ORGANIZACIÓN DE
EVENTOS
CONCEPTO ORGANIZACIÓN DE EVENTOS
Es el proceso de Diseñar, Planificar y Producir los diferentes tipos de evento.
TIPOS DE EVENTO
FORMAL
INFORMAL
CLASIFICACIÓN DE LOS EVENTOS
EVENTOS SOCIALES
Bodas
Cumpleaños
Nacimiento
Aniversarios
Despedidas
Desfiles
Fiestas privadas
Cocteles
EVENTOS CULTURALES
Actos culturales
Conmemoraciones
Festivales
Espectáculos artísticos
Muestras de arte (exposiciones)
Inauguración de centros culturales
Presentación o lanzamiento de un libro (eventos literarios)
Presentación o estreno de una obra
Ferias
Conciertos
EVENTOS EDUCATIVOS
Inicio de ciclo
Cierre de ciclo
Fiestas patrias
Torneos y encuentros deportivos y culturales
Ferias
Certámenes
Fiestas, actividades para recaudar fondos
Aniversarios
Grados
Reuniones estudiantes, docentes y exalumnos
EVENTOS POLÍTICOS
Lanzamiento y cierre de campaña
Nombramiento de funcionarios
Debates
Congresos
Reuniones gubernamentales o de estado
Desayunos, almuerzo y cenas
Inauguraciones
Firmas de acuerdo
Actos conmemorativos
Viajes políticos
Recepciones diplomáticas
Distinciones
Entrega de premios
Homenaje o reconocimiento
Conferencias de prensa
EVENTOS EMPRESARIALES
Ferias
Cumbres
Congresos, seminarios y convenciones
Exposiciones y showrooms
Lanzamiento de productos
Lanzamientos de marca
Conferencia de prensa
Workshops
Inauguraciones
Aniversarios de empresa
Despedidas y cenas fin de año
Desayunos, almuerzo y cena de trabajo
Encuentro de negocios
Eventos de integración
Eventos recreativos
Jornadas de capacitación
EVENTOS DEPORTIVOS
Mundiales
Juegos Olímpicos
Juegos panamericanos
Torneos
Campeonatos
Clases abiertas
EVENTOS RELIGIOSOS
Bautismo
Comunión
Casamiento
Navidad
Pascuas
Semana santa
Retiros religioso
Convivencias
Cursillos religiosos
Elección del Papa, cardinales, sacerdote
Semanarios, congresos, conciertos
PASOS PARA LA PLANIFICACIÓN
DE UN EVENTO
Producción
El conjunto de gestiones previas al inicio de la reunión y que tienen como
objetivo principal la preparación de los recursos y equipos que componen el
evento.
Montaje
Disposición del equipo y los recursos técnicos y humanos que se utilizaran en
el lugar donde se realizará el evento.
Ejecución
Fase en la que, estando los participantes del evento reunidos en el mismo
lugar y al mismo tiempo, comparten las actividades planificadas.
Desmontaje
Orden del equipo para retiro de los materiales y elementos que fueron
utilizados en el evento.
Evaluación de resultados
Momento en el que se establece el grado de cumplimiento de los objetivos
establecidos y la eficiencia de las prestaciones. La Evaluación de resultados
es una de las partes más importante del post-evento. Conocer si se han
cumplido, como mínimo, los objetivos previstos y el rendimiento producido.
