Administración de Proyectos I

1
 Presentación
• Realiza una auto presentación breve,
describiendo el área de contribución en
tu empresa, cuál es tu función y el por
qué estás en este curso.
• ¿Cuál es el rol que tu estarás jugando en
los próximos proyectos de tu empresa?
• ¿Relacionados con ese rol cuáles serían
los 3 elementos principales que tú
quieres llevarte contigo al término de
este curso?

2
 Intenciones

• Adquirir los conocimientos básicos

necesarios para administrar un
proyecto de manera integral.
• Conocer y aplicar las principales
técnicas y métodos para la
administración eficiente de
proyectos y
• Adquirir la habilidad para utilizar la
herramienta computacional
Msproject.

3
 Contenidos

• Conceptos básicos de la
administración de proyectos
– Qué es la administración de proyectos?
– Por qué no siempre funcionan?
– Planeación y control del proyecto
• Objetivos del proyecto
• Estructura de división de trabajo
• Matriz de responsabilidades
• Definición de actividades

4
 Contenidos
– Planeación de las actividades del proyecto
• MS Project 2007
– Introducción
– Manejo de archivos
– Vistas
– Reportes
• Definición de tareas
– Nombre
– Duración
– Notas
– Predecesor
– Definición de Hitos
– Edición de tareas
– Agrupación de tareas en fases

5
 Contenidos

– Herramientas gráficas
• Gráfica de Gantt
• Pert-CPM

• Administración de Recursos
– Planeación de recursos
– Planeación con recursos restringidos
– Nivelación de los recursos
– Definición de recursos en Ms Project

6
 Contenidos

• Planeación y desempeño de los

costos
– Estimación de costos del proyecto
– Elaboración del presupuesto
– Determinación del costo real
– Determinación del valor del trabajo
realizado
– Análisis del desempeño del costo
– Costo pronosticado

7
 Introducción

• La administración de proyectos fue

usada en un principio en los
programas espaciales.
• Qué es y qué no es la AP
– “Planear el trabajo y después trabajar
según el plan”
– No es una simple tarea
– No es un proceso continuo es decir
tiene un principio y un final
– Usa varias herramientas como gráficas
de Gantt y Pert, software
– Requiere de recursos adicionales
8
 Proyectos

Recursos
Actividad Proceso
Único
Rutinaria continuo
Tiempo

Involucramiento Involucramiento
menor mayor

9
 Conceptos Básicos

• Definición
Proyecto: conjunto de actividades,
de proyecto
planificadas, ejecutadas y supervisadas
que, con recursos finitos, tiene como
objeto crear un producto o servicio único.
• Un Proyecto tiene:
– Duración finita
– Objetivo bien definido
– Único
– Restringido
– Involucra varias áreas de la empresa
– Siempre tiene que ver con cambios

10
 Tipos de Proyectos

NO
Tipo 2 Tipo 4
Desarrollo de R & D cambios

Método bien definido

Productos organizacionales

Tipo 3
Tipo 1 Desarrollo y
Ingeniería aplicaciones
de Software
SI

SI Metas bien definidas NO

11
 Tipos de Proyectos

• Tipos de proyectos:
– Alcance (objetivos): de Investigación, Estudios y
Análisis, Estudios de Viabilidad y proyectos
industriales
– Cliente: Proyectos externos, Proyectos Internos
• Ejemplos de proyectos
– Adquisición de una empresa
– Desarrollo de nuevos productos
– Planificación de nuevas localizaciones
– Ejecución de auditorías
– Campañas publicitarias
– Administración de una campaña de ayuda en desastres
– Certificación de calidad
– Alianza estratégica
12
Administración de Proyectos

• Integración de las actividades del

proyecto a lo largo del ciclo de vida
del proyecto, con el fin de lograr
entregar un producto o servicio
considerando las restricciones de
tiempo, presupuesto, alcance y
calidad
• “Olaf Diegel”

13
Administración de Proyectos

• Administrar un proyecto es hacer un

plan y después trabajar según el
plan. Es un proceso de:
– Planificar
– Organizar y
– Administrar
Tanto tareas como recursos

14
 Componentes de la
administración de proyectos
• Administración de la integración
– Planeación y control
– Contexto del proyecto
– Ciclo de vida del proyecto
• Administración del Alcance
• Administración del Tiempo
• Administración de los Costos
• Administración de la Calidad
• Administración de Recursos Humanos
• Administración de la Comunicación
• Administración de Riesgos

15
 Elementos de un Proyecto

• Tareas: Son las acciones propias

del proyecto.
• Hito: Son eventos importantes que
marcan el inicio o fin de una fase
• Recursos: Es todo aquello tangible o
intangible necesario para la
realización de una tarea específica
• Ambiente en que se desarrolla el
proyecto (interno y externo)

16
 Contexto del proyecto

• Interno
– Localización física del proyecto
– Distribución del personal y equipo
– Condiciones de trabajo
– Dinámicas interpersonales del equipo
• Externas
– Matriz o Empresas hermanas
– Sindicatos
– Influencias sociales y políticas
– Ambiente externo (ecosistema)

