Inventario de transferencia/relación de entrega sirve para

el control de la documentación durante
El Inventario/relación de entrega como mínimo contendrá:
 8.3. Inventario de transferencia

1. número de transferencia (asignado por el archivo receptor)

2. número de páginas, señalando también en cada una de ellas el
total de las mismas (por ejemplo 1/24, 2/24 ...,
19/24..., 24/24)
3. fecha de realización de la transferencia
4. dirección general a la que pertenece
5. estructura jerárquica a la que pertenece (subdirección,
departamento, etcétera)
6. nombre y teléfono del responsable de los documentos que se
transfieren
7. denominación de la serie
8. código del cuadro de clasificación que corresponde a la serie
transferida
9. número de regla de conservación
10. número consecutivo
11. nombre del expediente
12. fechas extremas de cada expediente
 8.3. Inventario de transferencia

13. fecha prevista para el próximo tratamiento de la documentación.

14. disposición: tratamiento que corresponde realizar a la

documentación de acuerdo con la regla de conservación,
(T) transferencia, (D) destrucción o (M) muestreo.

15. signatura topográfica (será asignada por el archivo destinatario).

16. observaciones.

17. firma, nombre y apellidos del responsable de la documentación

que se transfiere.

18. firma, nombre y apellidos del responsable del archivo

destinatario de la documentación que se transfiere.
 8.3. Inventario de transferencia

NOMBRE DE LA INSTITUCIÓN
Número de
transferencia:
Hoja número:
Fecha:
 8.4. Eliminación de documentos

Las eliminaciones se llevan a cabo en los archivos de trámite y de

concentración, siguiendo las pautas del Catálogo, y éstas pueden ser
totales o parciales. En ambos casos se elaborará un registro de
eliminaciones, se determinará el sistema de destrucción y se
levantará un acta de la misma.

En el acta de eliminación se consignará el nombre de la serie, el

organismo productor de la documentación, el código de clasificación,
las fechas extremas, el volumen en cajas o metros lineales, el
número de regla que dispone la eliminación y el método que se
empleará para la destrucción de la documentación así como la fecha
de destrucción de los documentos, cargo, nombre y apellido del
responsable de la eliminación y de su jefe inmediato superior.
9. Base legal en materia
de Archivo
 ANEXO 1
9. 1. Ley de Archivos del Gobierno del Distrito Federal
 ANEXO 2
9. 2. Ley de Transparencia y Acceso a la Información
Pública del Distrito Federal
 ANEXO 3
9. 3. Circular Uno 2012, Normatividad en Materia de
Administración de Recursos para las Dependencias,
Unidades Administrativas, Unidades Administrativas de
Apoyo Técnico Operativo, Órganos Desconcentrados y
Entidades de la Administración Pública del Distrito
Federal.