PROCESO DE ORGANIZACIÓN
• Definir el responsable del evento
• Determinar el objetivo del evento
. Determinar fecha, hora y lugar del evento
• Determinar la audiencia meta
• Realizar el presupuesto
• Definir opciones de sede
• Definir opciones de recintos
• Investigar vías de comunicación que conectan con la sede
• Investigar la capacidad hotelera
• Solicitar cotizaciones de las opciones de sede
• Solicitar cotizaciones de alimentos y bebidas
• Realizar primera revisión de avances
• Revisar y solicitar bases de datos actualizadas de la audiencia meta y su costo (apoyándose en cámaras y
asociaciones)
• Definir un programa preliminar de actividades generales a realizar: conferencias, cenas,
Determinar los comités que el responsable del evento va a coordinar: hospedaje,
transportación aérea y terrestre, alimentos y bebidas,
conferencistas/programa/contenido, promoción y publicidad
• Realizar viajes de inspección a las sedes preseleccionadas
• Revisar cotizaciones de recinto, hoteles, transportación, alimentos y bebidas
• Elección de sede y recinto
• Analizar contrato y reglamento de operación del recinto seleccionado
• Revisar basa de datos
• Diseñar el Manual del Expositor
• Definir la imagen general del evento (logo, papelería y programa de producción)
• Diseñar la Publicidad masiva: revistas especializadas, radio, televisión, prensa,
productos promocionales, etc.)
• Definir plan de medios de promoción (calendarización)
• Definición de la fecha del evento, así como tiempos de montaje y desmontaje
• Revisión de presupuesto
• Inicio de la promoción del evento (pósters, invitaciones por correo directo, relaciones
públicas, ruedas de prensa, etc.)
• Presentación del evento en medios y a clientes potenciales
• Revisión del programa preliminar del evento de acuerdo a los conferencistas confirmados
• Definir cómo se hará el pre-registro (invitaciones y/o tele-marketing)
• Establecer necesidades de equipo de apoyo: equipo audio visual, decoración, atenciones,
Fotografía, filmación, grabación de videos y memorias del evento, iluminación,
escenografía, mamparas, tarimas, edecanes, traducción, módulos de recepción e
Información, sala de prensa y organizador, publicidad, traducción simultánea, impresos,
mensajería, mobiliario
Enviar correspondencia de promoción
• Impresión de programas definitivos
• Diseñar el programa turístico para acompañantes
• Planeación del servicio de alimentos y bebidas (programar horarios)
• Confirmar la lista de equipo de apoyo y definir proveedores
• Ajustar necesidades de hotelería y transportación
• Entregar Manual del Expositor
Programación de eventos especiales (cena de gala, brindis, inauguración, etc.)
• Confirmar el tipo de montaje de las salas con el recinto
• Verificar avance de materiales impresos
• Revisar con proveedores tiempos de montaje y desmontaje de expositores
Prueba y confirmación del menú/montajes/colores del mantel, cristalería
• Confirmar transporte del montaje
• Revisar equipo de apoyo
• Primera junta con el recinto para la revisión de la logística del evento
• Cerrar el contrato con alimentos y bebidas y pagar el anticipo
Junta final para revisión de la logística con el recinto: horario de montaje,
desmontaje, vigilancia, limpieza, requisitos de teléfonos y faxes, servicios varios
apoyo en escenografía, señalización, estacionamiento, ubicación del área de registro,
requerimientos para la inauguración, área de invitados especiales, proveedores
oficiales.
II. Equipo
• Equipo audiovisual
• Iluminación, sonido y micorofonos
• Decoración
• Tarimas
• Escenografía
• Mobiliario especial
• Sonido
• Requisitos de teléfonos/faxes y larga distancia
• Circuito cerrado
• Traducción simultánea
III. Instalaciones
• Área de registro: gafetes de pre-registro, material a entregar.
• Sala de organizadores: teléfono, sala, circuito cerrado
• Sala VIP de conferencistas: servicio de café
• Sala de prensa
IV. Promoción/Memorias
• Impresos/publicidad
• Atenciones a visitantes
• Gafetes de VIP organizadores y prensa
• Grabación de videos y memorias del evento
V. Personal
• Anfitriones de conferencistas e invitados especiales
• Programa del maestro de ceremonia o presentador del evento
• Traducción simultánea
• Programa de traducción simultánea
• Fotografía y video
• Operadores de equipo
• Variedad musical
• Vigilancia
• Limpieza