17
 Ciclo de vida del proyecto
Uso de Recursos / Costos •Negociar desactivación
•Reducción progresiva
Detalle de Producto
•Establecer objetivos equipos proyecto
planes, o
•Investigar •Evaluación Final
costos, servicio
•Estudiar alternativas •Transferir resp mat
diseños •Lecciones aprendidas
•Establecer criterios
redes
•Estimar programa Desarrollo I m plem entación Cierre
•Desarrollar
Organización Reportes
Presupuesto Preliminar Plan de Recursos Comunicación evaluaciones
•Aprobación Personal Liderazgo del
Materiales Proyecto
Concepción Equipos Motivación
Vamos o NO
Reporte de la Fondos Tomar decisiones
definición del Plan General Resolver problemas
proyecto Alcance Monitoreo
Tiempos Acción Correctiva Tiempo
Costos
Especificaciones 18
Riesgos
 Ciclo de vida del producto
¿Y cómo es el comportamiento del % de completar tareas
a lo largo del ciclo de vida del producto

Será este el
comportamiento
para todos los
proyectos?

19
Integrantes del Proyecto

20
Triángulo de tensión

21
Por qué no funcionan los proyectos

70% de los proyectos son:

•Fuera de presupuesto
•Atrasados en lo programado

52% de los proyectos terminan al

189% de su presupuesto inicial.

Y algunos después de mucho esfuerzo y

recursos simplemente no terminan.

Source:The Standish Group 22

 Proyectos de TI

• Proyectos exitosos en tiempo y

costo 16%
• Proyectos que se completaron pero
con un costo desbordado 53%
• Proyectos cancelados en algún
punto de desarrollo 31%

Source:The Standish Group

23
 Desbordamiento de costos

• Abajo del 20 % 16%

• 21 a 50 % 32%
• 51 a 100% 30%
• 101 a 200% 10%
• 201 a 400% 8%
• Arriba de 400% 4%

Source:The Standish Group

24
 Acciones de corrección
Acción para compensar la mala Porcentaje
administración %
Extender la fecha final 85
Mejorar los procedimientos 54
Más gente 53
Más recursos 43
Presionar a prov. con retención de pagos 38
Reducir alcance 28
Mejorar la metodología de desarrollo 25
Presionar a prov. Litigios legales 20
Cambiar tecnología 13
Abandonar proyectos 9

Source:The Standish Group

25
Por qué no siempre funciona?
• Alzas en costos de materiales
• Mal tiempo
• Especificaciones no consideradas
• San Lunes o martes
• Contratistas no calificados
• Falta de compromiso del cliente en cuanto a pagos
parciales
• Huelgas
• Tiempos estimados mal calculados
• Pobre comunicación
• Pobre administración
• Objetivos mal o pobremente definidos

26
 Puntos clave de éxito

• Un proyecto debe cumplir las

expectativas del cliente y del equipo
• Debe realizarse dentro del
presupuesto
• Debe realizarse en tiempo
• Debe estar en la misma línea que la
misión de la empresa

27
 Puntos clave de éxito

1.- Involucramiento de los usuarios 19

2.- Soporte de Altos directivos 16
3.- Claro establecimiento de requerimientos 15
4.- Planeación adecuada 11
5.- Expectativas realistas 10
6.- Pequeños proyectos claves 9
7.- Staff competente 8
8.- Responsabilidad de propiedad 6
9.- Visión y objetivos claros 3
10.- Staff enfocado y trabajador 3
28
Source:The Standish Group
 Túnel Inglaterra-Francia

• 50 Km bajo el mar
• 2 túneles y uno de
servicio
• Costo estimado
(1987) 9.1 billones
dólares
• Costo real (1994)
21 billones dólares
• Constructoras de
Francia e Inglaterra

29
Yankee Stadium
• Trost dice que los costos
adicionales incluyen
US$150 millones en
mejoras como la pantalla
gigante de video, US$138
millones en costos de
bebida y comida no
incluidos en el
presupuesto original, y
US$50 millones en
demoras debido a un
juicio iniciado por varios
grupos comunitarios que
buscaban detener la
construcción del estadio.
“El mundo”

Pasó de 1 billón a
1.7 billones 70%
30
más
Mets stadium

• 850 millones de
dólares

31
 Ejercicio

• Vaciar la Mente. Escriba en una

hoja todos los pendientes que tiene
en mente en este momento, no trate
de ordenarlos. No importa si son
personales o profesionales simple y
sencillamente sáquelos de la mente
y escríbalos en la hoja.

32
 Planeación de un proyecto

• Analizar la información
Seleccionar
Proyecto • Decidir qué proyecto seguir
Matriz de decisiones
• Identificar Objetivos
Objetivos • Establecer jerarquías

• Identificar procedimientos
Infraestructura • Formación de equipo

33
 Planeación de un proyecto

• Qué hay de especial en él

Caract
Proyecto
• Qué tipo de proyecto es

• Qué tenemos que crear

Productos
Actividades
• En qué orden

• Cuánto tiempo toma

Estimar
Trabajo
• Qué recursos necesita

34
 Planeación de un proyecto

• Qué actividades tienen riesgo

Actividades
riesgosas
• Cómo podemos evitar ir mal

• Qué necesito para esta act.

