CURSO
ADMINISTRACION
DOCUMENTARIA Y
GESTION DE ARCHIVOS
Temario del Curso
SESIÓN 01
Administración Documentaria y Archivos en la Gestión Pública y Privada
SESIÓN 02
Gestión documental, foliación y archivo en la Administración Pública
SESIÓN 03
Trámite Documentario y Gestión de Archivos Digitales
SESIÓN 04
Tecnología Aplicada a la Gestión de Archivos
En el marco de la política nacional de
modernización de la Gestión Pública, las
instituciones deben adecuar su organización y
estructura del sistema nacional de archivo a la
normativa vigente, a partir del cual se establecen
cambios en su estructura organizacional
acorde a los actuales niveles de exigencia y
modernización que requiere el Estado
¿QUE ES UN DOCUMENTO?
Información registrada, cualquiera sea
su forma, tipo o el medio utilizado.
Es todo mecanismo utilizado por los
seres humanos para fijar la memoria
(actos, acciones, pensamientos,
creaciones).
Viene del Latín “docere”, que significa
enseñar
Presentación de algo que, plasmado en un
soporte físico permite que sea conocido por
otros.
Elemento material en el que se ha hecho
visible o palpable una idea o un hecho.
ARCHIVO
Conjunto de documentos, sea cual fuere su
fecha, forma y soporte material,
acumulados en un proceso natural por una
persona o entidad pública o privada, en el
transcurso de su gestión, conservados
respetando aquel orden para servir como
testimonio e información a la persona o
institución que los produce y a los
ciudadanos, ó como fuentes de la historia.
¿QUE ES UN DOCUMENTO
DE ARCHIVO?
Todo escrito, grabado o material
audiovisual que contiene información
sobre actividades realizadas por la
institución que lo produce, en
cumplimiento de las funciones que le
corresponde desempeñar
Registro de Información producida o recibida
por una persona o entidad en razón a sus
actividades o funciones, que tiene valor
administrativo, fiscal o legal, valor científico,
económico, histórico o cultural y debe ser
objeto de conservación.
IMPORTANCIA DE LOS
ARCHIVOS
➢Para la administración, la
gestión y el control.
➢Para los ciudadanos
➢Para la ciencia, la
investigación y la cultura
¿Qué es la gestión
documental?
Es un conjunto de tecnologías,
normas y técnicas que facilitan a
la empresa el manejo de
archivos, estas técnicas pueden
ser manuales o algunas mas
eficaces para una producción mas
rápida en los archivos
Conjunto de actividades administrativas y técnicas
tendientes a la planificación, procesamiento, manejo
y organización de la documentación producida y
recibida por los sujetos obligados, desde su origen
hasta su destino final, con el objeto de facilitar su
utilización y conservación.
Debe estructurarse a partir de la normatividad,
archivística vigente.
Contempla situaciones tendientes a la simplificación
de tramites, y racionalización de recursos.
OBJETIVO
El objetivo principal de la
comunicación documental es
el almacenamiento y
organización de archivos ya
sea documentos virtuales o
manuales.
¿Importancia De La Gestión
Documental?
❑ Es un beneficio importante
obtener un sistema de gestión
documental en el que todos los
documentos de la empresa estén
controlados y
centralizados.
❑ Es muy posible que su empresa
realice operaciones en diferentes
lugares con muchas tareas
diferentes. En estos casos, es
absolutamente necesario que su
empresa tenga algún tipo de
organización de sus documentos.
SEGURIDAD EN LA GESTION
DOCUMENTAL
⚫ En lo que a seguridad se
refiere la gestión documental,
tiene como principal función
garantizar la integridad de los
documentos, evitando
perdidas o deterioros de los
mismos asi como su mal uso y
acceso a solo personal
autorizado
MARCO NORMATIVO
• Constitución Política del Perú.
• Ley Nº 25323, Ley de creación del Sistema Nacional de Archivos y
su reglamento, aprobado con Decreto Supremo Nº 008-92-JUS.
• Decreto Supremo Nº 021-2019-JUS, que aprueba el Texto Único
Ordenado de la Ley Nº 27806, Ley de Transparencia y Acceso a la
Información Pública, su Reglamento, aprobado por Decreto
Supremo Nº 072-2003-PCM, y sus modificatorias.
• Decreto Supremo Nº 029-2021-PCM, que aprueba el Reglamento
del Decreto Legislativo N° 1412, Decreto Legislativo que aprueba
la Ley de Gobierno Digital, y establece disposiciones sobre las
condiciones, requisitos y uso de las tecnologías y medios
electrónicos en el procedimiento administrativo.
• Directiva N° 001-2023-AGN/DDPA, Norma de Administración de
Archivos en las Entidades Públicas
• Resolución Secretaría Gobierno Digital N° 001-2017-PCM/SEGDI
Modelo de Gestión Documental en el Marco del Dec. Leg. N° 1310
Importancia de las normas en la
gestión documental en el sector
empresarial
Las normas en cualquier ámbito empresarial, se
convierten en los cimientos para la correcta ejecución
de deberes, en el caso de la gestión documental, las
normas, leyes, decretos y resoluciones son la guía
máxima de los aspectos a tener en cuenta al momento
de ejecutar todos los procedimientos requeridos para
la administración, clasificación, almacenamiento,
conservación y control de la información.
Por lo tanto, podemos decir que las normas son protocolos, son
fundamentos, cimientos y guías para la ejecución de diversas
actividades, y el sector de la gestión documental no es ajeno a ello,
y más, porque es la metodología que permite la correcta
conservación y administración de la información.