Distribuir
Recursos
• Estará el recurso disponible

• Revisar el plan
Comunicar
el Plan
• Comunicarlo a todos

35
 Planeación de un proyecto

• Seguimiento
Ejecutarlo • Control

• Actividades de bajo nivel

Detalle • Revisar act de alto nivel

• Preparar cierre
Cierre • Ejecutar cierre

36
 5 pasos para un proyecto
exitoso
• Porqué (why) Determina si el proyecto está
alineado con tu misión
• Qué o con qué (What) Documenta tus
necesidades de recursos
• Cómo (How) Realiza un plan
• Quién (Who) Forma el mejor equipo para la
ejecución
• Seguimiento (Tracking) Da seguimiento al
desempeño del equipo en el proyecto

37
 Proyecto

• Diseñar, documentar, construir y

poner en marcha un curso en línea
de MS-Project básico, para usuarios
con conocimientos básicos en
computación (windows, office, msg,
multimedios) y se espera iniciar con
la capacitación a principios de
octubre. Fecha límite para entrega
del plan del proyecto 22 de agosto.

38
 Objetivos del Proyecto

• Punto al que todos los esfuerzos o

movimientos son dirigidos.
– Específicos
• Bien definidos, para todos deben ser claros
• Medible
• Retador
• En tiempo
• Realista
– Aceptados, por el cliente y por quien
realizará el proyecto

39
 A trabajar…….

• Defina el objetivo del proyecto que tiene

actualmente o de alguno que esté por
hacer.
• Redacte la definición de su proyecto en
una hoja.
• Bien definidos
• Medible
• Retador
• En tiempo
• Realista
• Ejercicio 1 página 3

40
 Metodología de Proyectos

• Existen diferentes tipos de proyectos

– Tecnologías de información
– Industriales
– De Administración y mercadotecnia
– Arquitectónicos
• Sin embargo sus metodologías para
desarrollar el proyecto son similares

41
 Planeación de un Sistema de
Información
• Definición del problema
• Análisis del sistema
• Diseño del sistema
• Desarrollo del sistema
• Prueba del sistema
• Puesta en marcha

42
 Planeación de un servicio

• Identificación del problema

• Ideas del proceso
• Análisis del proceso
• Diseño del proceso
• Desarrollo del proceso
• Prueba del servicio
• Implementación del servicio

43
 Planeación de un producto

• Identificación del problema

• Generación y refinamiento de ideas
• Análisis de ideas
• Decisión
• Documentación y prototipo
• Pruebas
• Implementación

44
 Definición de Actividades

• Definición de actividades
– Es una tarea que se tiene que realizar.
– Elemento que requiere tiempo y a
veces esfuerzos.
– Existen relaciones entre ellas
– Se pueden definir mediante:
• Lluvia de ideas (Proyectos no complejos)
• Tareas individuales definidas por el equipo
en cada partida de la estructura de división
de trabajo
• Ejercicio página 4 (ATM)
45
 Herramientas de la AP

• Estructura de división de trabajo (EDT)

• Gráfica de Gantt
• CPM/PERT
• Programas computacionales

46
Estructura de División de Trabajo

– Un EDT es un árbol jerárquico de

elementos o partidas de trabajo.
– Define y divide el trabajo de un proyecto
en unidades manejables llamadas
paquetes de trabajo.
– Puede ser implementado por :
• Fases de proyecto
• Componentes del proyecto
• Áreas funcionales
• Localización
• Tipos de trabajo o bien
• Tipos de recursos

47
 EDT (wbs)

• Es una estructura jerárquica

compuesta por hardware, software,
servicios, datos e infraestructura y
despliega y define el desarrollo del
producto.
• Identifica elementos de riesgo
• Mapa de requerimientos y entregables
• Herramienta de comunicación
• Debe tener sentido para todos

48
 Estructura del WBS

Proyecto

Fases

Unidades
De Trabajo

Tareas
49
 Desarrollo de un EDT

• Elementos básicos
– Estructura
– Código
– Reportes

50
 EDT Bicicleta
Bicicleta de
Montaña

Sistema de Sistema de Sistema de Sistema de Sistema de

llantas cadenas cuadro frenos ensamble
Y orquilla

Cuadro
Rin Estrellas Orquilla Accionadores Sujetadores
cambiadores

Uniones frenos Empaque

Llantas Cadena Estructura

Materiales Tubos

51
EDT Migración Windows

52
 Consideraciones

• Desarrollarlo a inicio del proyecto

clarifica la meta y provee un
lenguaje común
• El uso del código facilita una base
para medir los parámetros de
control del proyecto
• El diccionario ayuda a que todos los
términos signifiquen lo mismo para
todos los involucrados.

53
 Puntos a remarcar EDT

• Es una forma esquemática del proyecto

• No muestra las secuencias de las
actividades
• No tiene que ser simétrico
• No tiene que tener el mismo número de
niveles las partidas de trabajo
• Una vez terminado el EDT hay que
hacer un manual y comunicarlo a todos
los involucrados

54
 Ejercicio
• Abrir archivo [Link]
• Elaborar un WBS con 3 fases
– Insertar renglón: BDM new task
– Escribir el nombre de la fase
– Aplicar sangría las actividades de la fase
• Insertar Tarea de resumen del proyecto
– Toolsoptionview
– Show project summary task
• Utilizar código de WBS
– Toolsoptionview
– Show outline number
– Borrar fase

55
Matriz de Responsabilidades

• Matriz de responsabilidades
– Es un formato tabular en donde se
puede observar las personas que son
responsables de cada partida de
trabajo en un EDT

56
P=Resp. Principal
A= Resp. de apoyo
57
Matriz de decisiones

58
 Nomenclatura

• La nomenclatura usada en cada

matriz de responsabilidades
depende de la empresa y etapa
• Ejemplos
– Autoridad:1 Responsable, 2
Supervisión, 3 Debe ser consultado, 4
Puede ser consultado, 5 Debe ser
notificado.
– Planeación: I iniciación, E ejecución, A
aprobación, C Consulta, S Supervisión.

59
 A trabajar……..

• En equipo hacer el EDT para un

festival con la actividades mostradas
en la hoja “Noche Bohemia”.

• Ejercicio EDT página 5

– Usar sólo 5 partidas de trabajo incluir
código en cada nivel

60
Formas de estimar duraciones

• Histórica (promedio)
• Técnicas de tiempos y movimientos
• Consenso
• A ojo de buen cubero

61
Para hacer mejores estimados

• Documente siempre
• Indique el porcentaje de tolerancia
• Exprese las suposiciones hechas
• Indique los factores que pueden
afectar la estimación. Ejemplo esta
estimación será válida en 6 meses?
• Retroalimente

62
Ejemplo de estimación fallida
Proyecto Típico:
Capacidad de producción individual: 8 hrs/día
Capac. Mensual: 8hrs/dia * 22 días hábiles= 176 hrs /mes

Proyecto que requiere 704horas= 704 hrs/176 hrs/mes:4

meses
Pero si la distribución de tiempo de la persona es:
65% proyecto, 25% tareas adms., 10% activ. “sociales”
Entonces:
Tiempo P704= 704 hrs/ 176hrs/mes * 0.65 = 6.2 Meses
 Ejercicio

• Estimación de tiempo.
– Carro LEGO

• Resultados:
– Qué aprendí?
– Hubo conflictos?
– Se incluyó la asignación de roles?
– Cambiaron los roles durante el evento?

64
 Reflexión Conflictos

• Constructivo • Destructivo
– Clarifica las cosas – Divide la energía
– Ayuda a resolver un – Destruye la moral
problema – Polariza
– Involucramiento – Aumenta diferencias
– Fortalece la unión del – Incrementa el estrés
equipo
– Ayuda al crecimiento
individual

65
 Herramientas Gráficas

• Gráfica de Gantt
• Pert-CPM

66
 Gráfica de Gantt
(Henry L. Gantt)
Actividad Duración Predecesores
A 2 - • Es una forma esquemática de las actividades de un
B 2 A
C 2 D,B proyecto. Mediante esta gráfica es posible visualizar:
D 5 -
E 2 B – Fecha de inicio y terminación de actividades
F 1 C
– Duración
– % de completado en cada actividad
– Tiempo total requerido
Actividad
A – Relaciones entre actividades
B
C • Formato:
D
E – La columna de la izquierda es para tareas
F
1 2 3 4 5 6 7 8 9 – Y los renglones para la línea de tiempo
– Las barras indican la duración de la actividad

67
Ejemplo Gráfica de Gantt

4,3

4,3

68
 A trabajar…..
Desarrollo de un nuevo producto
• Construya la gráfica de Gantt para
el siguiente proyecto (página 7)

69
 CPM/PERT
• Análisis de redes, es una técnica para planear,
administrar y controlar proyectos

• CPM: Método de ruta crítica (Critical Path Method).

Fue desarrollado por DuPont en 1959 para controlar
el mantenimiento de plantas químicas

• PERT: Técnica para evaluación y revisión de

programas.(Program Evaluation and Review
Technique). Fue desarrollado por la marina de USA
en 1958 en el proyecto Polaris en la planeación y
control de un programa de misiles con enfásis en
completar el programa en el menor tiempo posible

71
 Ventajas de CPM/PERT

• Identifican y organizan las actividades

• Proporcionan una base de discusión
• Permite estimar el tiempo de finalización
de los proyectos y sus interrelaciones
• Se ponen de relieve actividades que
pueden retrasarse sin afectar la
finalización del proyecto permitiendo
liberar recursos para otras actividades
• Permite analizar las consecuencias de
cambios en tiempos y costos

72
 CPM/PERT

• Elementos básicos
– El proyecto está dividido en actividades
– Se tiene conocimientos de la relación
entre las actividades
– PERT: Tiempos estocásticos
(distribución probabilística)
– CPM: Tiempos determinísticos
(conocidos)

73
 CPM/PERT Elementos Básicos

• Es una representación gráfica de las

actividades de un proyecto y sus
relaciones y tiempos
• Las actividades son representadas
por cuadros o mediante flechas

• La terminación de una actividad se

representa con nodos

74
Redes

Actividad en el cuadro

Actividad en la flecha

75
 A trabajar Inv mdos
pag80………
• Construya la red del proyecto utilizando el método de
actividad en el cuadro (página 8)

77
 A trabajar………

A E H
2 7 9

C F
Start 4 6 Finish

B D G
5 3 8

• Construya la tabla de actividades

• Determine la ruta más larga y la duración del proyecto
• Página 9

79
 Solución
Nombre Duración Predecesor
1.-A 2
2.-B 5
3.-C 4 A
4.-D 3 B
5.-E 7 A
6.-F 6 C,D
7.-G 8 D
8.-H 9 E,F
BDFH 23 Más larga

80
 Tiempos en CPM/PERT

• Tiempos de inicio y fin más

tempranos
• Tiempos de inicio y fin más tardíos
• Holguras
• Ruta Crítica

81
 CPM/PERT Elementos Básicos

• Tiempos más tempranos

– Tiempo de inicio más temprano (ES): es lo más
pronto en que puede iniciar una actividad en
particular {tiempo de inicio y act. precedentes}
– Tiempo de terminación más temprano (EF): es
lo más pronto en que puede terminar una
actividad en particular, y se calcula:
EF = ES + Duración estimada
– Regla 1: El tiempo de inicio más temprano de
una actividad, es el mayor tiempo de
terminación más temprano de todas las
precedentes inmediatas a esta actividad.