TIPOS DE ARCHIVOS
Archivos de gestión
Son los que permanecen en una oficina mientras que están
en tramite pueden estar un lapso de 1 a 15 años
Etapas de desarrollo
o Producción
o Recepción
o Distribución
o Tramite
o Organización
o Consulta
o Conservación
o Disposición final
Archivo de Gestión
Los archivos de gestión son los encargados de conservar y
organizar la documentación activa desde su creación o
recepción hasta su eliminación o transferencia
La gestión de archivos es el proceso que facilita la organización y
clasificación de todos los archivos de información empresarial, que
pueden ser de manera física o electrónica (hoy en día lo más
recomendable es usar la electrónica para evitar errores humanos).
También conocidos como archivos activos, los cuales, por su
relevancia y relación con los trámites propios de las empresas, se
mantienen en constante movimiento. Este tipo de archivo tiende a
manejarse al interior de la empresa en la que los documentos se
mantienen en un periodo entre 1 a 15 años.
Archivos Central
• El que se agrupan documentos transferidos por
los distintos archivos de gestión de la entidad
respectiva, cuya consulta no es tan frecuente
pero que siguen teniendo vigencia.
o organización
o consulta
o Conservación
o Disposición final
Archivos Central
Unidad administrativa donde se
agrupan documentos transferidos por
los distintos archivos de gestión de la
entidad respectiva, una vez finalizado su
tramite, siguen siendo vigentes y objeto
de consulta por las propias oficinas y los
particulares en general
Archivos Histórico
Es aquel de que se transfiere los
documentos del archivo central o del
archivo de gestión que por posición
de el correspondiente comité de
archivo, se debe conservar
permanentemente, dado el valor que
adquiere para la investigación, la
ciencia y la cultura.
o Organización
o Consulta
o Conservación
o Disposición final
CICLO VITAL DEL DOCUMENTO
FASE ACTIVA FASE SEMIACTIVA FASE INACTIVA
VALORACIÓN VALORACIÓN
PRIMARIA SECUNDARIA
Archivo de Archivo Archivo
Gestión Central Histórico
Transferencias Transferencias
primarias secundarias
VALORES VALORES
PRIMARIOS SECUNDARIOS
ADMINISTRATIVOS CULTURALES
LEGALES CIENTÍFICOS
FISCALES HISTÓRICOS
ACADÉMICOS
El Archivo de la Empresa
Las empresas públicas o privadas al
realizar transacciones originan registros
en forma de factura, pedidos y solicitudes
diversas.
Muchos de estos documentos requieren ser
conservados en forma ordenada,
sistemática, de forma tal que cuando haya
necesidad de referirse a ellos por cualquier
circunstancia, pueden ser localizados fácil y
pronto
El Archivo de la Empresa
• El archivo en la empresa es
un instrumento importante,
en él se recopila en forma
organizada los registros.
• ARCHIVAR, es la actividad
que se realiza con la
finalidad de lograr rapidez y
eficacia en la localización de
los documentos.
El Archivo de la Empresa
Debido a la diversidad de los organismos de los
cuales dependen los archivos privados, estos
pueden clasificarse en:
◆ Sociales ◆ Notariales
◆ Gremiales ◆ Educacionales
◆ Deportivos ◆ Particulares
◆ Políticos ◆ Etc.
◆ Eclesiásticos
El Archivo de la Empresa
Importancia del archivo para la empresa::
A medida que las empresas
crecen, también aumenta la cantidad de
documentos que se reciben y emiten.
Este crecimiento es tan significativo
que no se puede ignorar la
importancia de conservar papeles que
le permitan desenvolverse en
forma más dinámica, útil y eficaz.
El Archivo de la Empresa
Importancia del archivo para la empresa::
Se dice que las comunicaciones escritas son
el combustible que alimenta los negocios.
La mayoría de los empleados utiliza a diario la
documentación archivada, al constituir un auxiliar
fundamental para sus labores, ya que proporciona
referencias precisas sobre, hechos, proyectos, fechas, etc.
CLASIFICACION DE DOCUMENTOS
La clasificación de documentos consiste
en los procesos, sistemas y
metodologías para agrupar, archivar,
organizar, clasificar y almacenar toda la
documentación relativa a una empresa
o entidad, como por ejemplo las
facturas o documentos administrativos.
CLASIFICACION DE
DOCUMENTOS
El objetivo de los sistemas de
clasificación es mantener una
gestión que permita la
trazabilidad de toda la
información de una empresa,
independientemente del soporte,
origen y destino del método de
clasificación de documentos.
CLASIFICACION DE DOCUMENTOS
La clasificación de documentos es vital porque
ayuda a organizar los datos importantes de una
empresa. Esto con la finalidad de simplificar
tareas y trámites, así como evitar la acumulación
innecesaria de archivos.
Asimismo, la clasificación de documentos ayuda a
tener fácil acceso a la información interna de la
empresa y evitar la filtración o ataques
cibernéticos
CLASIFICACION DE DOCUMENTOS
Para archivar correctamente los documentos en cualquier
empresa y obtener buenos resultados, hay que tener en cuenta
que:
•Debe ser sencillo, práctico y flexible. Cualquier persona debe ser
capaz de ejecutar la gestión documental.
•Debe ser un método seguro. La información de una empresa
debe almacenarse de forma correcta, y con copias suficientes para
evitar accidentes, ya sea en soporte físico o digital.
•Tiene que ser fácil de aplicar para evitar errores de aplicación en
el sistema.
•Tiene que ser permeable y adaptable a futuras ampliaciones o
cambios, de manera que pueda ser susceptible de ser supervisada
y actualizada cuando sea necesario.