82
Ejemplos de ES y EF

Regla 1: El tiempo de
inicio más temprano de
una actividad, es el
mayor tiempo de
terminación más
temprano de todas las
precedentes
inmediatas a esta
actividad.

83
 CPM/PERT-Tiempos Tardíos
– Tiempo de terminación más tardío (LF): es lo
más tarde en que puede completar una
actividad, para que el proyecto termine en la
fecha acordada.{Fecha de terminación y
actividades sucesivas}
– Tiempo de inicio más tardío (LS): es la fecha
más tardía en que puede iniciar una actividad
en particular, y se calcula:
LS = LF - Duración estimada
Inicio más Terminación
tardío más tardía Regla 2: El tiempo de terminación más tardío para
una actividad es el menor de los tiempos de
inicio más tardíos de todas las actividades que
surgen directamente de esa en particular.

84
Ejemplos de LS y LF

Regla 2: El tiempo de terminación

más tardío para una actividad es el
menor de los tiempos de inicio
más tardíos de todas las
actividades que surgen
directamente de esa en particular.

85
 A trabajar……

• Determine los Tiempos de inicio y

terminación más temprano y más
tardíos. Para el proyecto de
investigación de mercado.
• Página 10

86
Solución

87
 Holgura Total TS (Total Slack)

• También conocida como tiempo de

tránsito
• Se calcula:
TS = LF – EF o bien TS = LS – ES
• La holgura total es común en todas
las actividades de la ruta crítica.

88
 Ruta Crítica

• Es la ruta más larga del proyecto

• Las actividades con menor holgura
son las que forman parte de ella.
• Pueden existir más de una ruta
crítica en el proyecto
• Si la holgura total es:
– Mayor que cero => Ruta no crítica
– Igual o menor que cero=> Ruta Crítica
Terminación
requerida = 20 días
TS=5días
89
 A trabajar……

• Determine la holgura total y la ruta

crítica (página 11)

90
 Holgura Libre FS (Free Slack)

• Es el tiempo que se puede demorar

una actividad, sin retrasar el tiempo
de inicio más temprano de sus
actividades sucesoras inmediatas.
• Es la diferencia relativa entre todas
las cantidades de holgura total para
las actividades que entran a una
misma actividad sucesora.

91
 Holgura Libre
A • La holgura libre de A será
entonces:
C
(40 - 40) - (40 - 48) = 8
B – Esto significa que tiene hasta 8 días
para retrasar el inicio sin afectar la
fecha de terminación
D • La holgura libre para E será
entonces:
F
E
(100 - 40) - (100 - 50) = 10

92
 Nodo Predecesores

CPM:Ejemplo A
Excavación (2)
A
B
C
-
A
B
D C
B E D
Actividades Duración Cimientos (4) F
G
E
E,F
A-B 2 H G
B-C 4 C I H
C-D 12 Estructura (12) J
K
H,I
E
D-E 5
L K,F
E-F 4 D M L,G
E-G 5 Cubierta(5) N M,J
E-K 4 Escaleras (4)

Instalaciones (5)
F-L 0 E K
G-H 6
G-M 0
Mampostería Enjarre de muros
H-I 7 muros exteriores (4) exteriores (7)
H-J 5 F (0) L
I-J 0
J-N 5
Mampostería Enjarre de muros
K-L 7 muros interiores (5) interiores (9)
L-M 9 G M
M-N 2
Enchapes (6) Carpinterías (5)
H
Limpieza Final (5) N
J
Pintura (7)
(0)
I
93
 PERT

• Duración estimada
– Tiempo optimista (to)
– Tiempo más probable (tm)
– Tiempo pesimista (tp)
– La duración esperada (te) se calcula
considerando una distribución de
probabilidades beta
t0 + 4(t m ) + t p
a m E b te =
6
2
σ 2
=
b-a
6 94
 A trabajar…
Actividad Duración Duración Duración
Actividad Predecesora Optimista Probable Pesimista
1 A Ninguna 2 4 6
2 B A 4 7 10
3 C A 6 7 14
4 D A 3 6 9
5 E C 2 10 12
6 F D, E 9 12 15
7 G B, C 12 14 22
8 H F, G 5 7 15
• Con la duración más probable:
• Dibuje la gráfica de Gantt Viewtoolbarspert analysis
• Construya la red de bloques Pert entry sheet
• Determine ruta crítica
• Con toda la información
• Duración esperada de cada actividad
• Página 12 95
 Solución

• Insertar columna para predecesoras

– BDM en el encabezado de las columnas insert column
– Teclear en Field name: pre (lo más rápido posible)
– Capturar duraciones
– Evaluar el PERT

96
PERT: Ejemplo A
Excavación (2)
B
Cimientos (3.3)
C
Activid a m b te Var
A-B 1 2 3 2.0 0.11 Estructura (10)
B-C 2 3.5 4 3.3 0.11
C-D 6 9 18 10.0 4.00 D
D-E 1 4.5 5 4.0 0.44
E-F 3.5 5.5 10 5.9 1.17
Cubierta (4)
Escaleras (6.2)

Instalaciones (5.2)
E-G 4 5 7 5.2 0.25
E K
E-K 5 6 8 6.2 0.25
G-H 5 6 8 6.2 0.25
H-I 6 7 13 7.8 1.36
Mampostería Pañete muros
H-J 4 5.5 7 5.5 0.25 muros exteriores (5.9) exteriores (7.2)
J-N 5 6 8 6.2 0.25 F (0) L
K-L 6 7 9 7.2 0.25
L-M 7 9 12 9.2 0.69 Mampostería Pañete muros
M-N 2 3 5 3.2 0.25
muros interiores (5) interiores (9.2)
G M
Enchapes (6.2) N
H
J
Pintura (7.8)
(0)
I
97
 Herramientas de la AP

Estructura de división de trabajo

Gráfica de Gantt
CPM/PERT
Programas computacionales

98
 Microsoft Project

• Herramienta computacional para la

administración de proyectos
• Permite la definición de tareas
• Asignación de recursos humanos,
materiales, equipo
• Costos asociados
• Seguimiento del proyecto
• Reportes

99
 Microsoft Project
Escala de
tiempo
Barra de vistas

Tabla de Área de la gráfica

tareas
de Gantt

100
 Asistente de inicio

• Definición del proyecto (fecha de

inicio)
• Selección de horario de trabajo
• Definición de tareas
– Hitos
• Definición de fases del proyecto o
grupos de tareas
• Dependencias entre tareas

101
Definición del Proyecto

102
 Asistente de inicio

• Agregar notas o información

adicional a las tareas
• Agregar columnas de información
• Fijar restricciones y fechas límites

103
 Selección de Horario de Trabajo

Seleccionar el
horario base

104
 Selección de Horario de Trabajo

Seleccionar el
horario base

105
Días Laborables

107
Día, Semana y Mes

108
 Definición de tareas

Horas h
Semanas Sem w
Minutos m
Mes ms mo
Días d
Transcurridos t ed

109
 Duración de la actividad

• Duración es el tiempo de trabajo

realizado entre el inicio y el fin de la
tarea.

110
 Trabajo

• Es la cantidad de esfuerzo medido

en unidades de tiempo que el
recurso necesita para completar la
tarea

111
Duración de las tareas

112
113
Tipo de
Tarea

114
Tipo de
Tarea

115
Tipo de
Tarea

116
Hitos

117
 Tipos de Hitos

• Decisiones
– Sigue o no sigue el proyecto
– Seleccionar constructor
• Progreso
– Control del proyecto
• Eventos
– Cena para el equipo
• Entregas
– Entrega de productos para nuestro
proyecto por parte de proveedores
118
Definición de Fases

119
Programar Tareas

121
 Tareas ligadas

• Finish to start (Fin a Comienzo) :

Terminar una barda y luego pintarla
• Start to start (Comienzo a Comienzo) :
Pintada de la barda y supervisión de
calidad en la pintura.
• Finish to Finish (Fin a Fin) : pintada
de barda y renta de andamios
• Start to Finish (Comienzo a fin) :
Inauguración, limpieza del lugar

122
 Ejemplo const de Bodega
Actividad Duracion Pred
Cimientos 10d
Pegar bloques 25d 1
pintar paredes 5d 2
Supervisar pintura 6d 3SS
Renta de andamios 4d 3FF
Ensamble del techo 10d 2
Inauguración 1d 6
Limpieza 2d 7sf
• Inicio 5 de Abril
• La inaguración se programa para el 14 de junio,
después cambia para el 21 de junio

123
Solución

124
Agregar información

125
Agregar vínculo

126
Insertar columnas o campos

127
 A trabajar……
• Utilice el Ms Project para organizar el
proyecto de la investigación de mercados

128
Gráfica de Gantt

129
 Ejercicio

• Darle formato a la tabla para que las

letras de las actividades críticas
aparezcan en azul y el fondo
amarillo.
• Cambiar a rojo y el fondo
automático
• Cambiar las barras a rojas
Formattextstylesitem to changecritical task
BDMGantt chart wizard

130
Diagrama de Red

131
 PERT: Ejemplo A
Excavación (2)
B
Cimientos (3.3)
Activid a m b te Var
C
A-B 1 2 3 2.0 0.11 Estructura (10)
B-C 2 3.5 4 3.3 0.11
C-D 6 9 18 10.0 4.00 D
D-E 1 4.5 5 4.0 0.44
E-F 3.5 5.5 10 5.9 1.17 Cubierta (4)
E-G 4 5 7 5.2 0.25 Escaleras (6.2)

Instalaciones (5.2)
E-K 5 6 8 6.2 0.25 E K
G-H 5 6 8 6.2 0.25
H-I 6 7 13 7.8 1.36 Mampostería Pañete muros
H-J 4 5.5 7 5.5 0.25 muros exteriores (5.9) exteriores (7.2)
J-N 5 6 8 6.2 0.25
F (0) L
K-L 6 7 9 7.2 0.25
L-M 7 9 12 9.2 0.69 Mampostería
M-N 2 3 5 3.2 0.25
Pañete muros
muros interiores (5) interiores (9.2)
G M
Enchapes (6.2) N
H
J
Pintura (7.8)
(0)
I
132
PERT en el MsProject

133
 Recursos

• Humanos
• Materiales
• Equipo y herramienta
• Costo

134
 Administración de Recursos

• Planeación de recursos
• Planeación con recursos
restringidos
• Nivelación de los recursos
• Definición de los recursos en
MsProject

135
 Planeación de Recursos

• Los recursos son otro elemento que

añade complejidad a la
administración de proyectos
• Los recursos son limitados
• A veces las actividades requieren un
mismo recurso en forma simultanea
• Son vitales ya que pueden ser la
causa de que un proyecto no se
termine a tiempo o en costo

136
 Planeación con recursos
Restringidos
Red con restricciones
técnicas
Pintar la
Sala

Pintar Terminar
Iniciar el cocina Proyecto
proyecto
Pintar
Dormitorio

Red con restricciones

de recursos

Iniciar el Pintar Pintar la Pintar Terminar

proyecto cocina Sala Dormitorio Proyecto

137
 Nivelación de los recursos

• Es método de prueba y error que

minimiza las fluctuaciones en los
recursos requeridos.
• Consiste en retrasar las actividades
no críticas más allá de sus tiempos
más tempranos, sólo hasta el punto
donde se utilice toda la holgura,
para no retrasar el proyecto.

138
Nivelación de los recursos

139
Nivelación de los recursos

140
Asignación de recursos

141
Recursos materiales

• Work: Costo por hora

• Material: Costo por
unidad definida en
material label
• Cost: Costo por Viaje,
capacitación etc. se
asigna en cada actividad
• Fixed Cost: Costos fijos
se asigna en la columna

142
Definición de horarios de recursos

• Se pueden definir
diferentes horarios
para los diferentes
recursos que se
definen en el
proyecto.

143
Cambio de horarios de recursos

144
Asignación de recursos a tareas

ALT + F10

145
Agregar Información a recursos

146
Ejercicio Nivelación de recursos
Level resources
Resource Sharing

147
Costos

149
Planeación y desempeño de
costos
– Estimación de costos del proyecto
– Elaboración del presupuesto
– Determinación del costo real
– Determinación del valor del trabajo
realizado
– Análisis del desempeño del costo
– Costo pronosticado
– Control del costo
– Administración del flujo de efectivo

150
 Estimación de Costos

• Una propuesta de costos debe incluir

entre otros, los siguiente rubros:
– Mano de Obra
– Materiales
– Subcontratistas y asesores
– Alquiler de equipo e instalaciones
– Viajes
– Contingencias
– Permisos

151
Tipos de estimaciones

152
Elaboración del presupuesto

• El costo total presupuestado (CTP)

se puede determinar:
• De arriba hacia abajo. Se tiene el
total y de ahí se va asignando a
cada paquete (nuevos productos)
• De abajo hacia arriba. Se basa en la
asignación de precios a cada
actividad.(construcción)

153
Elaboración del presupuesto

• Elaborar un presupuesto incluye dos

fases:
– El costo estimado del proyecto se
distribuye a los diversos paquetes de
trabajo (EDT)
– El importe para cada paquete de
trabajo se distribuye a lo largo de su
duración

154
Costo presupuestado acumulado

• Una vez establecido el costo total

presupuestado para cada partida de
trabajo. Se distribuye el presupuesto en
cada paquete a lo largo de su duración.
• Se determina el costo para cada periodo y
esto forma el costo presupuestado
acumulado (CPA BCWS).
• Este costo es una medida de evaluación
del desempeño de costo del proyecto.

155
Costo presupuestado por periodos

156
Determinación del costo real

• Establecer un sistema que nos

permita recopilar la información en
forma oportuna y periódica
• Estructura contable capaz de
diferenciar los costos de cada
paquete tanto en materiales como
en mano de obra y equipos. (CRA
ACWP)

157
Costo real por periodos

158
 Determinación del valor del
trabajo realizado (VDA BCWP)
• Es otro instrumento de medición del
desempeño de costos del proyecto
• Se calcula recopilando el % de
trabajo realizado por el costo total
presupuestado

159
Comparación de costos

160
 Parámetros importantes

• VP: Variación en la programación

– Es la comparación del trabajo realizado en un
período de tiempo contra lo programado a realizar
en ese período.
– Una variación negativa significa que el proyecto
está retrasado

VP = VDA -CPA

– VDA BCWP Valor devengado acumulado

– CPA BCWS Costo Presupuestado acumulado

161
Análisis del desempeño del costo

• Variación de costo

VC = VDA − CRA

• VDA BCWP Valor devengado acumulado

• CRA ACWP Costo real acumulado
• Deseable ≥ 0
• VC < 0 HAY UN SOBREGIRO EN EL
PRESUPUESTO

162
 Más parámetros
• Índice del desempeño de programación
(planeación) IDP SPI.

IDP= VDA/CPA
SPI=BCWP/BCWS

IDP<1 PROYECTO ATRASADO

– VDA BCWP Valor devengado acumulado

– CPA BCWS Costo Presupuestado acumulado

163
Análisis del desempeño del costo
(IDC CPI)
• Índice de desempeño de costo (IDC)

VDA
IDC =
CRA
• VDA BCWP valor devengado acumulado
• CRA ACWP Costo real acumulado
• Deseable ≥ 1
• IDC < 1 HAY UN SOBREGIRO EN EL
PRESUPUESTO
164
 Qué hacer si los costos no van
bien?
• Actividades a afectar
– Actividades de corto plazo
– Actividades de gran presupuesto
• Otras estrategias
– Cambiar materiales
– Reducir especificaciones
– Automatizar procesos

165
 ¿Qué hacer si la
programación no va bien?
• Crashing (método de tiempo y
costo)
• Fast track (empalme)

166
 Ejemplo

• Construir 40 mufas para las casas del

fraccionamiento.
• Se construirán 10 por semana
• Costo por mufa 2000
• Al final de la semana 1 se construyeron
8 mufas con un costo de 18000
• Cómo vamos en costo y en
programación? Cuál será el costo y la
duración del proyecto?

167
 Solución

• CPA= 10 Mufas *2000= $20,000

• CRA= $18,000
• VDA= 8 Mufas *2000=$16,000
IDP= VDA/CPA=16000/20000=0.8
IDC= VDA/CRA=16000/18000=0.88
Costo del proyecto 80000/.88=90000
Duración 4 semanas/.8= 5 semanas

168
 A trabajar…..
• Determine los costos por períodos, y el
costo real trabajado y construya la gráfica
de comparación de costos con la siguiente
información.
• Páginas 13 a la 16

169
 Tabla VDA
% de trabajo
realizado
Semana % de
CTP 1 2 3 4 5 6 Trabajo
Tarea 1 30 30 80 100 100
Tarea 2 70 10 25 35 55 65 65
Tarea 3 40 10 20 20
Tarea 4 30 0
Acumulado 0 0 0 0 0 0

30 30 9
70
40
30
9

170
 Control del costo

• Analizar el desempeño de costos y

determinar paquetes críticos
• Decidir acciones correctivas
• Revisar el plan del proyecto para ver
posibles oportunidades de las
acciones correctivas

171
 Administración del flujo de
efectivo
• Asegurarse de que el dinero entre
más rápido de lo que sale
– Pagos iniciales al comienzo del
proyecto
– Pagos periódicos lo más frecuente
posible
– Pagos iguales (esto da una ventaja de
tener más flujo de efectivo al inicio del
proyecto incluso puede ganar algo de
intereses.

172
Costos en MS-Project

173
 Trabajo Extra

• Hacer una actividad T1 (5d) con un recurso

R1(100%).
• Tasa st de $10/hr y tasa extra de $20/hr.
• Vamos a pagar 10 hrs extras para reducir el
tiempo del proyecto.
• View Resource usage insert column
“Overtime” incluir en el renglón
correspondiente el número de horas extras
• Cálculos

174
 Cálculos

• Total de horas de la actividad 40

• Horas estándar 30
• Horas extras 10
• No de días = 30/8= 3.75
• No de horas diarias= 10/3.75= 2.666
• No de horas último día:
hs 30 – 3(8)= 6
hex 10 – 3 (2.666)= 2.0
Costo:
30X10 = 300 y 10 x 20 = 200 Total = 500

175
Reportes

176
Impresiones

177
 Preguntas tipo examen PM
Tu equipo y tú como gerente del proyecto están tomando decisiones con respecto a la
planificación del cronograma basadas en la disponibilidad de los recursos. En este
proyecto, la Dirección quiere mantener un equipo pequeño durante todo el proyecto, y
la fecha de finalización del proyecto es una preocupación secundaria. ¿En qué deberían
enfocarse ahora?
• A. Análisis de costo del ciclo de vida del proyecto
• B. Nivelación de recursos
• C. Fast Tracking
• D. Análisis de Monte Carlo

Todas las siguientes afirmaciones son falsas excepto

• A. El WBS muestra fechas para cada actividad definida en el proyecto
• B. El WBS ilustra las necesidades de negocios para cada actividad
• C. El WBS comunica las actividades del proyecto a los patrocinadores, alta gerencia,
• miembros del equipo y otros accionistas del proyecto
• D. El WBS es una estructura jerárquica simétrica

178
 Frases relacionadas con AP
• Ciclo de vida: Entusiasmo salvaje,
Desilusión, Pánico, Castigo a los
inocentes y promoción a los que no
participaron.
• Si tu estás 6 meses tarde en un hito que
es para la siguiente semana y realmente
crees que lo lograrás, Tú eres un
administrador de proyectos
• Los administradores más exitosos tienen
una habilidad perfecta en sentirse
confortables estando inconfortables

179
Plazos demasiado audaces

180
 Bibliografía
• Gido, Jack, James P. Clements,
Administración exitosa de proyectos,
México, Thomson, 2003
• Chatfield, Carl, Timothy Johnson,
Microsoft Office Project 2007 Step by
Step, Madrid, McGraw Hill, 2007
• Chamoun, Yamal, Administración
profesional de proyectos la guía, México,
McGraw Hill, 2002
• [Link]
dinfo/[Link] Liga para bajar el Project

181